God bemanningsplanlegging bidrar til å redusere korttidsfraværet

Å ta seg en «tredagers» er kanskje ikke så utbredt lenger, men mye korttidsfravær er fortsatt et problem for flere bedrifter. Med god bemanningsplanlegging får du god kontroll og oversikt over korttidsfraværet. Med det øker også muligheten til å redusere denne typen fravær.

Dagens rammebetingelser legger opp til at arbeidsgiveren betaler sykelønn de første 16 dagene. Da går pengene ut til en medarbeider som ikke kommer på jobb. I tillegg må du trolig bruke penger på å erstatte vedkommende med vikar. Dette gjør det gunstig for bedrifter å sette inn ressurser for å forebygge og redusere sykefraværet blant sine ansatte. Likevel er korttidsfraværet høyt.

Ifølge en rapport publisert av OECD i 2013 har Norge det høyeste sykefraværet blant OECD-landene. I andre kvartal i 2018, for eksempel, lå sykefraværet på 6,2 prosent blant norske arbeidstakere. Og kostnadene er betydelige. Ifølge en Sintef-undersøkelse blant NHOs medlemsbedrifter for noen år tilbake, kom det frem at en ukes sykefravær i snitt kostet nærmere 15 000 kroner. Privat næringsliv tapte i alt 44 000 årsverk på korttidsfravær i 2017, til en total kostnadssum på 36 milliarder kroner.

Gratis webinar: Hva er et ressursstyringssystem, og trenger du det?

Årsaker til korttidsfravær

For å få ned korttidsfraværet, er det nødvendig å forstå årsakene som ligger til grunn for at folk er borte fra jobb i kortere perioder. Og årsakene er sammensatte. I en studie av sykefraværet i helse- og omsorgssektoren forteller forsker Line Krane at muskel- og skjelettlidelser står for 35 prosent av alle sykemeldinger og at 15 prosent av alle sykemeldinger skyldes psykiske lidelser.

Et Fafo-notat fra 2012 forklarer at det er faktorer både på samfunns-, virksomhets- og individnivå som påvirker sykefraværet på arbeidsplassen. Blant annet trekker de frem lav grad av sosial støtte og lederstøtte, motstridende krav i arbeidet, høye emosjonelle krav, opplevelse av stress og liten innflytelse og kontroll i arbeidet som typiske årsaker for korttidsfravær.

Om noen spør meg hvor skoen trykker mest på sykefraværet, svarer jeg gjerne i helgene. I flere bedrifter og bransjer må flere jobbe helger og ofte i bedrifter med minimal bemanning. Det kan gå ut over motivasjon og arbeidsgiver om arbeidstakerne kjenner på en økt belastning og press. Det kan i seg selv være en årsak til høyt sykefravær i helgene. Men det er også noen mindre synlige faktorer i spill. For eksempel er man i en del bransjer ikke godt nok dekket opp med kompetanse i helgene, noe som kan føre til at de som er på jobb blir usikre fordi det ikke er nok personer på jobb som fungerer som støttepersoner.

Få ned korttidsfraværet med god bemanningsplanlegging

Å redusere korttidsfraværet handler i bunn og grunn mye om god arbeidsplanlegging.

Alternative turnusordninger: Det er ikke alle som har anledning til å være like fleksible som andre i turnusarbeidet. Aleneforeldre, for eksempel, vil kanskje ikke ha mulighet til å jobbe mer enn annenhver uke. Lovverket åpner for alternative måter å planlegge bemanningen på. Ønskeplaner, kalenderplaner og oljeturnuser er blant de mest kjente bemanningsplanleggingsmetodene.

Viktigheten av ansattmedvirkning: Vår teori er at ansattmedvirkning kan få ned korttidsfraværet. Om arbeidstakerne blir trukket tettere inn i planleggingsprosessen av bemanningsplanene og får være med å påvirke sin egen turnus, kan dette være et bidra til å øke trivselen på arbeidsplassen og å gi medarbeiderne følelsen av å være ivaretatt. Slik vi ser det, blir ansattmedvirkning en konkurransefordel i kampen om å tiltrekke de beste arbeidstakerne, i en tid der de kvalifiserte medarbeiderne ikke akkurat står i kø.

Forholdet mellom jobb og fritid: For mange arbeidstakere er det fort gjort å bli sittende fast i tidsklemma. De private gjøremålene skal håndteres samtidig med høyt arbeidspress. God planlegging vil bidra til å minske presset fra tidsklemma.

Smart planlegging av dagen: De konkrete arbeidsoppgavene som skal løses fra dag til dag, kan også revurderes og revideres. Om du har et visst antall oppgaver som skal løses i løpet per dag, kan det lønne seg å gå gjennom bemanningsplanen og evaluere arbeidsoppgavene for å se om du kan flytte på oppgavene uten at det forstyrrer sluttresultatet totalt sett. På den måten kan du hjelpe medarbeiderne til å få en håndterbar mengde arbeidsoppgaver som må løses hver eneste dag, noe som kan resultere i arbeidsplaner som medarbeiderne mestrer. Og mestrer man arbeidet sitt, øker sjansen for at man kommer på jobb dagen etter.

Analyse av historiske data: Å forebygge og begrense korttidsfraværet er kritisk for enhver bedrift, men iverksetter du tiltak basert på feil informasjon vil du ikke få ned sykefraværet. Det verserer mange ulike teorier og ideer om hvorfor folk er borte fra jobb og hvilke demografier som er mest utsatt for sykefravær, mange av dem direkte feiloppfattelser. Ved å analysere faktiske historiske data, vil du kunne gjennomføre langt mer målrettede tiltak som vil redusere korttidsfraværet på arbeidsplassen din.

God bemanningsplanlegging vil kanskje ikke ene og alene gjøre mirakler for korttidsfraværet i bedriften din, men det vil være et betydelig bidrag til å redusere antallet medarbeidere som blir syke i korte perioder.

 

 

 

 

Last ned webinar her!

Magnus Thingnæs jobber i Visma Enterprise med ansvar for ressursstyringssystemer for privat sektor. Han har 10 års erfaring fra IT bransjen, og har hjulpet mange bedrifter med å effektivisere og forbedre sine arbeidsprosesser og rutiner.
Connect with Magnus: