Bruker du din egen bil i tjeneste for arbeidsgiver, er det ikke uvanlig å få dekket utgifter knyttet til kjøringen. Dette kalles for bilgodtgjørelse eller kilometergodtgjørelse. Godtgjørelsen skal blant annet dekke utgifter til bensin, slitasje på bil, årsavgift, vedlikehold og forsikring. I denne guiden får du en fullstendig oversikt over reglene for bilgodtgjørelser på reiser i Norge – og hvilke regler som gjelder for å få bilgodtgjørelsen utbetalt trekkfritt. Pendlere er ikke omfattet av denne guiden.
1. Hvilke regler gjelder?
Hva den ansatte har krav på i forbindelse med reiser, er ikke lovregulert. Statlige virksomheter er bundet av særavtalene i staten, der blant annet reglene for bilgodtgjørelse kommer fram. Når det gjelder private virksomheter, er det opp til den enkelte arbeidsgiver å definere hvilke rettigheter den ansatte har ved bilgodtgjørelse. Disse reglene må komme fram i den enkelte arbeidsavtale mellom arbeidsgiver og den ansatte, og i bedriftens personalhåndbok.
Noen private virksomheter velger å følge statens særavtaler, helt eller delvis. Det kan for eksempel være fordi det er vanskelig og tidkrevende å utforme egne avtaler.
2. Statens særavtaler for reise
De arbeidsgiverne som følger statens særavtaler, betaler bilgodtgjørelse med følgende satser:
Ordinære biler- og el-bil
Tillegg til bilgodtgjørelsen
Øvrige transportmidler
3. Skattereglene
Følgende vilkår må oppfylles for å få bilgodtgjørelsen utbetalt trekkfritt (det vil si at det ikke skattes av godtgjørelsen):
- Beløpet må ikke overstige Skattedirektoratets forskuddssatser (se under).
- Kjøringen må være på en yrkesreise. Det kan ikke betales trekk- og skattefri bilgodtgjørelse for arbeidsreiser (kjøring mellom hjem og arbeidssted) eller andre private reiser. Se definisjon på yrkesreise lenger ned.
- Man må følge legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften (det vil si skrive en reiseregning). Les mer om utfylling av reiseregning lenger ned.
Skattepliktig overskudd
Skattedirektoratets satser er lavere enn satsene i statens særavtale. Det betyr at hvis kilometergodtgjørelsen utbetales i henhold til statens sats, må du betale skatt av differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for bilgodtgjørelse gitt av statens særavtale (se eksempel under).
Differansen kalles for «trekkpliktig overskudd». Det trekkpliktige overskuddet er både trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig. Det betyr at du både må beregne skatt og arbeidsgiveravgift av overskuddet.
Skattedirektoratets forskuddssatser
I 2020 utbetales trekk- og skattefri bilgodtgjørelse med følgende sats, dette gjelder uansett kjørelengde:
Eksempel
Jon er på tjenestereise. Han har avtale om å få betalt etter satsene i statens særavtale. En dag kjører han 200 km. Han krever:
Skattepliktig overskudd (det vil si det du må betale skatt av) blir:
Tillegg bomavgiften er inkludert i drivstoffprisen
Arbeidstakere som fyller drivstoff hvor bomavgiften er inkludert i drivstoffprisen, kan kreve et tillegg på 10 øre per km i tillegg til kilometersatsen. Dette vil i hovedsak gjelde de som fyller drivstoff i Tromsø. Tillegget er skattepliktig og vil øke det skattepliktige overskuddet (mellomlegget mellom statens sats i særavtalen og skattefri sats).
Eksempel
Kari er på tjenestereise. Hun fyller drivstoff et sted hvor bomavgiften er inkludert i drivstoffprisen. Hun har avtale om å få betalt etter satsene i statens særavtale. En dag kjører hun 150 km. Hun krever:
Skattepliktig overskudd (det vil si det du må betale skatt av) blir:
I tabellen under viser vi hvordan man regner det skattepliktige overskuddet
Andre tillegg til kjøregodtgjørelsen
Passasjertillegg, tilhengertillegg og tillegg for kjøring på skogs- og anleggsvei, kan betales trekk- og skattefritt, så lenge du holder deg innenfor statens satser. Godtgjørelse for kjøring med andre transportmidler enn bil, er også skattefritt når man følger statens satser.
4. Forskjellen på yrkesreise og arbeidsreise
En yrkesreise
...defineres som «kjøring i tjeneste», det vil si kjøring til et ikke-fast arbeidssted. Yrkesreiser er dermed ikke privatkjøring. Bilgodtgjørelse for yrkesreiser kan utbetales skattefritt inntil satsene gitt i skattereglene (se tabell over).
En arbeidsreise
...defineres som en reise mellom hjem og fast arbeidssted, eller mellom faste arbeidssteder. Arbeidsreisen er dermed privatkjøring. Bilgodtgjørelse for arbeidsreiser regnes som skattepliktig inntekt fra første kilometer.
5. Forskjellen på fast og ikke fast arbeidssted
Et fast arbeidssted er et sted hvor arbeidstaker normalt utfører sitt arbeid.
Har den ansatte flere arbeidssteder i samme arbeidsforhold, anses han normalt å utføre arbeid på det stedet hvor han tilbringer det meste av arbeidstiden i løpet av en kalendermåned. Det/de andre stedene anses som ikke-fast arbeidssted.
Et sted hvor arbeidstaker normalt ikke utfører arbeid, men hvor arbeidstaker arbeider sammenhengende i en periode på mer enn to uker, anses også som et fast arbeidssted (den såkalte to-ukersregelen).
Et ikke-fast arbeidssted er definert som et sted arbeidstaker normalt ikke arbeider og hvor han ikke er mer enn to uker sammenhengende. Dette kan for eksempel være en reise til en kunde.
Steder hvor arbeidstaker ikke arbeider mer enn 10 dager i inntektsåret, samt reiser til særskilte steder for møter, kurs og lignende, anses også som ikke-fast arbeidssted.
6. Krav til reiseregning for bilgodtgjørelse
For å få utbetalt bilgodtgjørelsen trekkfritt, må det fylles ut en korrekt reiseregning. Denne må minst inneholde:
- Arbeidstakers navn og adresse
- Dato for avreise og hjemkomst for hver yrkesreise
- Formålet med reisen
- Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
- En spesifikk fremstilling av reiserute
- Adresse til oppdragssted(ene)
- Hvor reisen starter og hvor den slutter (med adresse)
- Lokalkjøring på oppdragsstedet (med adresse)
- Årsaken til eventuelle omkjøringer
- Total kjørt distanse
- Navn på passasjer dersom det kreves passasjertillegg
- Signaturen til arbeidstakeren
Fremstillingen av reiseruten må være så spesifikk at det er mulig for arbeidsgiver å gi riktig godtgjørelse, og det må være mulig for skattemyndighetene å kontrollere at riktig godtgjørelse er gitt.
7. Øvrige utlegg knyttet til kjøring
Du kan få dekket en rekke reiseutgifter knyttet til kjøring. Her skiller man mellom to typer utgifter: Utgifter du får dekket ulegitimert (uten reiseregning), og utgifter du må legitimere (med reiseregning).
Eksempel på nødvendige småutgifter som ikke krever kvittering, men hvor det holder med å spesifisere utgiften på en reiseregning:
- Parkometer
- Bom, bro- og tunnelutgifter
- Piggdekkavgift
Eksempler på nødvendige småutgifter som krever kvittering:
- Parkeringsavgift
Dekning av utgifter på en yrkesreise er er skattefritt, mens dekning av utgifter på en arbeidsreise er skattepliktig.