Skip to main content

Sykehuspartner digitaliserer ansettelsesprosessen med Visma

For sykehusene er det viktig at det administrative fungerer smidig og effektivt slik at de kan bedre konsentrere seg om sin hovedoppgave: pasientbehandlingen. Visma og Sykehuspartner har det siste året samarbeidet om å digitalisere ansettelsesprosessen ved alle sykehus i Helse Sør-Øst.

Digital ansettelse

– Det viktigste for oss er at helseforetakene ikke bruker unødig tid på administrative oppgaver. Hovedfokus skal til enhver tid være pasientbehandling, sier tjenesteansvarlig i Sykehuspartner, Inger Lise Lind.

Sykehuspartner leverer tjenester innen IKT, prosjekt, logistikk/økonomi og HR til alle sykehusene i Helse Sør-Øst, og er en stor organisasjon som årlig sender ut ca. 30 000 arbeidsavtaler. For å redusere manuelt arbeid forbundet med ansettelser ble det inngått et samarbeid med Visma. Med på laget var også Oslo Universitetssykehus, Vestre Viken og Sykehuset i Vestfold.

Ny digital arbeidsflyt

Sykehuspartner har som mål å effektivisere så mye som mulig, men har vært tydelig på at de ikke ønsker endring bare for å endre – det må bidra til en reell gevinst. De ønsket å forenkle hele verdikjeden i en ansettelsesprosess, både for ledere, HR avdelinger, arkiv, bedrifthelsetjenesten og andre involverte. Målet er å skape en ny digital arbeidsflyt slik at ansatte kan bruke tiden sin så fornuftig som mulig.

Se webinar: Digital Ansettelse med Bluegarden Lønn og HR

En av utfordringene på sykehusene ligger i det voksende omfanget av personal-administrativt arbeid for ledere. Arkivtjenesten gjør også mye manuelt arbeid fordi det produseres mange dokumenter i ulike systemer. I tillegg får HR-avdelingene stadig flere oppgaver av mer kompleks karakter. En ny og bedre digital arbeidsflyt har dermed stort potensiale til å frigjøre bruk av tid og ressurser på unødvendige manuelle prosesser ved sykehusene.

Vellykket pilotperiode

Sykehuset i Vestfold (SiV) var første sykehus ut i pilot. SiV er et «lite» foretak i Helse Sør-Øst med rundt 5600 ansatte og 230 ledere på fire ulike nivåer. SiV sender ut rundt 2000 arbeidsavtaler i året. I startfasen av prosjektet gjennomgikk representanter fra HR, arkiv og ledere i SiV alle ledd i dagens arbeidsprosess. Representanter fra Sykehuspartner og Visma var også med.

– Det er viktig at prosesser og teknologi henger sammen, sier Inger Lise.

«Det er viktig at prosesser og teknologi henger sammen.»

Inger Lise understreker at det er nødvendig å se på helheten – man kan ikke bare implementere ny teknologi i gamle prosesser. Ved å kartlegge prosessene fikk de et tydeligere bilde på hvordan arbeidsflyten faktisk så ut. Det gjorde det enklere å komme opp med ideer til nye, forenklede prosesser.

– Arbeidsgruppen var essensiell for å få gevinst i andre enden. Det ga oss bedre forståelse for hvem som gjør hva i alle ledd i prosessen. Dette var viktig før man innførte teknologien senere, sier Kjersti Høyen, seksjonsleder HR-Personal ved SiV.

Sykehuspartner og Visma gjennomgikk den tekniske biten i ukentlige møter i løpet av pilotperioden. De opplevde at løsningen var tidlig teknisk stabil, og fikk dermed oppskalert piloten raskt slik at resten av foretaket kunne ta i bruk løsningen tidligere enn forventet.

Gevinster i alle ledd

Kjersti forteller at endringen i arbeidsprosesser har vært stor for HR-avdelingen. De jobber nå med en helt ny arbeidsflyt. For HR-avdelingen er færre manuelle prosesser et ledd i økt fokus på kvalitet. I tillegg arbeides det kontinuerlig med å finne løsninger som forenkler hverdagen til ledere og ansatte ved sykehuset.

For lederne betyr automatisering av prosessene at de får mer tid til å ta vare på de ansatte, slik at de ansatte igjen kan bedre ta vare på pasientene. Gevinsten for ledere ligger også i gjenbruk av informasjon. Tidligere har mye av ledernes tid gått til å fylle ut skjemaer i Word manuelt både for å sikre de formelle kravene ved ansettelse, men også for å gjennomføre de praktiske oppgavene som for eksempel tilgangsstyring. Dette gjør at lederne har måttet legge inn samme informasjon flere steder. Nå som alt er i ett system behøver lederne kun å gjøre jobben én gang, noe som er svært tidsbesparende.

For lederne betyr automatisering av prosessene at de får mer tid til å ta vare på de ansatte, slik at de ansatte igjen kan bedre ta vare på pasientene.

– Tilbakemeldingene fra lederne så langt viser at de er veldig fornøyde med den nye løsningen. Alt går mye raskere, og systemet oppleves som svært enkelt å bruke, forteller Kjersti.

Digital signering er i tillegg en stor fordel for jobbkandidaten. Kjersti forteller at flere av søkerne har uttrykt at de opplever kandidatopplevelsen som ryddig og profesjonell. Løsningen oppleves som intuitiv og enkel.

– Nå kan en ferdig signert kontrakt være på plass i HR-portalen i løpet av et kvarter, sier Kjersti.

Veien videre

Sykehuspartner jobber nå sammen med Visma med å utvikle en integrasjonsløsning mellom sak/arkivsystem og HR-Portalen. Dette vil gjøre at de som jobber med arkivering slipper å manuelt arkivere alle dokumentene i en ansettelsessak som vil være svært ressursbesparende for helseforetakene.

Vil du vite mer om hvordan løsningen fungerer?

Les mer om digital ansettelse her

Mest populære