Mindre miljøpåvirkning og penger spart – to fluer i en smekk da Fazers 220 restauranter gikk over til sentrale innkjøp.

Riktige leverandører og riktige avtaler

Her kom ideen om samordnede vareinnkjøp inn i bildet. Ved å opprette en sentral innkjøpsportal for alle restaurantene skulle innkjøpsavdelingen hos Fazer Food Services kunne sikre at restaurantene kjøpte av de riktige leverandørene og i henhold til den
riktige avtalen. Til dette trengte man en IT-løsning, og Fazer Food Services gjorde en
evaluering av aktuelle løsninger, noe som gjorde at de til slutt valgte Visma
Proceedo.

– Det vi falt for, var at det var brukervennlig og fleksibelt nok til å fungere bra i alle våre restauranter, sier Harald Rydén. I dag forhandler innkjøpsavdelingen sentralt med leverandørene og velger ut de beste leverandørene og råvarene. Sortimentet legges så inn i Proceedoinnkjøpsportalen. Når det kommer inn nye prisfiler fra leverandørene til innkjøpsavdelingen, legges de direkte inn i portalen. Det gjør at restaurantene automatisk har tilgang til de siste avtalene og prisene.

For personalet ute i restaurantene er det bare å gå inn på portalen, bestille varene og mengdene de trenger, før de får en bestillingsbekreftelse og en leveringsdato. Tydelige fordeler: miljø og penger 

Å håndtere innkjøpene sentralt i stedet for å la hver restaurant håndtere sine egne innkjøp, har gitt flere fordeler. Én fordel er at systemet har redusert selskapets miljøpåvirkning, noe som er en klar fordel siden alle Fazers restauranter er miljøsertifiserte i henhold til ISO 14001.

– Restaurantene kjøper nå fra færre leverandører, og deg gir den store fordelen at man har redusert antallet transporter til restaurantene betydelig. Noe som er bra for miljøet i og med at det blir mindre utslipp, og det er dessuten bra for økonomien siden vi får ned transportkostnadene, sier Harald Rydén.

Fazer Food Services tar også en leveringsavgift av restaurantene for hver leveranse, uavhengig av ordrestørrelse, noe som gjør at restaurantene planlegger leveransene bedre og unngår unødvendige småinnkjøp. En annen fordel med de sentrale innkjøpene, er at de gir større volumer og bedre kontroll.

– Vi kan nå garantere leverandørene større innkjøp enn vi kunne tidligere, og det gjør at vi kan forhandle oss frem til bedre priser. Dessuten får vi bedre kontroll på hva som kjøpes inn når alt går via portalen, sier Harald Rydén.

Utholdenhet ga resultater 

Ute i restaurantene er personalet fornøyd med systemet som forenkler
innkjøpene og gjør at de kan bruke mer tid på kjernevirksomheten, å servere god mat. Men det var ikke gull og grønne skoger til å begynne med, og Harald Rydén mener det er viktig å være utholden når man drar i gang et slikt prosjekt.

– I restaurantene syntes personalet til å begynne med at det var tungt å måtte gå via portalen og ikke kunne ringe direkte til leverandøren når de skulle bestille varer, som de var vant til å gjøre. Men det var bare snakk om en ny IT-rutine som måtte på plass, pluss at det tar litt tid å komme inn i en ny arbeidsmåte. Etter en stund gikk detsvært bra da de så fordelene med å ha et system som raskt og enkelt lot dem kjøpe de riktige produktene, sier han.

Det er også noen aspekter som det kan være lurt å tenke på for bedrifter som vil begynne med samordnede innkjøp, sier Harald Rydén.

– Gjør en grundig analyse av hva dere vil gjøre, og sørg for at leverandøren setter seg inn i deres virksomhet og hva dere ønsker å få ut av løsningen. Det er viktig å ha en kontaktperson hos systemleverandøren som virkelig forstår deres virksomhet for at det skal bli bra, sier han.

For de fleste er det mye å vinne på samordnede innkjøp, og Harald Rydén er svært fornøyd med løsningen som Fazer Food Services valgte. – Vi ville ha en løsning som hjalp oss med å implementere innkjøpsprosessen ute i alle restaurantene, og det har fungert kjempebra. Så vi er svært fornøyde med Proceedo, sier Harald Rydén.