For mange bedrifter er tiden moden for å legge kaotiske excel-ark og manuell fakturabehandling i skuffen for godt.
– Jeg vet at mange opplever stor frustrasjon når arbeidsdagen slukes av administrative oppgaver, slik som å håndtere inngående fakturaer fra ulike leverandører, sier Knut Norstad, konsulent i Visma med ansvar for opplæring og materiell knyttet til innkjøp.
Han gir følgende tips til å gjøre innkjøps- og fakturabehandlingen i bedriften enklere og mer lønnsomme:
Kjøp fra færre leverandører
Norstad mener de aller fleste bedrifter er tjent med å automatisere innkjøpsrutinene, slik at mindre tid blir brukt på usystematiske innkjøp fra mange ulike leverandører.
Målet er å handle med færrest mulig leverandører, og få opp volumet fra hver leverandør. Med et eget system for innkjøp legger du til rette for nettopp dette. For uansett hva du skal kjøpe, trenger du kun å logge deg inn i innkjøpssystemet og bestille det derfra.
Knut Norstad, konsulent i Visma
Automatiser innkjøpene
En helelektronisk innkjøpsprosess forenkler både innkjøp og fakturering.
– Du sparer mye tid på å automatisere innkjøpsrutinene, sier Knut Norstad i Visma.
Når en leverandør er valgt av innkjøpsavdelingen, importeres en digital produktkatalog i EHF-format direkte inn i systemet. På den måten kan bedriften samle tilbydere av alt fra kontorrekvisita og skolebøker til medisinsk forbruksmateriell og håndverkstjenester, i en og samme løsning.
Les mer: Effektiviser driften med Visma Enterprise Plus Innkjøp
– Med et godt system for innkjøp, og med et bredt utvalg av leverandører, har du et sted å gå til når noen i bedriften har et behov. De kan søke etter det de trenger via sin egen mobiltelefon eller pc, og trenger ikke å ta stilling til om det er et godt kjøp eller ikke, for alle leverandører er allerede godkjent og kvalitetssikret av innkjøpsavdelingen, sier Norstad.
5 gode grunner til å automatisere innkjøpsprosessen:
– Avtalelojalitet
– Frigjort tid
– Bedre økonomistyring
– Kontroll og oversikt
– Statistikk og rapportering
Spar verdifull arbeidstid
Automatisert innkjøpssystem betyr at det er slutt på at de ansatte tar seg en tur i butikken for å handle inn kontorrekvisita eller annet utstyr. Og stabsfunksjonen i innkjøpsavdelingen slipper å ha kontroll på mange små og store leverandører uten et godt system.
– Kanskje er ikke prisen på kulepennene så mye dyrere i vanlig butikk, men den ansatte bruker tid på selve innkjøpet, og på å føre utlegg i etterkant, som igjen må godkjennes av andre. Alt dette sparer bedriften inn med et automatisert innkjøpssystem, sier Norstad.
Unngå unødvendige innkjøp
Elektroniske systemer som Visma Enterprise Innkjøp muliggjør at ordren godkjennes i systemet, før den er sendt. På den måten kan man enkelt stanse påbegynte innkjøp som bedriften ikke trenger.
– Uten et godt system for dette, kommer godkjenningen ofte først når fakturaen foreligger, og da er det mye vanskeligere å reversere innkjøpet, sier Knut.
Fakturaen for innkjøpet kommer også via systemet, som en EHF-faktura. EHF-formatet benyttes hele veien, det betyr at ordren som sendes og fakturaen som kommer tilbake, snakker samme språk og sjekkes mot hverandre automatisk.
– Stemmer mottak og faktura overens, legges fakturaen direkte til betaling. Er det avvik sendes den til manuell behandling, sier han.
Tid er penger
Med femten års erfaring med innkjøp i ulike bedrifter, har Norstad sett hvor mye tid det potensielt er å spare på gode tekniske løsninger.
Et elektronisk fakturasystem krever at bedriften har en innkjøpsavdeling med en stabsfunksjon som sørger for at avtalene som ligger inne er aktive og oppdatert med riktig pris.
– Det krever også litt endringsledelse, slik at alle i bedriften får nye rutiner for innkjøp. Har du dette på plass, kan de ansatte bruke tid på det de egentlig skal jobbe med, og det er gunstig for alle, sier Norstad.
