Kartlegging- og tidsmålingsapp for hjemmetjenesten
Identifiserer tidstyver, avdekker ujevn arbeidsfordeling og tidspress, frigjør tid og gir mer tid til brukeren.
Hjemmetjenesten er kompleks med mange faktorer. Lønn er den største kostnaden og tiden til de ansatte er den viktigste ressursen. En kartlegging gir innsikt og forståelse rundt tidsforbruket, vedtakspraksis, planlegging og faktisk produksjon (Ansikt-Til-Ansikt tid/ATA-tid). Når det blir ubalanse mellom disse taper kommunen mye penger eller det oppstår et tidspress hos de ansatte.
Hvorfor er kartlegging i M_Solution så viktig?
Tidsmålinger gjort i over 50 kommuner viser at det er ledig kapasitet i tjenesten, og at det er rom for å jobbe smartere for å hente mer med de ressursene man har. Innføring av tids- og aktivitetsmåling vil gi kommunen bedre analysegrunnlag og økt forståelse over den faktiske tjenesteproduksjon. Hele hensikten med løsningen er jobbe smartere, få bedre kontroll på driften, dokumentere ressursbehovet, få like arbeidsvilkår for de tilsatte og mer tid ute hos tjenestemottaker.
«Kartlegging og tidsmåling» må ikke forveksles med «tidsstyring» der ansatte kan oppleve å jobbe etter klokken. Det er ingen automatisk registrering. Kartleggingen er tillitsbasert og skjer ved at det lastes ned en app på arbeidstelefonene og ansatte må fysisk «tæppe» brikker for å dokumentere arbeidsoppgavene. Ledere kan på sine respektive nivåer lese ut data i egne dashboards.
Det er enklere for hjernen vår å forstå diagrammer eller grafer som visualiserer store mengder komplekse data enn å se på store regneark eller rapporter fulle av tall. Kartlegging er en rask og enkel måte å se og formidle mønster eller avvik på en universell måte. I tillegg kan kartlegging hjelpe til med å identifisere områder som trenger oppmerksomhet eller forbedring, forklare hvilke faktorer som påvirker brukertiden, samt hjelpe ledelse og ansatte med å forstå hvordan de ulike aktivitetene og planleggingen påvirker brukertiden.
Ifølge KS er pleie- og omsorgstjenestene den største budsjettposten i kommunene, og det er nødvendig for kommunene å ha innsikt i disse tjenestene for å utvikle bærekraftige løsninger for framtiden. Kommunene har en viss innsikt i hvilke tjenester de gir gjennom registrering i IPLOS, og hva de koster. Men om kommunene følger opp formålet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) hvor det står under lovens formål pkt 7 «bidra til at ressursene utnyttes best mulig», er ikke sikkert.
Gevinster du kan forvente å ta ut
- Avdekk hvilke dager det er tidspress eller dårlig planlegging. Du ser statistikk dag for dag.
- Identifiser tidstyver for å kunne umiddelbart frigjøre tid.
- Ved budsjettplanlegging kan du dokumentere faktiske behov for ressurser. Det gjør det lettere å få gjennomslag.
- Ved å dokumentere hverdagen i hjemmetjenesten kan du gi bedre innsikt til andre.
- Følg med på reell aktivitet. Ikke invester i velferdsteknologi før du har iverksatt de tiltakene som er gratis for å frigjøre tid.
Ved å innføre tidsregistrering økte vi ATA-tiden (direkte brukertid) med 19%. Den ligger nå på 56% og det mener jeg er godt tall.
Hva får du med M_Solution for hjemmetjenesten?
Brukervennlig app
Appen er skreddersydd, intuitiv og enkel å ta i bruk. Den fungerer på iPhone, Samsung og Huawei.
Skreddersydd for hjemmetjenesten
Løsningen er utviklet kontinuerlig over flere år i samarbeid med hjemmetjenestene.
Enkelt å registrere
For å registrere kan man «tæppe» NFC-brikker, skanne QR-koder eller trykke i appen.
Personvern er ivaretatt
I samråd med tillitsvalgte, verneombud og ansatte har vi fjernet funksjonalitet som gjør det mulig å ta ut statistikk på enkeltindivider.
Statistikkfunksjon
Se statistikk på avdelingsnivå, stilling eller bruker. Ta standpunkt-/nullpunktmålinger som danner grunnlag for tiltaksplaner. Mål igjen å se om tiltaket hadde effekt.
Dashboards
Dashboards i M_solution er en rask og enkel måte å se og formidle mønster eller avvik på en universell måte.
Har dere eller har dere ikke tid til overs?
Du får dokumentasjon på om dere har eller ikke har tid til overs. Tallene fra tidsmålingen viser faktisk levert tid sammenlignet med planlagt tid, og danner grunnlag for kapasitet i forbindelse med planlegging. Hvis faktisk tid er lavere enn planlagt tid, vil dere tape penger.
Eksempel:
La oss si at en kommune med 15.000 innbyggere hadde et avvik mellom «vedtatte timer» og «faktisk leverte timer» på 30,9%. Sett i forhold til deres totale stillingsramme leverte de kommunen sine vedtak for 17,9 årsverk lavere enn det som stod anført i vedtakene.
Avdekk forskjeller mellom teamene
Ved å avdekke spenn innbyrdes mellom team kan du ta en veldokumentert beslutning på omfordeling av ressurser. Du ser umiddelbart om det er ulikheter mellom teamene og kan ta ressurser fra de som har mye tid og gi til de som har lite tid, istedenfor å leie inn vikarer eller bemanne opp.
Eksempel:
La oss si at i en kommune med totalt syv avdelinger hvor fem av dem har 50 % ATA-tid og to har under 35% ATA-tid, kan ressursene omfordeles i stedet for å leie inn nye ressurser til de to avdelingene med lavere ATA-tid.
Tidsmålingen gir en bevissthet hva vi bruker den samlede tidsressursen til. Den gir et omforent grunnlag for diskusjon, vurderinger og etterhvert planer for å nå en høyere ATA-tid. For vår del kan dette resultere i en økt ATA-tid på 6 - 10 %. Det er noe å ta med seg når man har omtrent 100 årsverk i hjemmetjenestene.
Økt kvalitet i tjenesten
Pasient
- Kvalitetssikre tiden
- Smartere disponering av tiden
- Skrive riktigere vedtak
- Synliggjøre indirekte oppgaver
- Dokumentasjon på utført besøk
- Dokumentere gevinst ved innsetting av velferdsteknologi
Ledelse
- Få svar på om man er riktig organisert
- Få svar på om man er riktig bemannet
- Få svar på om man planlegger riktig
- Se om det er kapasitet i tjenesten eller om det trengs flere ressurser
- Se effekt av tiltak og endringer
- Identifisere tidstyver
Ansatte
- Kvalitets sikrer gode arbeidsvilkår og rettferdig fordeling av ressurser
- Kvalitets sikrer at kompetansen blir brukt
- Bedre innsikt i egen arbeidsdag
- Synliggjør tidspress og svingninger i tjenesten
- Delta i planlegging av egen arbeidsdag
Last ned appen her
Store og små kommuner som har kartlagt hjemmetjenesten
Ledere i hjemmetjenesten har det veldig hektisk. Det er endelig godt å kunne få en tjeneste som er så enkel.
Vil du se mer? Eller ønsker du en uforpliktende demo?
Ikke nøl med å ta kontakt.
