Gode timeplaner med bruk av automatikk

Geir Brattbakken har jobbet på Skarnes videregående siden skolen ble etablert som egen skole i 1986. I løpet av disse årene har han blitt skolens orakel når det kommer til skoleårsplanlegging. Da Visma InSchool ble innført i 2020, var det en selvfølge for Geir å teste ut automatikken for timeplanlegging.

- Jeg er nysgjerrig og teknisk i bunn, så det er klart jeg ønsket å teste dette. Jeg kan ikke konkurrere med en datamaskin når det gjelder plassering av undervisningsøkter på ledig plass i en kalender uten kollisjoner, forteller Geir.

I dag er ca. 70 % av Skarnes VGS sin timeplan lagt ved hjelp av automatikken. Mulighetene i den automatiske timeplanleggeren har både endret hvordan prosessen ser ut for å lage en timeplan, samt hvordan timeplanen ser ut.

En mer fleksibel timeplanleggingsprosess

Skarnes VGS er en liten skole i Innlandet fylkeskommune. Totalt har de 210 elever, ca. 70 ansatte og tilbyr 5 utdanningsprogram. Størrelsen på skolen har gjort det mulig for Geir å ta et overordnet ansvar for hele timeplanprosessen fra oppstart til publisering.

For å kunne bruke den automatiske timeplanleggeren må mye være på plass, og ifølge Geir er det spesielt viktig å være nøyaktig og ryddig fra start. Du må også investere tid for å lære deg å tenke nytt og jobbe aktivt for at det ikke blir feil i timeplanen.

- Vi vil ikke ha feil, og vi fjerner dem så fort som mulig. Vi prøver også å holde antall advarsler på et minimum, forklarer han.

I dag legger Geir omtrent 30 % av timeplanen manuelt. Det er de timene han ønsker ekstra kontroll på, for eksempel praksisdager for yrkesfag og fagdager. Etter at den manuelle planleggingen er ferdig, starter han den automatiske timeplanleggeren. På Skarnes VGS bruker automatikken vanligvis 5-10 minutter på å legge ut 99-100 % av timetallet. Dersom noe må endres i timeplanen, sletter Geir de automatiske øktene, endrer den manuelle timeplanbasen og kjører automatikken på nytt. Etter få minutter vet han om timeplanen fortsatt går opp, eller om han må gjøre endringer.

Det må være enhver skoleårsplanleggers drøm å komme dit vi er. Vi har ikke rørt timeplanen fra juni til oppstart ledelse i august.

Geir Brattbakken

Avdelingsleder, Skarnes videregående skole

Samarbeid er nøkkelen til en god timeplan

Ansatte ved Skarnes VGS

Fra venstre: Tone Danielsdatter (rektor), Geir Brattbakken (avdelingsleder), Grethe Aas (avdelingsleder), Njål Slettemark Føsker (assisterende rektor)

Selv om Geir har tatt et stort ansvar for skoleårsplanleggingen, er dette teamwork. På Skarnes videregående skole har de et godt samarbeid rundt timeplanen, og lærerne har en viktig rolle i denne prosessen. Jørgen Daaland Lesjø, lærer og tillitsvalgt i Utdanningsforbundet, forklarer hvordan de har ansvar for at timeplanen fungerer uke til uke etter at Geir er ferdig med å rydde opp.

- Jeg går gjennom både min egen og den klassen jeg er kontaktlærer for sin timeplan, uke for uke, hele året. Jeg synes det er en kurant oppgave, men det medfører noe ekstraarbeid, utdyper Jørgen.

Fremover ser Geir også at oppgavene han har vil bli fordelt på flere personer.

- Det blir lett at én person tar ansvaret på en liten skole som vår, man kan ikke spre ansvaret rundt. Men det er sårbart, og det er derfor vi kommer til å fordele det utover flere hoder. Men vi må likevel sørge for at noen får denne oversikten som er så viktig, forteller han.

Geir forklarer videre at det å legge timeplanen ved hjelp av automatikk er enklere enn å legge det hele manuelt, og sånn sett er det også med på å redusere denne sårbarheten. Innføringen av Visma InSchool er en av grunnene til at dette samarbeidet er mulig. Plattformen gjør det lettere å samarbeide og det blir mer naturlig å dele ansvaret for ulike oppgaver.

En pragmatisk tilnærming til timeplanen

På Skarnes VGS har de en pragmatisk tilnærming til timeplanen. Geir forklarer at de prøver å oppfylle lærernes ønsker, men at noen ønsker likevel ikke kan hensyntas. Han nevner eksempler som luft mellom timer og preferanser for undervisning tidlig eller sent på dagen. De prøver å unngå hull i timeplanen, men når det ikke er mulig, er det ikke mulig. Da kan det gi elevene mulighet til å gjøre lekser mellom timene i stedet.

- Alle timer har samme verdi i timeplanen. Har vi mulighet til å si at et fag har mindre verdi enn et annet, og at vi derfor kan legge det faget sent på fredager?, spør han retorisk.

- Man skal ikke gi blaffen i alle slike ønsker, men man kan ikke begynne med at det ikke er greit å ha matte sent på en onsdag, fortsetter han.

 

Last ned Skarnes' metodikk som .PDF

Geir Brattbakken, avdelingsleder ved Skarnes VGS

Geir Brattbakken, avdelingsleder ved Skarnes videregående skole.

Lærerne setter pris på fleksibiliteten og fokuset på timer som en årstime-fokusert timeplan gir

Til å begynne med var det en del skepsis blant lærerne ved Skarnes VGS, ettersom den automatiske timeplanleggeren i kombinasjon med fokus på å oppfylle årstimetallet har ført til en mindre regelmessig timeplan. 

Fra å være skeptiske, er mange nå mer positive til den uregelmessige timeplanen.

Jørgen Daaland Lesjø

Lærer og tillitsvalgt for Utdanningsforbundet

Jørgen forteller videre at lærerne har fått større eierskap til timeplanen. Fleksibiliteten har gjort at man for eksempel kan ønske seg lengre økt ved behov eller flytte en økt. Mindre ønsker og justeringer av timeplanen var ikke noe man gjorde før.

God pedagogisk bruk av timeplanen og elevene får de timene de skal ha

Tone Danielsdatter overtok som rektor ved Skarnes videregående skole i januar 2022. Hun har erfaring fra andre videregående skoler, og som rektor er hun veldig opptatt av at elevene får de timene de har krav på.

Ifølge tilbakemeldinger, føler lærerne at de får gjennomført flere av timene sine nå enn før. De mister ikke like mange timer som tidligere, noe som har gjort at de har en mer positiv holdning til fagdager og andre heldagsaktiviteter som ellers ville krevd at de måtte avlyse en økt.

Tone mener også at måten de jobber på nå er en veldig god pedagogisk bruk av timeplanen.

Vil du vite mer om den automatiske timeplanleggeren?

Les mer i brukerportalen vår Zendesk og bli med på gratis webinar 9. februar!

Les mer på Zendesk Bli med på webinar