Unngå møteromsløsningene som spiser av de ansattes tid

De første minuttene i et møte kan fort spises opp av oppkobling av teknisk utstyr. Hvis et møte er planlagt å vare i 30 minutter, og 5-10 minutter brukes til å koble opp møtet, vil dette si at opptil 30% av tiden har gått før møtet i det hele tatt har kommet i gang. Et møterom i dag er ikke bare en projektor og skjerm, noe som betyr at det finnes flere tekniske feller som kan stjele de ansattes tid. Vi har snakket med Bent Reno Hansen, salgssjef for digitale løsninger i Digisys. Han har lang erfaring med tilrettelegging av møteromsløsninger.

Direktoratet for forvaltning og IKT gjennomførte i 2015 en undersøkelse om tidstyver hos offentlige ansatte. Undersøkelsen viser at møteromsproblematikk er blant de store tidstyvene i løpet av en arbeidsdag. Møterom er ikke direkte knyttet til driften, men er likevel et strategisk område fordi det er mye tid å spare på å ha effektive og velfungerende møterom. Kanskje er du en av mange som kjenner seg igjen i at det tar tid å koble seg på det tekniske utstyret, ledninger er løse eller at skjermen eller projektoren ikke virker. Alt dette bidrar til å stjele tid og ressurser, som ellers kunne vært frigjort til bedriftens kjernevirksomhet.

Vi har samlet fire tips til hvordan du kan optimalisere og effektivisere møteromsløsningene du har, basert på erfaringene fra Bent Reno Hansen i Digisys.

1: Tenk gjennom hva du skal bruke møterommet til

– For å vite hva du trenger til dine møterom, må det tenkes gjennom hva de forskjellige møterommene skal brukes til. Det er også viktig å tenke på hvordan brukeropplevelsen skal være. Møterommene må tilpasses etter om det skal være foredrag, undervisning, kreative workshops, videomøter eller annet. Det finnes likevel fellesnevnere for hva et tilfredsstillende møterom trenger – nettverk, lyd og bilde, sier Bent Reno Hansen. Et møterom er mangelfullt hvis det ikke er lagt til rette for at de ansatte enkelt kan benytte de. 

2: Få på plass riktig løsning i forhold til bedriftens behov

Nettverk og oppkobling

Først og fremst må et møterom ha nettverk. Møterommene i dag er digitale, og ulike enheter må ha mulighet til å koble seg opp til skjerm. Mange kan nok kjenne seg igjen i at det tar tid å finne ut hvordan bildet skal overføres fra pc-en til skjermen, at de må ha med seg egen overgang i møter, eller at de til og med ikke har fått vist presentasjoner på grunn av manglende tilkobling. En mulig løsning på dette er å innføre trådløs oppkobling, hvor alle mobile enheter og PC`er kan koble seg på.

Lyd og bilde

Mange presentasjoner i dag innehar bilder og video med lyd, i form av blant annet produkt- og firmapresentasjoner. Samtidig er det mange møter som foregår via videokonferanse, Skype eller Google Hangout. I stedet for at de ansatte skal bruke både en halv og hel dag på reiser til møter og seminarer, er det mer effektivt å ha tilrettelagt møterommene med utstyr for videomøter. Hvis det ikke er tilrettelagt for video med høyttalere og mikrofoner, kan du ende opp med å måtte spille av lyd direkte fra høyttaleren på PC`en. Dette er ikke optimalt, da det ikke tilrettelegger for å få frem budskapet på best mulig måte. 

3: Velg selvforklarende løsninger

Nærmest ¼ av ansatte må ringe teknisk support i halvparten av sine møter for å få systemet til å fungere. Det kommer av at de ansatte ikke vet hvordan de skal bruke det. I mange tilfeller er det en IT-kyndig ansatt som er med på å bestemme innkjøp til møterommene. Dette medfører at det blir kjøpt inn teknisk utstyr som er for avansert, og terskelen blir høy for at de ansatte tar det i bruk. Moderne møteromsløsninger bør designes for å gjøre det svært enkelt å starte møter og å bruke utstyret i rommet. Er dette gjort riktig, skal det ikke være behov for opplæring av de ansatte.

4: Oppdater møterommene regelmessig

Salgssjef for digitale løsninger i Digisys, Bent Reno Hansen, anbefaler at møterom bør oppdateres jevnlig og etter maksimalt fem år. Det kommer blant annet av at det stadig kommer nye teknologiske løsninger på markedet, som bør implementeres i møterommene for en enklere hverdag. I virkeligheten er det likevel mange bedrifter som venter helt til noe blir ødelagt før de velger å gjøre noe med det. Da risikerer bedriften at møter og konferanser kan gå tapt, hvis det ikke er andre møterom tilgjengelig der og da. 

Ønsker du hjelp til optimale møteromsløsninger?

Hvis du har møterom som ikke er i bruk i dag fordi teknisk utstyr er ødelagt, eller du mistenker at møterommet er utdatert, kan det være lurt å engasjere en spesialist på møterom. Gevinstene kan være store ved å få på plass møterom som tilrettelegger for samhandling, som de ansatte vet hvordan de skal bruke. Det er mange timer i løpet av et år som kan spares, ved å oppdatere møteromsløsningene din bedrift tilbyr. 

Som kunde av Visma Innkjøpssamarbeid får du markedsledende betingelser på alt du trenger til møterommet. Ønsker du å kartlegge hvordan dine møterom fungerer for de ansatte i dag, kan du få en gratis befaring fra Digisys. Er du kunde av Visma Innkjøpssamarbeid kan du logge inn og aktivere avtalen med Digisys i innkjøpsportalen. Hvis du ikke er kunde kan du kontakte oss via kontaktskjema for et uforpliktende tilbud. 

Ann-Harriet Granberg er Marketing Trainee for Visma Innkjøpssamarbeid. Hun har en bachelor i markedsføring og master i markedsføringsledelse fra Høyskolen Kristiania, samt årsstudium i medievitenskap fra NTNU.
Connect with Ann-Harriet: