Det forteller Camilla Lerberg, skoleavdelingsleder på Geilo barne- og ungdomsskole i Hol kommune. Trygg håndtering av sensitiv elevinformasjon er spesielt viktig for å sikre personvern i skolen. For å møte behovet til skolene har Visma Flyt Sikker Sak blitt utviklet. Med løsningen får lærere og administrasjon et egnet sted for all sensitiv informasjon. Tjenesten innehar en rekke nyheter som både er i tråd med utviklingen i lovverket og samtidig utnytter de muligheter som ligger i moderne teknologi.
På Geilo barne- og ungdomsskole har Sikker Sak vært i bruk siden våren 2020. Skolen er en del av et samarbeid mellom seks kommuner i Hallingdal hvor alle kommunene nå er godt i gang med Sikker Sak i Visma Flyt Skole.
– For lærerne er systemet supert. Alt ligger klart når de logger inn. De ser det de skal se, og ikke alt annet fordi vi styrer tilgangen på person og ikke på roller. Det sikrer et bedre personvern, sier Lerberg.
– Det er litt mer orden på ting rett og slett, nå som vi har gått i gang med Sikker Sak. Det er mer system på sakene siden vi legger inn flere typer saker samme plass, legger hun til.
For skoleledere og administratorer av systemet tar det litt lengre tid å venne seg til systemet, forklarer Lerberg.
– Det er mer “saks”-tankegang, enn typisk “skole”-tankegang i Sikker Sak. Det tar litt tid før de som “tenker skole” forstår systemet helt, men når du først skjønner hvordan det fungerer så er det kjempeenkelt.
Innføring av systemet
Skoleavdelingsleder Lerberg forteller at innføring av Sikker Sak krever et godt forarbeid med tanke på hvilke maler de skal ha i systemet, og hvordan de skal se ut.
– Noen må ha ansvar for å lage dem og det må settes av tid til innføringen, sier hun og legger til:
– Programvaren er god, det er fleksibelt, og du ser det du skal se. Mange vil ha noe som er ferdig satt opp med maler og alt, og at det er bare å trykke på en knapp. Men det er stor forskjell på en skole på tolv elever og en stor skole i Oslo, så at systemet har mulighet til å endre maler og slikt tror jeg bare er en fordel, sier Lerberg.
Hun er glad for den gode hjelpen fra Visma under innføringen.
– I innføringsprosessen har kontakten med Visma vært veldig bra. Det er rask respons og du slipper å vente på hjelp eller for å få svar på ting du lurer på.
Digital post og arkivering
Tilgjengeligheten til sikker saksbehandling og korrespondanse på digitale flater fjerner behovet for utskrift av kopi, hente postgang fra elevmappen og påfølgende sikring av dokument og makulering.
– Det er en stor fordel å kunne kjøre alt digitalt istedenfor å printe og poste, sier Lerberg.
Sikker Sak benytter Visma Samhandling Arkiv med sikker sone for arkivering av skolens og elevenes sensitive informasjon. Dette skjer uten at saksbehandlere eller arkivarer trenger å gjøre noe ekstra arbeid. Når saksbehandler ferdigstiller, skjer arkivering automatisk.
Lerberg forteller at de var usikre på om denne typen arkivering var veien å gå, eller om de ønsket å ha alt samlet på ett sted i kommunens arkiv.
– Hele arkiv-verden har gått litt bort fra det at alt skal være samlet på ett sted, Når vi fikk sjekket rundt med referanser og i lovverket, så vi at det ikke var noen grunn til at vi ikke kunne bruke Visma Samhandling Arkiv. Aktiveringen skjer fullstendig uten at vi tenker på det, forklarer Lerberg.
Bevissthet rundt digital sikkerhet og personvern er noe som angår oss alle. Som leverandør av digitale løsninger til oppvekstsektoren er vi opptatt av at våre kunder skal være trygg på at våre løsninger tilfredsstiller de krav som stilles og løser de oppgavene skolen har. Du kan lese mer om Sikker Sak og ta kontakt med oss via våre nettsider om Sikker Saksbehandling i skolen.
