Hva skal til for å skape kostnadseffektive innkjøp?
– Kostnadseffektive innkjøp forutsetter en god og gjennomtenkt strategi. Mange undervurderer tiden som går med til å bygge opp både kompetanse i bransjen og de ulike produktene og tjenestene som skal kjøpes. Noe som er nødvendig for å sikre gode avtaler.
Dessverre er det slik at innkjøp av f.eks. kontormateriell, telefoni, forretningsreiser og renhold, ikke får like mye oppmerksomhet som innkjøp knyttet til kjernevirksomheten. Ved å ta dette litt ubevisste valget går man glipp av mange mindre besparelser som til sammen utgjør større kutt i kostnadsbasen.
Noen tenker kanskje at man finner billigere leverandører og produkter på egenhånd. Og mange gjør innkjøp etter innfallsmetoden uavhengig av selskapets avtaler og leverandører. Hvilke konsekvenser kan dette få?
– Det hersker ofte en endringsvegring innad i bedriftene. Man vil aller helst gjøre som man alltid har gjort. Det er fort å glemme at prisene ikke er den eneste faktoren her. Man bør også inkludere tiden det tar når en ansatt leter etter ulike leverandører og produkter, i stedet for å benytte seg av selskapets allerede fremforhandlede avtaler, eller et innkjøpssamarbeid. I tillegg kommer kostnader forbundet med ekstra ressursbruk ved fakturabehandling og betaling utenfor standardrutinene. Å ikke benytte seg av de fremforhandlede avtalene vil i lengden utgjøre en kostnad i seg selv.
Ikke alle har mulighet eller ressurser til å bygge opp nødvendig kompetanse innad i bedriften. Kan man fortsatt få på plass en kultur for verdiskapende innkjøp?
– Ja, har du ikke tid eller mulighet til å forhandle avtaler på egenhånd, finnes det innkjøpseksperter som forhandler gode avtaler på vegne av andre og som ivaretar alle trinn som er nødvendige for konkurransedyktige avtaler. Mange velger dette som et godt alternativ for å kunne fokusere ytterligere på egen kjernevirksomhet, og på den måten spare både tid og penger.
Kostnadseffektive innkjøp kan bidra til å bedre bunnlinjen og resultatet i bedriften. I bunn og grunn dreier god økonomistyring seg om positive tall på bunnlinjen. Redusert administrasjon i forbindelse med innkjøp og fakturahåndtering gjør at bedriften din kan fokusere på kjernevirksomheten og dermed øke driftsinntektene. Visma Proceedo er i denne sammenheng et verktøy som kan benyttes for å effektivisere prosesser knyttet til prosessen – fra behov til betaling.
Hvilket forhold har du til kostnadsbesparelser? Små grep kan gi store resultat, avslutter Gjeldokk.
Les vår guide hvor vi har definert ni tiltak for å skape en kostnadseffektiv innkjøpsfunksjon.
