Derfor skal du ikke bruke Excel til skift- og turnusplanlegging

Excel har lenge vært det foretrukne verktøyet for skift- og turnusplanlegging for et flertall bedrifter. Men er det gunstig? I denne artikkelen lister vi opp noen fordeler og ulemper ved å gjøre skift- og turnusplanleggingen i Excel.

Skiftplanlegging er en helt kritisk del av forretningsledelsen til enhver skiftbasert virksomhet. Det er kanskje ikke ansett som den mest forrykkende og spennende oppgaven som må gjøres i løpet av arbeidsdagen, men det er i alle tilfeller en helt nødvendig forretningsfunksjon. Nøyaktig og presis skiftplanlegging sørger for sømløs drift, effektiv gjennomføring av organisasjons- og planleggingsarbeid og enklere oppfølging av arbeidskostnader, lønninger og lignende.

Å bruke de riktige verktøyene gjør utvilsomt planleggingsarbeidet enklere, og her har bedrifter flere valgmuligheter: papirbaserte prosesser, regneark i Microsoft Excel og Google Spreadsheets og programvarer for bemanningsplanlegging.

Microsoft Excel er antakeligvis det mest brukte programmet på tvers av bedrifter og bransjer, og mange trykker programmet til brystet som et av de mest nyttige arbeidsverktøyene i arbeidshverdagen. Hver eneste dag brukes Excel til å lage alt fra enkle regneark eller oppgavelister til å gjennomføre avanserte analyser og kjøre store og tunge rapporter. Ikke minst er det mange som bruker verktøyet aktivt i arbeidsplanleggingen sin.

Men hvor egnet er egentlig Excel til bruk i skiftplanleggingen?

Gratis webinar: Hva er et ressursstyringssystem, og trenger du det?

Fordeler med Excel i skift- og turnusplanlegging

Det finnes flere gode grunner til at Excel er et mye utnyttet system for skiftplanlegging. Det er tross alt en av de enkleste og mest budsjettvennlige måtene å holde orden i sysakene på. La oss ta for oss noen konkrete fordeler Excel gir:

Gratis å bruke: Excel er tilnærmet lik gratis å bruke. Det er noe av årsaken til at mange bedrifter støtter seg på verktøyets regneark når de skal planlegge skiftarbeidet. Særlig mindre bedrifter ser muligheten til å bruke budsjettene sine på mer produktive oppgaver.

Enkelt å bruke: Kanskje den største gevinsten av å bruke Excel i skiftplanleggingen, er at det er enkelt å implementere og bruke. Bedrifter behøver dermed ikke investere særlig mye tid og ressurser i å lære opp ansatte i hvordan programmet skal brukes.

Egnet for mindre bedrifter: Bedrifter med få ansatte behøver sjelden å lage komplekse skiftplaner, og i slike tilfeller viser Excel seg utvilsomt fra sin beste side.

Gode visualiseringsmuligheter: Verktøyet har gode visualiseringsmuligheter, som gjør det enkelt å holde oversikt over informasjon og data.

Vi vet at det ofte ligger mye stolthet i egenutviklede Excel-systemer for skiftplanlegging. Vi har sett noen vanvittig avanserte skiftplanleggingssystemer, som både er skreddersydd for behovene til bedriften og som har samlet inn en betydelig mengde historisk data og informasjon som er kritisk i den overordnede bemanningsplanleggingen. Men til tross for fordelene, finnes det også noen fallgruver i bruken av Excel i skiftplanleggingen.

Ulemper med Excel i skift- og turnusplanlegging

Du kan utvilsomt få til mye med Excel, og det er ingen tvil om at det er langt mer effektivt enn papirbaserte prosesser. Men verktøyet har likevel noen ulemper det er verdt å ta høyde for.

Tidkrevende prosesser preget av manuelle operasjoner: En av de betydeligste begrensningene til skiftplanlegging i Excel, er tiden som går med på å administrere og oppdatere systemet. For det første må planen kanskje justeres på daglig basis, noe som innebærer tidkrevende manuelle endringer i komplekse systemer med utallige formler. For det andre øker sannsynligheten for feil når data må legges inn manuelt. Er det for eksempel feil i en formel, vil også informasjonen som vises bli feil. Om regnearket i tillegg er fullt av ulike komplekse formler, blir det vanskelig å lokalisere feilen.

Kompetanse hos én nøkkelperson: Man skal ikke kimse av fordelene som følger med et skreddersydd system for skiftplanlegging og rapporteringsbehov i Excel. Men om dette systemet i hovedsak er utviklet og driftet av én person, er det også bare denne personen som kan bruke systemet. Vedkommende blir dermed virksomhetskritisk. Finner denne personen seg en annen jobb, forsvinner også kompetansen.

Ingen integrasjon mot andre systemer: Excel er et topp verktøy for å planlegge vakter, men er ofte mindre egnet til daglig styring, i og med at Excel-systemer ikke har noen integrasjon mot lønnssystemer. Det medfører en del ekstra manuell punching av variabler i lønnssystemet, at man ikke synliggjør eventuelle avvik i systemet og begrensede distribusjonsmuligheter til de ansatte. Ikke minst har Excel-systemer begrensede kontrollfunksjoner mot arbeidsmiljøloven.
Som en konsekvens av at Excel-systemene ikke lar seg integrere med andre nært tilknyttede systemer, får man ingen kontroll over hvilke arbeidstakere som utløser overtid og overtidsbetaling, fordi du vil få informasjonen på slutten av måneden istedenfor å få tilgang til informasjonen når måneden begynner.

Standard

Det mest gunstige alternativet til Excel i skiftplanleggingen, er standardiserte programvarer som er skreddersydd for bemanningsplanlegging. De beste løsningene på markedet gir deg muligheten til å skreddersy arbeidsplanene og turnusene dine, samtidig som de avstemmes mot konkrete behov i bemanningsplanene, avtale- og lovverk og økonomi og budsjetter.

Moderne arbeidsplansystemer har i dag integrerte prosesser som sjekker mot gjeldene lov- og avtaleverk, beregner korrekt lønn og gir varsler mot grenseverdier i tidsbanker. Alt dette skjer i sanntid og gir derfor verdifull informasjon til leder og ansatte før beslutninger fattes.

Nysgjerrig på å vite mer om fordelene med et ressursstyringssystem?

Last ned opptak av vårt webinar og lær mer om hvordan systemet fungerer og hvorfor det er verdifullt for deg og din bedrift. Du lærer blant annet:

  • Hvordan  optimalisering av arbeidsprosesser kan øke produktiviteten
  • Hvordan du kan  få bedre kontroll på arbeidsplanleggingen
  • Hvordan god kontroll på arbeidsplanleggingen kan redusere kostnader
  • Hvordan blir arbeidstilfredsheten hos ansatte påvirket?

Se opptak av webinaret her

 

 

 

 

Les også blogginnlegget; Hva er egentlig et ressursstyringssystem, og trenger du det?

Magnus Thingnæs jobber i Visma Enterprise med ansvar for ressursstyringssystemer for privat sektor. Han har 10 års erfaring fra IT bransjen, og har hjulpet mange bedrifter med å effektivisere og forbedre sine arbeidsprosesser og rutiner.
Connect with Magnus: