Automatisering av innkjøpsprosessen ga stor gevinst lakseprodusenten Bremnes Seashore

Bremnes Seashore manglet lenge en klar struktur for håndtering av innkjøp og fakturering. Men da den norske lakseprodusenten bestemte seg for å automatisere innkjøpsprosessen med Visma Proceedo Purchase-to-Pay, ble gevinstene store – både i form av økonomi og miljøbesparelser.

– I 2020 oppnådde vi innkjøpsbesparelser på 14 millioner kroner sammenlignet med året før. Andelen digitale fakturaer har i tillegg økt til 85 prosent, sier Mikael Søgaard, innkjøpssjef hos Bremnes Seashore.

Bremnes Seashore er en av Norges største produsenter av foredlet laks. Med over 500 ansatte fordelt på rundt 30 lokasjoner er det ikke vanskelig å se for seg at innkjøps- og faktureringsprosessen er en omfattende og viktig del av selskapets virksomhet. Alt fra fiskefôr til kontorrekvisita kjøpes inn daglig.

Selskapet, som blant annet står bak det velkjente varemerket Salma-laks, har satt seg høye 

mål for eget arbeid med både klimapåvirkning og bærekraft. Klimamålene påvirker hele produksjonskjeden, fra laksen klekkes til de eksklusive laksefiletene havner ute i dagligvarebutikker og restauranter rundt om i Europa. Målene prioriteres like høyt også når det gjelder innkjøps- og fakturahåndtering.

"Vi har spart inn to årsverk siden vi begynte å jobbe med Visma Proceedo"

Mikael Søgaard, innkjøpssjef hos Bremnes Seashore

Mangler et system med et enkelt grensesnitt for sluttbrukeren

Bremnes gjorde tidligere som mange andre bedrifter – de styrte innkjøp og fakturering uten noen helhetlig struktur, med løsninger som var både tid- og ressurskrevende for de ansatte. Mange av fakturaene fra leverandører kom dessuten i papirformat med posten, og bare en liten andel bestod av digitale e-fakturaer.

Bremnes var derfor på utkikk etter en praktisk og helhetlig løsning som kunne gjøre innkjøpsprosessen enklere. Ifølge Mikael Søgaard, innkjøpssjef hos Bremnes Seashore, hadde de flere viktige krav som måtte innfris. For eksempel trengte de et enkelt grensesnitt for sluttbrukeren, en proaktiv og erfaren leverandør med god kompetanse samt gode vilkår.

Valget falt derfor på Visma Proceedo, med smidige og brukervennlige digitale løsninger og lang erfaring innen forenkling av innkjøps- og faktureringsprosesser for bedrifter og organisasjoner. Med automatiserte prosesser fra bestilling til betaling har det nå blitt enkelt å kjøpe riktige varer til rett pris.

Store innkjøpsbesparelser

I dag har hele konsernet begynt å ta i bruk Proceedos løsning Purchase-to-Pay. Bremnes har fått god oversikt over alle leverandører og kostnader, og en detaljert innsikt som gir dem kontroll over samtlige ledd i prosessen. Innkjøpssjef Mikael Søgaard kan fortelle at de har oppnådd store gevinster på flere områder.

– I 2020 oppnådde vi innkjøpsbesparelser på 14 millioner kroner sammenlignet med 2019. Når det

gjelder fakturering, har vi spart to hele årsverk siden vi begynte å jobbe med Proceedos systemer. Tidligere tok det i snitt 8,5 dager å håndtere en faktura, mens det i dag tar rundt 5, sier han.

– Andelen digitale fakturaer har i tillegg økt fra 35 til 85 prosent, og det er selvfølgelig en stor gevinst med tanke på innvirkningen det å sende ut fakturaer med brev har på klimaet, sier Søgaard

"Før vi begynte å bruke Visma Proceedos tjenester, hadde vi lav etterlevelse av avtaler. I dag er den dobbelt så høy."

Mikael Søgaard, innkjøpssjef hos Bremnes Seashore

Økt fakturamatching

Andre eksempler på håndfaste resultater Bremnes oppnådde i 2020, takket være Purchase-to-Pay:

• Flere enn 60 nye avtaler ble inngått.
• Behandlingstiden per faktura redusert med 2,8 dager til 5 dager.
• Fakturamatchingen økte fra 44 til 66 prosent.

Visma Proceedo er i tillegg praktisk og enkelt å bruke, noe som også er veldig viktig for oss, forklarer Mikael Søgaard.

– Tidligere hadde vi et tungt og kronglete grensesnitt på systemet vårt for fakturahåndtering. I dag har vi et grensesnitt som er mye mer brukervennlig, sier han.

I tillegg til store tidsbesparelser og økt smidighet har etterlevelsen av avtaler med leverandørene blitt dobbelt så god.

Det å kjøpe av leverandører som man allerede har avtaler med, gir som regel bedre vilkår – som lavere priser og rabatter – sammenlignet med å «spontanhandle» fra mange ulike leverandører. I løpet av 2020 minsket selskapet antall leverandører med 19 prosent sammenlignet med 2019 – et tall som viser at de er på rett vei.

– Før vi begynte å bruke Visma Proceedo, hadde vi lav etterlevelse av avtaler. I dag er den dobbelt så høy, og målet er at vi skal nå 100 prosent, sier Mikael Søgaard.

Miljøvennlige fakturaer

På Mikaels ønskeliste for fremtidens innkjøps- og fakturahåndtering er klima og bærekraft viktig, og han drømmer om å kunne forsterke de allerede store fordelene med Visma Purchase-to-Pay på sikt.

Han tenker blant annet på CO2-utslipp og å kunne vise hvor stor klimapåvirkning hver forsendelse har, for å vite nøyaktig hvordan hver fakturahåndtering påvirker klimaet og miljøet.

– I Bremnes Seashore har vi et mål om at alt vi gjør, skal påvirke klima og miljø i så liten grad som mulig. Kan vi for eksempel se hvor mye CO2-utslipp hver faktura forårsaker, så har vi nådd enda et viktig mål, sier Mikael Søgaard.