Det er ikke lett for en liten bedrift å holde oversikten over alle innkjøpsavtalene sine, spesielt ikke når den som skal ha ansvaret også har en rekke andre forpliktelser å holde øye med.

Permobil er i en slik situasjon, og slet tidligere med å ha kontroll på de ikke-strategiske avtalene sine.

Bedriften som tilbyr rullestoler og andre viktige hjelpemidler for mennesker med funksjonsnedsettelse brukte en rekke lokale innkjøpsavtaler, som gjorde det nesten umulig å holde oversikten over forbruket og hva som ble kjøpt inn. De ble med i Visma Innkjøpssamarbeid i 2022, og med innkjøpssamarbeidets avtaler og tekniske løsninger har de nå full kontroll og oversikt.

– Innkjøpene og avtalene våre var uryddige og uoversiktlige, så det var vanskelig å sette begrensinger og fremtidige mål. Nå etter vi har tatt i bruk avtalene til innkjøpssamarbeidet har vi derimot god oversikt over avtalene til alle lokasjonene våre. Nå kan vi sette opp budsjetter og mål, og enkelt overse hvor vi ligger an i forhold til disse, sier administrasjonssjef Willy Andersen

Han nevner at de blant annet tidligere brukte lokale bedrifter for henting av containere og el-avfall, og at av og til tok Permobils ansatte selv med seg avfall for å kaste på gjenbruksstasjonene. I tillegg hadde de lokale avtaler med forskjellige renholdsbyrå til de forskjellige lokasjonene. Det er lett å forstå at det var vanskelig å ha kontroll på avfallsforbruket.

– Det er jo viktig å ha kontroll over avfallet sitt med tanke på bærekraft og lignende, og med ordningen vi hadde tidligere var det så godt som umulig. Etter vi begynte å bruke Visma Innkjøpssamarbeids avtale på avfallssortering har vi enkel tilgang til å se hva vi kaster, som gjør det mye enklere å sette seg bærekraftsmål for fremtiden. I tillegg har avtalen på rengjøring gjort at vi nå har god kontroll på også dette området, sier Andersen.

Sparte store beløp

Administrasjonssjefen er den som har ansvaret for innkjøpene i Permobil, selv om det ikke er hans eneste ansvar. Det gjør at det kan være vanskelig å vite hva som er viktig når man skal inngå nye avtaler, og ikke minst hva man bør se opp for når man skal si opp sin eksisterende avtale.

– Kontaktpersonen vår i Visma Innkjøpssamarbeid tipset oss om at vi burde gjøre en evaluering av vår strømavtale. En gjennomgang viste at vi også her kunne spare store beløp med innkjøpssamarbeidets avtale.

– I tilleg gjorde hun meg klar over at om jeg skulle si opp vår nåværende strømavtale måtte jeg gjøre det i inneværende måned, hvis ikke ville avtalen bli fornyet med et helt år til. Så det var bare flaks med timingen, og at jeg fikk eksperthjelp fra rådgiverne til å oppdage slike detaljer jeg ikke har tid til å sette meg inn i selv, forteller han.

Hjelpen fra innkjøpssamarbeidet gjorde som vi nevnte tidligere til at Permobil nå sparer store beløp hvert år på strøm med den nye avtalen.

Fikk hjelp av innkjøpssamarbeidets ekspertise

Administrasjonssjefen er den som har ansvaret for innkjøpene i Permobil, selv om det ikke er hans eneste ansvar. Det gjør at det kan være vanskelig å vite hva som er viktig når man skal inngå nye avtaler, og ikke minst hva man bør se opp for når man skal si opp sin eksisterende avtale.

– Kontaktpersonen vår i Visma Innkjøpssamarbeid tipset oss om at vi burde gjøre en evaluering av vår strømavtale. En gjennomgang viste at vi også her kunne spare store beløp med innkjøpssamarbeidets avtale.

– I tilleg gjorde hun meg klar over at om jeg skulle si opp vår nåværende strømavtale måtte jeg gjøre det i inneværende måned, hvis ikke ville avtalen bli fornyet med et helt år til. Så det var bare flaks med timingen, og at jeg fikk eksperthjelp fra rådgiverne til å oppdage slike detaljer jeg ikke har tid til å sette meg inn i selv, forteller han.

Hjelpen fra innkjøpssamarbeidet gjorde som vi nevnte tidligere til at Permobil nå sparer store beløp hvert år på strøm med den nye avtalen.

Veldig god kundebehandling

I Visma Innkjøpssamarbeid har Permobil og Willy Andersen fra start hatt en fast kontaktperson, som har hjulpet dem med å analysere deres eksisterende avtaler, og anbefale hvilke avtaler de burde ta i bruk. Dette har vært til stor hjelp for Permobil.

– Kundekontakten vår ga oss først en god introduksjon til innkjøpssamarbeidet, og har etterpå vært til stor hjelp for å effektivisere og organisere innkjøpene våre. Vi har hele tiden fått den supporten vi har behov for, og da fått hjelp til det vi måtte lure på, sier Andersen.

I tillegg til støtte fra kundekontakten skryter Andersen av innkjøpsportalen, en løsning som gjør det enkelt å holde oversikt over avtalene som finnes, og de de bruker.

– I portalen er det jo lett å se de avtalene vi bruker og holde oversikt over dem. Samtidig får man et overblikk over de andre avtalene som eksisterer, og om det er noen man kunne tenke seg å bruke i fremtiden. En slik portal gjør det enkelt for oss å holde oversikt over alle avtalene, sier Andersen.

Ønsker du også å redusere din bedrifts innkjøpskostnader og samtidig få mer tid til å drive med organisasjonens kjernevirksomhet og få kontroll over avtalene? Prøv Visma Innkjøpssamarbeid gratis og uforpliktende og se hvor mye du kan spare med våre fremforhandlede avtaler.

Prøv gratis