Larvik sparte 400 dagsverk med optimert barnehageopptak

Og 12 prosent av de allokerte søkerne fikk et høyere ønske ved å bruke Visma Optimert Opptak enn ved en tradisjonell manuell tildeling i kommunen.

Våren 2020 har Larvik kommune vært pilot for løsningen Optimert Opptak, som ved hjelp av kunstig intelligens finner en optimal fordeling av barn til barnehager i kommunen. Ved siden av å gjennomføre barnehageopptaket med Optimert Opptak har kommunen gjort det på “gamlemåten”, allokert ett og ett barn i en og en barnehage.

Resultatene etter piloten viser at å gjøre en prøvetildeling på “gamlemåten” tok kommunen 400 dagsverk. Prøvetildeling med Optimert Opptak ble gjort på under 10 sekunder. I tillegg til spart tid fikk også 12 prosent av de allokerte søkerne et høyere ønske enn ved tradisjonell tildeling. 

Mona Lisbeth Haug, Rådgiver Fellesfunksjon Barnehage i Larvik kommune forteller at opplevelsen med Optimert Opptak absolutt er positiv.

– Tradisjonell prosess er tidkrevende, med mange personer involvert. Optimereren gjorde denne prosessen raskt og effektivt.

Løsningen Optimert Opptak tar alltid hensyn til en rekke kriterier og resultatene fra Larvik viser at:

  • 100 prosent av barnehagenes definerte vedtekter ble overholdt
  • Alle barn fikk det høyeste mulige ønsket tildelt
  • Ingen barnehagers kapasitet ble oversteget 

Ser ingen ulemper

Haug forteller at Optimert Opptak vil gi mer effektivitet, og mer tid til andre oppgaver.

– Den første runden med tilbud av plass går for så vidt greit. Det er alle rundene i etterkant, med å sikre at alle med rett til plass får et tilbud som er mest tidkrevende. Jeg kan per nå ikke se de store ulempene med en optimert prosess.

En optimiert prosess gjør alt maskinelt, alle søknader behandles på lik linje, hvor man oppnår
score etter satte kriterier/forutsetninger.

– Et scoresystem som sikrer at de med høyest prioritet kommer først. Man sikrer flest mulig plass der de ønsker mest.

Barnehageopptaket kan karakteriseres som en innviklet kabal der søkernes ønsker skal oppfylles uten å overstige kapasitetsbegrensningene til barnehagene. I tillegg er det en jungel av vedtekter som regulerer hva slags prioritet ulike barn har under opptaket, noe som gjør kabalen ekstra vanskelig. Les mer om hvordan kunstig intelligens kan forenkle opptak til barnehager her.

God informasjon er avgjørende

Haug tror enkelte barnehagestyrere kan føle at de mister oversikten ved å automatisere
opptaket.

– Det er ingen grunn til det da man får fordelingen lagt i prøvetildeling, med mulighet
for å endre før tildelingsbrev sendes ut.

Hva kan bli bedre? Hvordan kan vi videreutvikle løsningen?

– Jeg vet vi diskuterte dette med antall plasser som legges i Flyt Barnehage (VFB) i forhold til store og små barn. Noen barnehager hos oss har delt inn avdelingene etter små og store. Det kan i noen tilfeller gi utslag i at for eksempel flere små barn blir tildelt plass til barnehagen enn det de i realiteten har plass til, fordi VFB ikke skiller på små store.

Funksjonalitet som skiller mellom små og store barn er nå lagt til i Optimert Opptak.

Ta kontakt dersom du vil vite mer om Optimert Opptak for barnehage. 

Ta kontakt

0