Fra reaktive til strategiske innkjøp gjennom systemstøtte

Fra reaktive til strategiske innkjøp gjennom netthandel

Mange innkjøpsavdelinger jobber i dag lite effektivt og fungerer mer som en anskaffelsesfabrikk enn en proaktiv innkjøpsenhet som leverer på strategiske beslutninger. Men hvilke forutsetninger må på plass for å jobbe mer strategisk?

Les hvordan du kan effektivisere hele innkjøpsprosessen fra behov til betaling.

En kompetent bedrift gir høy innkjøpsmodenhet

Begrepet «innkjøpsmodenhet» brukes som et  måleverktøy for å bedømme bedriftens kompetanse når det gjelder innkjøp. Bedrifter med høy kompetanse har gode forutsetninger for å nå de strategiske innkjøpsmålene.

Svenskt Näringsliv (det svenske motstykket til Norsk Industri) gir eksempler på to typer prosesser som bidrar til høy innkjøpsmodenhet i virksomheten:

  1. Tilretteleggende prosesser
  2. Strategiske prosesser

Tilretteleggende prosesser

Skal man bygge hus, må man begynne med fundamentet. Det samme gjelder innkjøp. Tilretteleggende prosesser sikrer et stabilt grunnlag for resten av innkjøpsarbeidet og innebærer gode innkjøpsrutiner og retningslinjer som implementeres gjennom et innkjøpssystem. For å få til en effektiv innkjøpshåndtering må man ha en funksjonell IT-støtte.

Det gjelder å ha IT-løsninger som gir brukerne i organisasjonen verktøyene de trenger for å gjøre innkjøp riktig. Ved å gi de ansatte tilgang til kun de innkjøpsavtalene bedriften har forhandlet frem sikres avtalelojalitet og økt effektivitet. Samtidig får du som innkjøpsansvarlig kontroll over alle kostnadene.

Når innkjøpssystemet er på plass og brukes aktivt i virksomheten, er det enkelt å få tilgang til fullstendige data som viser innkjøpsmønster. Dermed er også grunnlaget lagt for å jobbe strategisk som innkjøpsorganisasjon.

Strategiske prosesser

For å bidra strategisk i bedriften er det viktig at å sette overordnene målsetninger for innkjøp i helhet og for hver innkjøpskategori. Når du vet nøyaktig hva du ønsker å oppnå, får du langt mer utbytte av å gjøre vurderinger av hva du kjøper, hvem du handler fra, hvem som står for innkjøpet og hvor mye som kjøpes inn.

Se også fremforhandlede innkjøpsavtaler for bedrifter

Når innkjøpssystemet og verktøyet for forbruksanalyse snakker samme språk og deler informasjon, er resultatet enkelt tilgjengelige data med høy kvalitet. Med de riktige dataene ser du hvilke prosesser som fungerer godt, og hvor du må gjøre endringer for å nå målene dine.

Samtidig må man jobbe mer med analyse av innkjøpskategorier for å få innsikt i hvor man bør bruke ressurser og hvordan du kan optimere leverandørporteføljen ut fra overordnede virksomhetsmål eller politiske målsetninger. I tillegg må man følge opp hvordan leverandørene presterer i avtaletiden, og tilrettelegge for en effektiv leverandørdialog, økt engasjement og bedre avtaler gjennom bruk av riktig datagrunnlag.

Les hvordan du kan sikre strategisk innkjøpsstyring også på mindre kostnadsposter

Systemstøtte og datakvalitet på alle nivåer

Med både tilretteleggende og strategiske prosesser på plass har man forutsetningen for virkelig å bidra strategisk som innkjøpsavdeling.

Ved bruk av skytjenester som dekker prosessen Source to Pay, får bedriften  systemstøtte som sikrer reell datakvalitet, effektivitet og digitalisering. Med en behovstilpasset skyplattform for betaling på alle nivåer – fra bunnen og helt til toppen av organisasjonen.

Les hvordan du kan effektivisere hele innkjøpsprosessen fra behov til betaling