Grundig arbeidsplanlegging er en forutsetning for god og rasjonell drift. Du trenger en samlet oversikt over skift og turnus og må holde deg trygt innenfor regelverket.

Med god planlegging og involvering av de ansatte i prosesser som påvirker deres egne arbeidsforhold, skaper du bedre trivsel på arbeidsplassen. På denne samlesiden finner du det du trenger å vite om god arbeidsplanlegging.

Innhold

  1. Planlegging av arbeidshverdagen
  2. Lover og regler som regulerer arbeidslivet
  3. Økonomiske fordeler ved arbeidsplanlegging
  4. Økt trivsel på arbeidsplassen
  5. Sykemeldinger og fravær
  6. Integrasjoner mot IT-systemer
  7. Hva koster et bemanningsplanleggingssystem?
  8. Hva kjennetegner et godt arbeidsplanleggingssystem?
  9. Hvilket system passer dine behov?

1. Planlegging av arbeidshverdagen

De ansatte er den viktigste ressursen du disponerer i bedriften din. Det er de som utfører oppgavene og det er de som tilfører virksomheten verdi. Derfor er det å ha nok medarbeidere med den rette kompetansen på jobb til enhver tid helt nødvendig for vellykket tjeneste- og produktleveranse, fornøyde kunder og en velsmurt organisasjon. Det krever gode rutiner, prosesser og systemer for planlegging av arbeidshverdagen.

2. Lover og regler som regulerer arbeidslivet

Å ha kontroll på regelverket er en kritisk del av arbeidsplanleggingen, spesielt arbeidstidsbestemmelsene. Disse bestemmelsene er i hovedsak styrt av tre elementer: 

  • Arbeidsmiljøloven
  • Gjeldende tariffavtaler for området
  • Eventuelle lokale avtaler som er inngått med de tillitsvalgte

Det er ikke alltid like lett å ta høyde for disse lovene og reglene. Systemet du bruker for å fange opp avvik må tilpasses lovverket og bedriftens interne rutiner for overtidsbruk.

Se webinar: Dette må du vite om arbeidsmiljøloven

Vikarhåndtering i transportsektoren

Sykdom eller fravær av andre grunner, er helt uunngåelig. Og skulle noen i verdikjeden bli syk eller borte fra jobb, er det ingen annen utvei enn å finne noen som kan dekke den ledige vakten. Togene, bussene og båtene må tross alt gå. Det man derimot kan unngå, er ineffektive og tidkrevende prosesser for å hente inn nødvendig arbeidskraft og uforutsigbare ekstrakostnader.

Hvor mange ganger brøt din bedrift Arbeidsmiljøloven i fjor?

Arbeidsmiljøloven skal sikre trygge ansettelsesforhold, et sikkert arbeidsmiljø og en meningsfylt arbeidshverdag for alle medarbeidere. Men den brytes til stadighet. Er du sikker på at du holdt deg på den riktige siden av loven i fjor?

Dette må du vite om arbeidstidsbestemmelsene

Overholder du bestemmelsene om arbeidstid? Konsekvensen av å trå feil kan bli stor, og dessverre er det mange som har kommet på avveie. For at du skal unngå å gjøre det samme, har vi samlet de viktigste tingene du bør vite om AML-regler og arbeidstidsbestemmelsene: Dette er det viktig å vite om arbeidstidsbestemmelsene.

3. Økonomiske fordeler ved arbeidsplanlegging

God kostnadskontroll er viktig for alle bedrifter. For mange virksomheter er marginene små, noe som gjør at variable lønnskostnader, innleie av vikarer og fravær utgjør store utgiftsposter. Med et optimalt system for styring av ressurser blir det enklere å budsjettere en arbeidsplan som utnytter tilgjengelige ressurser optimalt uten at budsjettet sprekker – og samtidig sikre at virksomheten fungerer på sitt aller beste.

Ansattmedvirkning kan redusere personalkostnadene

Det er ingen konflikt mellom det å redusere personalkostnader og det å oppnå økt trivsel blant de ansatte. Med ansattmedvirkning, der arbeidstakeren får innflytelse over sin egen arbeidshverdag og gis anledning til å påvirke hva som skjer på arbeidsplassen, kan du realisere begge gevinster samtidig. Tilgang til funksjoner som gir de ansatte mulighet til å søke om ferie selv og shoppe ledige vakter selv, vil over tid ofte både spare penger og medføre økt tilfredshet.

Planlegging som styringsverktøy

Ingen ønsker at variable kostnader, det vil si de kostnadene som er direkte knyttet til produksjonen, løper løpsk. Med gode planleggingssystemer vet du til enhver tid hvor mye det vil koste å drive butikken. God planlegging legger grunnlaget for god styring. Om du for eksempel kan se kostnadsforskjellene ved å benytte ansatt A i stedet for ansatt B til en vakt, vil bemanningsplanleggingen gå raskere, bli mer kostnadseffektiv, og fungere som styringsverktøy. 

Kildene til høye personalkostnader

En virksomhet med ansatte vil ha personalkostnader. Det vet alle. Det alle imidlertid ikke vet, er at disse kostnadene kan bli unødvendig høye. Det er flere poster som driver disse personalkostnadene høyere enn de trenger å være, som vikarbruk, overtidsarbeid, manglende kompetanse på jobb og utdaterte systemer. Ved å belyse dem og agere på noen konkrete områder, er det fullt mulig å redusere dem.

Slik unngår du høye vikarkostnader

Vikarer er gull verdt for de fleste bransjer, men de innebærer en variabel kostnad som fort kan komme ut av kontroll. Det er ikke uvanlig å se avdelingsledere gjøre hva enn som kreves for å få de riktige medarbeiderne på jobb, mens økonomisjefen river seg i håret av høye vikarkostnader. Det trenger imidlertid ikke å være slik at riktige ressurser koster selskapet dyrt: Slik unngår du høye vikarkostnader

Våre løsninger for ressursstyring

Fleksible og funksjonsrike systemer for planlegging av arbeidstid.

4. Økt trivsel på arbeidsplassen

En arbeidsplass med ansatte som trives, er en arbeidsplass preget av produktivitet, effektivitet og motiverte medarbeidere. Trivsel på arbeidsplassen kommer altså hele virksomheten til gode. God arbeidsplanlegging som tar hensyn til rettferdig fordeling av vakter, lar de ansatte selv få påvirke når de skal jobbe, gir dem fleksible arbeidstidsordninger og sørger for at de ansattes behov og ønsker blir ivaretatt på best mulig måte.

5. Sykemeldinger og fravær

Norge er det landet i verden med høyest sykefravær, og norske bedrifter hemmes til stadighet av et stort antall sykemeldte medarbeidere. Det er ikke billig. Det finnes imidlertid muligheter for å forebygge, begrense og redusere sykefraværet på arbeidsplassen. Skikkelige systemer som tar hensyn til både den sykemeldte og bedriften hjelper deg godt på vei.

Vet du de faktiske årsakene til sykefravær i din bedrift?

Forstår du ikke hva som forårsaker sykefraværet i bedriften din, er det også vanskelig å forebygge det. En effektiv reduksjon av sykemeldinger i bedriften din handler om å forstå det underliggende mønsteret som driver sykefraværet. Det første steget mot lavere sykefravær, er å få oversikt over det. God bemanningsplanlegging bidrar til å redusere korttidsfraværet.

Årsakene til fravær på arbeidsplassen kan være mange og sammensatte. Men de følger gjerne et mønster. Baserer du bemanningsplanleggingen din på historiske data, er det lettere å forebygge fravær gjennom hele året. Vet du når fjorårets fravær oppstod, er det også lettere å ta høyde for det i fremtiden.

Slik påvirker helgefylla norske arbeidsplasser

Alkovettorganisasjonen Av-og-til forteller at antall tapte arbeidsdager grunner fravær knyttet til alkoholbruk ligger på rundt 1,3 millioner dager, og koster samfunnet 1,8 milliarder kroner. En kombinasjon av holdningsskapende arbeid på jobben og gode systemer som fanger opp historiske data og trender knyttet til fravær og eventuell alkoholbruk, kan være et nyttig hjelpemiddel for å bøte på disse utfordringene.

Slik oppnår du bedre ferieavvikling

Mange bransjer holder omtrent samme høye farten året gjennom. Produksjonsbedrifter med turnusordninger, helsevesen og mye av servicenæringen må legge opp til bemanning også når andre har fri: Les våre 5 tips til en bedre ferieavvikling.

God bemanningsplanlegging bidrar til å redusere korttidsfraværet
Å ta seg en «tredagers» er kanskje ikke så utbredt lenger, men mye korttidsfravær er fortsatt et problem for flere bedrifter. God bemanningsplanlegging vil være et betydelig bidrag til å redusere antallet medarbeidere som blir syke i korte perioder.

Gratis guide: Ni tips til hvordan du skaffer deg kontroll på bemanningen

6. Integrasjoner mot IT-systemer

Vi lever i en datadreven tid, der mengden informasjon som samles inn bare øker. Men systemene som informasjonen og dataene lagres i henger ikke med i svingene. Altfor ofte blir virksomhetskritisk data sittende fast i siloer og isolerte IT-systemer som aldri var laget for å kommunisere med hverandre.

For å høste gevinstene av den digitale tiden vi lever i, må data frigjøres ved å integrere IT-systemene med hverandre. Det gjør administrasjonen av systemene enklere, effektiviserer arbeidsplanleggingen og gjør viktige data tilgjengelig både for ledelsen, ansatte og vikarer.

Derfor skal du ikke bruke Excel til skift- og turnusplanlegging

Excel har lenge vært det foretrukne verktøyet for skift- og turnusplanlegging for et flertall bedrifter. Det er ikke nødvendigvis så effektivt. Denne artikkelen lister opp fordeler og ulemper ved å legge skift- og turnusplanleggingen din til Excel.

Unngå dobbeltarbeid med integrerte systemer

En hel portefølje med løsrevne IT-systemer krever mer vedlikehold, fostrer dobbeltarbeid og tvinger de ansatte til å «punche» de samme dataene inn flere ganger på ulike steder.

Integrerer du systemene dine, knytter du tidligere isolerte data sammen og fjerner unødvendig og tidkrevende manuelt arbeid. Integrerte system eliminerer siloer, fjerner flaskehalser i informasjonsflyten og effektiviserer prosessene dine.

7. Hva koster et bemanningsplanleggingssystem?

Prisen på et bemanningsplanleggingsystem avhenger av flere faktorer. Både hvor funksjonsrikt systemet er og hvor komplekse behov du har. 

Investeringen i et bemanningsplanleggingssystem henter du imidlertid inn igjen i reduserte kostnader. For det første bidrar slike systemer til å effektivisere arbeidsplanleggingen, noe som reduserer administrasjonskostnadene. For det andre blir det lettere å holde kontroll på variable kostnader og redusere kostnader ved overtidsarbeid. For det tredje kan et godt system hjelpe deg til å redusere korttidsfraværet blant de ansatte.

8. Hva kjennetegner et godt arbeidsplanleggingssystem?

Det finnes flere arbeidsplanleggingssystemer på markedet, noen bedre enn andre. De beste løsningene har integrerte prosesser som sjekker mot gjeldende lov- og avtaleverk, beregner korrekt lønn og gir varsler mot grenseverdier.

Prosessene skjer i sanntid og gir derfor verdifull informasjon til leder og ansatte før beslutninger fattes. Ikke minst gir de deg oversikt over variable kostnader som vikarbruk og overtid, full oversikt over korttidsfravær og ferieavvikling og muligheten til å sette sammen personer med riktig kompetanse i arbeidsteam.

9. Hvilket system passer ditt behov?

Ulike bedrifter og bransjer har forskjellige behov som det må tas hensyn til i arbeidsplanleggingen. Det finnes systemer som har en rekke tilleggsmoduler som gjør at du kan det til din bedrift og bransje. I tillegg er det mange der ute som har gjort seg de samme erfaringene og gått i de samme fellene tidligere. De kan dele av sin erfaring og sammen sørge for å bygge et system som hindrer deg i å falle ned i de samme fellene en gang til.

Kontakt oss