Personvernerklæring

1.Innledning

Denne personvernerklæringen gjelder for følgende Visma produkter og tjenester: Flyt Barnehage, Flyt Skole, Min Barnehage App (for ansatte og foresatte), Min Skole App (for ansatte og foresatte), Flyt Timeplan og Foresattportalen, heretter omtalt som Produktet. 

Ved bruk av Produktet behandles personopplysninger om deg. Denne personvernerklæringen er laget for å hjelpe deg forstå hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor de samles inn og hvordan Visma behandler, beskytter, lagrer, eksporterer og sletter dine personopplysninger når Visma er ansvarlig for behandlingen. 

Personopplysninger er informasjon om deg når du er en identifiserbar person, for eksempel e-postadresse, gateadresse, telefonnummer osv.

2. Visma som databehandler

De personopplysningene du legger inn i Produktet og som behandles der, vil din kommune være behandlingsansvarlig for. Visma opererer i slike tilfeller som databehandler og behandler dataene på vegne av og i henhold til instruks gitt av din kommune. For mer informasjon om dette,  se etter lenke til “Kommunens personvernerklæring” i tjenesten eller kontakt din kommunes brukerstøtte for den spesifikke tjenesten.

Dersom du har forespørsler om sletting av dine personopplysninger, retting av personopplysningene eller vil ha innsyn i hvilke personopplysninger som behandles om deg, kan du kontakte din kommune.

3. Visma som behandlingsansvarlig

I noen tilfeller vil Visma være behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Da er det Visma som fastsetter formålet med behandlingen og bestemmer hvilke midler som skal benyttes for behandlingen av personopplysninger, for eksempel for å forbedre applikasjonens ytelse, brukeropplevelsesformål eller sikkerhetsformål. 

Denne erklæringen, særlig beskrivelsen nedenfor, gjelder når Visma er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger i Produktet. Vær oppmerksom på at ved bruk av andre nettsider, tjenester eller produkter fra Visma, som for eksempel Visma Community, vil det være andre gjeldende personvernerklæringer. 

4. Informasjon om behandling av personopplysninger der Visma er behandlingsansvarlig

4.1 Hvilke personopplysninger behandler vi?

Typen personopplysninger som Visma behandler om deg kan være:

• Grunnleggende personlig informasjon som navn og e-post, stilling, arbeidsgiver og organisasjonstilhørighet. For formålet test/demo behandles også personnummer.
• Bruker- og webtrafikkinformasjon som påloggings-ID, brukernavn, tilgangs- og rolle-tildelinger og IP-adresse.
• Statistikk som viser hvordan du benytter tjenesten vår og interagerer med funksjonalitet vi tilbyr. Dette inkluderer informasjon om hvilken type enhet du bruker når du er pålogget løsningen og spesifikasjonene for denne.

4.2 Hvordan samles personopplysninger inn?

Visma samler inn personopplysninger direkte fra deg eller andre personer knyttet til vår Kunde, din kommune. Noen personopplysninger blir samlet inn fra informasjonskapsler. Dersom Kunden kjøper flere Visma-produkter eller -tjenester kan Visma sammenligne informasjonen vi har samlet om deg på tvers av disse tjenestene. 

4.3 Vismas behandling av dine personopplysninger

Nedenfor beskrives Vismas behandling, formålet og behandlingsgrunnlag:

Forbedring av tjenester
Gjelder for følgende produkter:  Alle omfattet av denne erklæringen.

Beskrivelse av behandling og formål: Visma behandler data med det formål å vedlikeholde, samt forbedre og utvikle kvaliteten, funksjonaliteten og brukeropplevelsen i Produktet. Dette gjøres blant annet ved å analysere sluttbrukerens interaksjon med våre tjenester, og ved å samle inn tilbakemeldinger direkte fra sluttbrukeren.

Behandlingsgrunnlag: Visma utfører denne behandlingen fordi Visma anser å ha en berettiget interesse for behandlingen.* Vismas interesse er å utvikle og levere gode funksjonelle tjenester. Tilbakemeldinger sluttbrukeren velger å gi i løsningen, samles inn med grunnlag i samtykke fra den registrerte.

Sikkerhet
Gjelder for følgende produkter: Alle omfattet av denne erklæringen.

Beskrivelse av behandling og formål: Visma behandler data, herunder personopplysninger, ved å bl.a. føre logger og analysere trafikk i Produktet. Formålet er å oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og misbruk av Produktet, og utføre vedlikehold og feilsøking.

Behandlingsgrunnlag: iht. personopplysningsregelverket plikter Visma å påse at Produktet er sikkert. 

Test/Demo
Gjelder for følgende produkter: Alle omfattet av denne erklæringen.

Beskrivelse av behandling og formål: Ifbm. salg av tjenesten, kan Visma gjennomføre en demonstrasjon av løsningen til potensielle kunder. I den sammenheng kan Visma bruke personopplysninger om reelle sluttbrukere for innlogging. I slike tilfeller innhenter Visma eksplisitt og særlig samtykke til slik bruk og demonstrasjon. 

Behandlingsgrunnlag: Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den registrertes (sluttbrukerens) samtykke. 

*Berettiget interesse er et behandlingsgrunnlag som innebærer at Visma har en rett til å utføre behandlingen når Visma har vurdert og konkludert med at Visma har en interesse av å utføre aktiviteten, som er legitim, og at behandlingen ikke er i strid med dine rettigheter og friheter. For mer informasjon, ta kontakt som beskrevet under punkt 4.8. 

4.4 Informasjonskapsler

Produktet bruker informasjonskapsler (også kjent som cookies), slik beskrevet nedenfor:

Gjelder for følgende produkt: Alle omfattet av denne erklæringen.

Typer informasjonskapsler:

Sesjonsavhengig informasjonskapsel: lagres midlertidig i din nettleser, men slettes når du lukker nettleseren. Denne kan for eksempel brukes til å registrere at en bruker er inne på nettstedet og få en oversikt over aktivitet der.

Fast informasjonskapsel: lagres i din nettleser, men slettes ikke etter at du er ferdig med aktivitet på nettstedet. Kapselen kan for eksempel lagre informasjon om  brukerens preferanser i språk- og menyvalg. Bruk av faste informasjonskapsler gjør fremtidige besøk på nettstedet raskere og mer tilpasset brukeren. De fleste av disse har en utløpsdato og vil etter en forhåndsdefinert periode slettes automatisk.

Første eller tredjeparts informasjonskapsel: denne type informasjonskapsel kan være en fast eller sesjonsavhengig informasjonskapsel. Forskjellen er at den settes av en annen enn den som driver nettstedet. Et eksempel på dette kan være der Visma bruker tredjepartstjenester for analyse av nettstedets brukeropplevelser. 

Vismas bruk og formål: Visma bruker sesjonsavhengige informasjonskapsler der det er nødvendig for å skape en god og trygg brukeropplevelse. Faste og første eller tredjeparts informasjonskapsler brukes til å samle informasjon som kan bidra til å forbedre Produktet, for eksempel innen sikkerhet, brukeropplevelse, ytelse og hastighet.

Noen informasjonskapsler er nødvendig for å kunne ta i bruk Produktet, andre informasjonskapsler er samtykkebetinget. Ved første besøk på nettsiden eller Produktet vil du få informasjon om dine valg. Du finner også igjen dine valg via lenke til innstillinger for informasjonskapslene på Produktets side for innlogging.

4.5 Hvordan deles dine personopplysninger?

Visma består av mange ulike datterselskaper, og det er viktig for oss at vi gir deg en best mulig totalopplevelse. For å opprettholde oversikt og innsikt kan Visma dele dine personopplysninger på tvers av selskaper i Visma-konsernet. 

Visma kan også dele dine personopplysninger med eksterne tredjeparter i følgende sammenhenger:

Offentlige myndigheter
Politiet og andre myndigheter kan be om innsyn i personopplysninger fra Visma. I disse tilfellene vil Visma kun gi opplysningene dersom det foreligger en rettskjennelse e.l. for å gjøre det.

4.6 Bruk av databehandler

For å utføre behandlingen beskrevet i denne erklæringen, bruker Visma databehandlere. En databehandler er en leverandør som leverer tjenester eller produkter til Visma som krever at de får tilgang til personopplysninger og annen data Visma har for å kunne levere tjenesten. Ved bruk av databehandlere vil Visma inngå en databehandleravtale for å ivareta dine personvernrettigheter. Pr. tid overfører ikke Visma personopplysninger til databehandlere eller andre mottakere utenfor EU/EØS for behandlingen av personopplysninger beskrevet i denne erklæringen.

Databehandlerne Visma bruker er typisk leverandører av informasjonskapsler, loggføringstjeneste, webapplikasjoner og programvare for spørreundersøkelse. 

4.7 Hvor lenge lagres dataene dine?

Visma vil kun lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen, men i de fleste tilfeller aldri lenger enn 3 år siden sist registrerte aktivitet. Et eksempel på siste registrerte aktivitet kan være siste aktive brukersesjon i Produktet.

Dine personopplysninger kan være underlagt ulike retningslinjer for oppbevaring basert på typen data og formålet med å samle dem inn. For ytterligere informasjon om sletting, ta gjerne kontakt med Visma (se kontaktinformasjon i siste del av denne erklæringen).

4.8 Hva er dine rettigheter?

Du har rett til innsyn i personopplysningene dine ved å be om en oversikt over personopplysningene vi behandler om deg, og du kan ha rett til dataportabilitet. Du har også rett til å be om at Visma retter opp unøyaktigheter i dine personopplysninger. Hvis du har en konto hos Visma for et Visma-nettsted, kan dette vanligvis gjøres gjennom de aktuelle "din konto" eller "din profil"-seksjoner på det aktuelle Visma-nettstedet eller tjenesten. 

Videre har du rett til å be om sletting av personopplysninger, og til å begrense eller protestere mot vår behandling av dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen eller andre tjenestespesifikke vilkår. Siden vår behandling av dine personopplysninger er begrunnet i vår berettiget interesse, har du rett til å protestere mot denne behandlingen av grunner knyttet til din særlige situasjon ved å ta kontakt med oss via kontaktpunktet nedenfor. 

Du også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger. 

5. Hvordan kontakte oss

Hvis du har spørsmål angående vår behandling av dine personopplysninger eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter beskrevet i punkt 4.8, vennligst ta kontakt på e-post: [email protected]