Visma Blogg

Optimering gjør barnehageopptaket til en lek

Optimert barnehageopptak med AI

Optimert Barnehageopptak presenterer et forslag til tildeling av barnehageplass til alle søknader på sekunder, og frigjør derfor tid for både barnehagestyrere og ansatte i kommunen.

Barnehageopptaket er en tidkrevende prosess for norske kommuner. Det at den er så tidkrevende er også en av hovedutfordringene med selve opptaket. Hvor lang tid hver kommune bruker varierer selvfølgelig mye ut fra størrelse og innbyggertall, men vi snakker om alt fra dager, til uker, til og med måneder enkelte steder, før opptaket regnes som ferdig.

Barnehageopptaket er nemlig ikke så rett frem at det bare er å plassere ett og ett barn i én og én barnehage. Det er mange hensyn å ta for å sikre en allokering av alle barna som oppfyller de kommunale og private barnehagenes vedtekter, samt at flest mulig får oppfylt sine ønsker for barnehage. I tillegg er det en jungel av vedtekter som regulerer hva slags prioritet ulike barn har under opptaket, noe som gjør opptaket ekstra vanskelig.

Optimert Opptak

Optimering innebærer å søke etter en best mulig løsning på komplekse problemstillinger, underlagt bestemte begrensninger. Disse problemstillingene finnes overalt i hverdagen. Enten det er å planlegge pasientbesøk i hjemmetjenesten, legge turnus for ansatte på et sykehus eller å fordele barn til barnehager i en kommune. Felles for slike problemene er at de har et mål, og at det ikke er tilstrekkelig å replikere vurderingene og resultatene fra tidligere runder. 

Optimeringsløsninger, eller kunstig intelligens, egner seg godt når det finnes flere måter å løse et problem på, der man er ute etter den løsningen som oppfyller kravene og målene best. Der hvor norske kommuner frem til nå ved manuelt arbeid har allokert barn til barnehager, finnes det nå en alternativ metode. 

Optimert Opptak er en tilleggsmodul til barnehagesystemet Visma Flyt Barnehage som presenterer et forslag til tildeling av barnehageplass til alle søknader på sekunder, og frigjør derfor tid for både barnehagestyrere og ansatte i kommunen. I tillegg kan foresatte få svar på opptaket i løpet av kortere tid.

Men målet med opptaksoptimering er ikke kun å utføre opptaket raskest mulig. Det handler om å sikre en rettferdig fordeling og å oppfylle ønskene til så mange søkere som mulig. Og basert på avanserte algoritmer, vil optimereren alltid finne den optimale tildelingen av barn til barnehager.

Ønsker du å vite mer om optimert barnehageopptak, og få en visning av løsningen, kan du gjøre det på våre nettsider om barnehageopptak.

Prioritering

Optimert Opptak sørger for å produsere den optimale allokering av barn til barnehagene i kommunen. For å gjøre dette tar løsningens algoritmer hensyn til barnas score i hver barnehage – hvor høy rangering de har – og sørger for at barn med høyere rangering alltid prioriteres på bekostning av barn med lavere rangering. Denne rangeringen lages ut fra følgende kriterier:

  • Lovpålagte krav
  • Barnehagens vedtekter
  • Barnehagens kapasitet
  • Søkerens ønsker
  • Heltids- og deltidsplasser
  • Reisetid
  • Alder
  • Oppstartsdato

Optimeringen støtter også muligheten for å legge inn en spesifikk kapasitet forbeholdt små eller store barn. 

Med dette i bakhodet, tildeler Optimert Opptak barnehageplass basert på søkernes prioritere barnehager og barnehagedager, og sørger for at så mange barn som mulig får et så høyt mulig ønske som mulig.

Etterprøve resultatet

Ved bruk av avanserte algoritmer returnerer altså Optimert Opptak en oversikt over hvilke barn som bør plasseres i hvilken barnehage, basert på en rekke kriterier som sørger for at alle lover og regler blir fulgt.

En utfordring ved den tradisjonelle og manuelle metoden har vært å etterprøve resultatet. Hva skjer hvis foresatte klager til kommunen? Flere kommuner peker på denne utfordringen, og det å skulle forklare, eksempelvis overfor foresatte, hvorfor en gitt plass er blitt tildelt. Dette vil for en del kommuner kreve at man nærmest går over det arbeidet man har gjort med lupe, for å verifisere at tildelingen av barnehageplasser er som den skal. Og i en så komplisert prosess som barnehageopptaket er i mange kommuner, er det ikke nødvendigvis slik at man har funnet den optimale løsningen, på tross av iherdig jobb, og at de foresatte kanskje har en god sak.

Optimert Opptak sikrer en objektiv vurdering av alle søknader. Den kanskje største fordelen er at den alltid finner den optimale fordelingen av barn til barnehager, der alle, både de kommunale og private barnehagenes vedtekter, er opprettholdt. Og man kan enkelt generere en automatisk begrunnelse på hvorfor en gitt tildeling har blitt utført, noe som gjør det enkelt for kommunen å etterprøve resultatet.

Se visning av løsningen

6