For dere som fortsatt lurer på om man vil lykkes med å innføre eFaktura i B2B sammenheng kan jeg meddele at eFaktura i Norge allerede er en suksess. I Europeisk sammenheng har vi blitt løftet frem som de beste i klassen på eFaktura i artikkelen «Electronic invoicing in Norway, a story of success» publisert på PEPPOL sin hjemmeside. Artikkelen ble skrevet i 22 januar 2014. Etter dette sier statistikken at antallet virksomheter som har registrert seg med eFakturaadresse i ELMA har økt fra 10 000 til nærmere 30 000. Vi i Visma ser også en sterk økning blant våre kunder som benytter Visma Proceedo fakturahåndtering. Våre kunder har i dag i gjennomsnitt 54 % inngående eFaktura, altså er volumet på eFaktura høyere enn papirfakturaer som er skannet og tolket blant våre kunder.
Det er to hovedårsaker til hvorfor suksessen er større i Norge enn ellers i Europa. Det ene er ELMA, et register som inneholder adressen til selskaper som ønsker å motta efaktura. Nordea benytter Visma Proceedo fakturahåndtering og har en andel eFaktura på 75 %. Øystein Engen (leder av Procurement Services i Nordea Norge) forteller følgende om effekten av ELMA-registeret i et intervju: «En av de første EHF fakturaene vi mottok var fra noen elever som hadde utført arbeid i forbindelse med Operasjon Dagsverk. All informasjon var korrekt og dette er et eksempel på at man ikke trenger kompliserte fakturasystemer for å sende en e-faktura og hvordan ELMA-registeret fungerer, forteller han».
Det andre er at Staten innførte krav om eFaktura i 2012. Dette har vært en stor pådriver for det økende antallet transaksjoner av eFaktura i Norge. Dog er det interessant å merke seg er at hele 94 % av de registrerte i ELMA er private virksomheter.
Hvilke besparelser kan man oppnå ved å gå over til eFaktura?
Kostnaden per inngående faktura blir lavere, sammenligner vi prisen med hva det vil koste å outsource skanning og tolkning ser man at besparelsene er store.
Med eFaktura vil man oppnå høyere kvalitet på datafangsten. Dette gir bedre forutsetning for automatisering av inngående fakturaflyt. Benytter man for eksempel et fakturahåndteringssystem som Visma Proceedo vil automatisk kontering på linjenivå bli 100% nøyaktig i motsetning til en skannet og tolket faktura. Som følge av dette vil det være muligheter for å automatisere en fordeling av totalsummen over flere kontoer ut i fra artikkelnummeret. Denne prosessen ble kanskje ikke alltid gjennomført tidligere fordi fordelingen over kontoer måtte gjøres manuelt. Samtidig vil man med «riktig» kontering også legge et bedre grunnlag for mer nøyaktig spend management.
En annen gevinst som Engen trekker frem i intervjuet er at den korte behandlingstiden gjør at fakturaen blir betalt i rett tid. Engen sier følgende: «Ved bruk av eFaktura og abonnement går tiden som brukes til manuell håndtering ned og i mange tilfeller så er behandlingstiden praktisk talt ikke-eksisterende. Man unngår den vanlige behandlingstiden man har ved skanning og tolkning. Med god oversikt over fakturastrømmen kan man også lettere forhandle frem gunstige avtaler med leverandører fordi man kan tilby kortere betalingstid, avslutter Engen». Engen sine uttalelser er i tråd med statistikk vi har hentet fra fakturahåndteringssystemet Visma Proceedo. Rapporter vi har tatt ut viser at en skannet faktura håndteres i løpet av 6 dager, mens en eFaktura håndteres i løpet av 3,9 dagar i gjennomsnitt blant våre kunder.
Det store spørsmålet er: hvor er din bedrift i dag? Er inngående eFaktura ikke eksisterende er det nå på tide å hoppe. Som sagt er det nærmere 30 000 som har registrert seg i ELMA. Det er mange som har tatt steget og henter store gevinster i dag, mulighetene er tilrettelagt også for din bedrift.
Les mer om hva Visma tilbyr på visma.no/fakturering
