Enklere hverdag med nytt skoleadministrativt system for privatskole

privatskole skoleadministrativt system

– Det skole skoleadministrative systemet fra Visma er både arbeids- og tidsbesparende. Spesielt ved avslutning og på begynnelsen av et nytt skoleår.

Etter at Hamar Montessoriskole gikk til anskaffelse av Visma Flyt Skole i 2017 har lærerne og administrasjonen spart seg for mye arbeid, som igjen gir mer tid til elevene.

– Det viktigste behovet som Visma Flyt Skole dekker er samarbeidet mellom hjem og skole. Det er enkelt å nå ut til alle foresatte på både sms, melding og mail. Vi kan enkelt få oversikt over samtykke. Samtidig er det et sikkerhetsnett, fordi all kommunikasjon lagres, sier Grete A. Lervik, assisterende rektor ved Hamar Montessoriskole.

Et godt skoleadministrativt system er viktig både i det kommunale og det private. Det forenkler og effektiviserer skolehverdagen for administrasjon og skoleledelse samt lærere, elever og foresatte.

– Visma Flyt Skole er både arbeids- og tidsbesparende. Spesielt ved avslutning og på begynnelsen av et nytt skoleår. Før vi fikk Visma Flyt Skole hadde vi ikke et digitalt skoleadministrativt system. Da var vi avhengig av excel-ark og word-tabeller samt ansattes kompetanse på disse områdene. Dette var ikke stabilt, forklarer Lervik, og legger til: 

– Hvilken elevliste var den sist oppdaterte? Slike problemer finnes ikke lenge. Trygt lagringssystem, som vi får med Visma Flyt Skole, er vi avhengig av i forhold til GDPR. Det er også viktig at det er profesjonelle som oppdaterer systemet i henhold til gjeldende regelverk.

Lervik trekker også frem muligheten for å hente ut lister, også i excel, som et veldig godt hjelpemiddel både for lærerne og skoleadministrasjonen i det skoleadministrative system.

Skole-hjem-kommunikasjon 

Lervik forteller at samarbeidet mellom hjem og skole er det viktigste behovet Visma Flyt Skole dekker for dem. 

Grete A. Lervik

– Før vi begynte med Visma Flyt skole var kontaktmulighetene mellom skolen og foresatte mye mer problematisk. Det måtte opprettes lister i excel, word-tabeller og maillister. Her var det fare for feiltrinn på flere områder, sier hun.

– Det at lærerne får raskt kontakt med foresatte og omvendt er en stor fordel. Samtidig er den kommunikasjonen dokumentert i systemet, og den viser trygt og rask oversikt over fraværet til elevene. Det er også lett å forstå for foresatte. De må ta ansvar for å oppdatere sin egen informasjon og samtykke.

Lervik forteller at lærerne liker løsningen godt og at det har blitt enklere for faglærere å samarbeid med tanke på tilbakemeldinger og vurderinger i ulike fag. 

– Det tok litt tid å komme seg inn i løsningen for noen, men nå glir det godt. Det er også et system som gjør at vi har all informasjon vi trenger uten at vi må sitte på skolen å jobbe. Det har vært viktig siden Covid-19 har satt en rekke begrensninger for å samles. I den perioden vi har vært gjennom nå har det blitt tydelig hvor viktig det er med en skyløsning, der vi kan få tak i all nødvendig informasjon uavhengig hvor de ansatte befinner seg. 

Oppstart

Den assiterende rektoren forteller om god hjelp ved innføring og oppstart av Visma Flyt Skole.

– I starten tok vi bare i bruk infokanalene om elevene, kommunikasjonsløsningen med foresatte, samt fraværsløsningen. Vi fikk god hjelp av Visma support i forhold til import av elevlister. Vi brukte eksisterende elevlister, så redigeringen av kontaktinfo ble gjort av skolen. Foresatte var relativt flinke til å legge inn samtykke. 

Dette året har skolen tatt i bruk mer funksjonalitet.

– I år tar vi i bruk vurderingsløsningen, samt karakterer. Muligheten til å hente ut karakterkort og vitnemål er fantastisk. Tidligere har vi gjort dette manuelt.  

Har dere noen innvendinger mot skole-løsningen?

– Vi har ikke prøvd ut alt. Det er ikke alt som er åpnet for oss som er en privat skole.

Dette er en kjent problemstilling for flere da mye funksjonalitet er tilkommet Visma Flyt Skole, og stadig kommer det ny funksjonalitet. Noen av funksjonene kan heller ikke aktiveres før skolen starter med Min Skole, den tilhørende mobil-applikasjonen.

Ønsker du å vite mer om Visma Flyt Skole? Les mer på våre nettsider og ta kontakt med oss.

Les mer

1