- For en rektor er det nyttig å være IT-kompetent for å anvende slike system. Jeg har en superbruker på skolen (som er skoleleder), men alle i ledergruppa må bygge opp kompetanse i bruken av systemet. Ledergruppa må dermed jobbe annerledes enn før, innleder Hermod Håtveit, rektor ved Bamble videregående skole.
- Tidligere var det slik at hvis vi skulle gjøre noe, så ga vi beskjed gjennom for eksempel møter, samtaler, e-post, chat eller lignende, og vi måtte kommunisere utenom. Det som er annerledes nå, er at den enkelte leder gjør dette arbeidet aktivt ferdigstilt i Visma InSchool (VIS), og det vil si at man sparer feilmarginer; det blir ikke svikt i kommunikasjonen. Dette er bra, men også vanskelig, for man må legge opp systemet i VIS sånn som en mener det skal gjøres. Hos oss, sitter lederne rundt et bord i planleggingsfasen, og ferdigstiller sitt mannskap og sine elever - og da er 90% ferdigstilt. Resten løser vi sammen. Da slipper man ekstra kommunikasjon utenom, og så at én person må føre inn alt på slutten. Nå samarbeider vi mer, og sparer mer tid, fortsetter han.
Håtveit påpeker at kommunikasjon utover ledergruppen også er viktig.
- Både skoleeier og skoleleder setter enkelte innstillinger for skolene i Visma InSchool, og dette må kommuniseres til alle ansatte. Vi informerer om slike innstillinger gjennom en personalkanal, og begrunner valgene våre. Alle lærerne vet dermed hvilke innstillinger som er satt av ledergruppen, sier han.
Visma InSchool brukes i en aktiv prosess i endringsledelse, og hver og en må øke sin kunnskap. Terskelen inn i systemet er veldig overkommelig sammenlignet med tidligere system, og nå slipper vi å sitte med en veiledning ved siden av. Videoene er imidlertid flotte å ha, og de ser jeg på med en gang jeg lurer på noe, og det hjelper masse!
Håtveit påpeker flere ganger at ledergruppa nå samarbeider på en annen måte enn før, og bruker skoleårsplanleggingen som eksempel.
- En timeplan som går gjennom hele året og som er lik, er selvfølgelig lett å lage. Men situasjonen er jo at timeplanen varierer fra uke til uke, og da må avdelingsleder kommunisere hvordan de gjør det i sin avdeling inn i Visma InSchool og ferdigstille dette. Avdelingslederen må dermed bli så god at de selv kan legge inn informasjonen i Visma InSchool. Dette har vært vanskelig, men når man har gjort det én gang så blir det bra til neste år, mener han.
Bamble videregående har altså ikke én timeplanansvarlig, men jobber sammen.
- Avdelingslederne legger inn informasjon for sitt mannskap, det vil si lærernes kompetanse, preferanser m.m. Vi opplever at timeplanen blir best når en som kjenner sine folk legger inn dataene i skoleårsplanleggeren. Kompetansen til avdelingslederen må dermed heves til et nivå hvor dette kan gjøres. Dette er endringsledelse i praksis, sier Håtveit.
- Vi samarbeider altså på en annen måte enn før, og jeg får nok ofte høre at vi kan gjøre det slik fordi vi er en liten skole. Jeg vil derfor gjerne høre hva en større skole synes om vår metodikk! Vi har jo fulgt Visma InSchool sin progresjon hele veien. I realiteten kan én person sitte og gjøre alt i Visma InSchool, men dette kan føre til kommunikasjonssvikt over en lav sko. Alle kan være på kurs, men hva gjør man med sin egen ledergruppe etterpå?
For å oppsummere, forteller Håtveit at han mener ledergruppa bør jobbe annerledes.
-Det er nok lett med en “hvem gjør hva”-type rollefordeling. De ulike delene av Visma InSchool må imidlertid inn i stillingene til ledergruppa, og dette er en gylden anledning til endringsledelse i ledergruppa!
På spørsmål om det er deler av Visma InSchool som har vært spesielt nyttige for Bamble, trekker Hermod Håtveit frem tilgangen til informasjon i systemet
- I Visma InSchool kan jeg hente ut informasjon selv, og jeg slipper å forhøre meg med mange andre for å få tak i det jeg trenger. Det å kunne følge sitt personale gjennom løypa som Visma InSchool viser for neste skoleår, altså kompetanse, preferanser og så videre, er veldig bra. I tillegg er det grei terskel inn for å starte arbeidet, og vi er mange som jobber i løsningen. Nå kan alle hente ut informasjon selv, og det er lavere terskel for å gjøre nettopp dette enn i tidligere system, påpeker han.
- Videre, kan man jo snakke om hva en rektor “bør kunne” i Visma InSchool. Oversiktsbildene i skoleårsplanleggingen er absolutt noe rektorene må kunne. Det er det viktigste verktøyet vi har for den aktiviteten vi skal utføre. I tillegg må man kunne hente ut informasjon raskt. For eksempel, henter jeg ut elevinformasjon raskt i forbindelse med samtale med foresatte. Jeg sjekker enkelt opp elevers fravær og progresjon, manglende vurderinger, hvordan læreren har fulgt opp sine elever og så videre. Jeg kan med andre ord enkelt finne informasjon underveis i samtale med noen på telefon, mens jeg før måtte komme tilbake til dem senere.
Visma har ansvaret for teknisk brukerstøtte tilknyttet Visma InSchool, men fylkene og skolene har også sitt eget oppsett for intern support. Dette er noe som Håtveit mener har fungert godt så langt i Vestfold og Telemark.
- En ting som har gjort prosessen med nytt system bedre for oss, er at vi har hatt veldig god support på fylkesnivå! Alle mine har kunnet sende spørsmål til dem, og de får svar. Dette demper eventuell frustrasjon. Lærere har gitt tilbakemelding på at det har vært mange klikk for enkelte oppgaver, men det skal utbedres. Om man har support på egen skole eller fylkesnivå er ikke så nøye, men man må få rask respons, avslutter han.