Det man ofte omtaler som archive by design handler om å automatisere arkivering og sikre mer komplett informasjon for ettertiden. Med innebygget arkiv by design blir informasjonen som behandles i Visma InSchool dermed automatisk arkivert hvis den har verdi for ettertiden. Informasjonen kan ha verdi enten for å ivareta historikken til skolenorge, eller rettssikkerheten til den enkelte elev med tanke på om de har fått det tilbudet de har krav på (arkivloven, §1)*. Hvordan fungerer så dette rent praktisk?
Arkivet opprettes automatisk per fylke/skoleeier, og tilsvarende opprettes et underarkiv per skole og en arkivdel for elever. Alle prosesser som anses som arkivverdige (av Vigo IKS’ arkiveksperter) vil så automatisk arkiveres med korrekt metadata, utarbeidet av arkiveksperter, i samme øyeblikk som selve informasjonen opprettes. Når for eksempel en elev begynner på en ny skole, vil det dermed automatisk opprettes en elevmappe på eleven. Videre, vil det opprettes en saksmappe i elevens mappe når vedkommende oppretter søknad om fritak i sidemål og klikker send på søknaden sin. All korrespondanse og vedlegg vil arkiveres i henhold til gjeldende norsk standard NOARK 5.5.
Følgelig, slipper skoleledere, lærere og saksbehandlere ved skolen i det daglige å foreta seg noe ekstra for å arkivere informasjon på riktig sted, til riktig tid med riktige tilganger og titler på mapper og dokumenter. Det er til og med ivaretatt at hver enkelt prosess med tilhørende mappe og dokument automatisk får påført tidspunkt for når informasjonen skal slettes iht. gjeldende lover og regler. Videre vurdering og utføring av sletting gjøres av informasjonsforvaltere hos skoleeier som er eksperter på å gjennomføre slike prosesser.
Innebygd arkivering i Visma InSchool vil omfatte alle prosesser og data som oppstår i systemet, og som er ansett som arkivverdige. Arkivverdige prosesser som det ikke er støtte for å behandle i Visma InSchool vil fortsatt måtte behandles i henhold til eksisterende lokale rutiner.
*For flere detaljer om bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning, vennligst se Arkivverkets Hovedprinsipper for riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning
