Sykehuspartner digitaliserer ansettelsesprosessen med Visma

– Det viktigste for oss er at helseforetakene ikke bruker unødig tid på administrative oppgaver. Hovedfokus skal til enhver tid være pasientbehandling, sier tjenesteansvarlig i Sykehuspartner, Inger Lise Lind.

Sykehuspartner leverer tjenester innen IKT, prosjekt, logistikk/økonomi og HR til alle sykehusene i Helse Sør-Øst, og er en stor organisasjon som årlig sender ut ca. 30 000 arbeidsavtaler. For å redusere manuelt arbeid forbundet med ansettelser ble det inngått et samarbeid med Visma. Med på laget var også Oslo Universitetssykehus, Vestre Viken og Sykehuset i Vestfold.

Ny digital arbeidsflyt

Sykehuspartner har som mål å effektivisere så mye som mulig, men har vært tydelig på at de ikke ønsker endring bare for å endre – det må bidra til en reell gevinst. De ønsket å forenkle hele verdikjeden i en ansettelsesprosess, både for ledere, HR avdelinger, arkiv, bedrifthelsetjenesten og andre involverte. Målet er å skape en ny digital arbeidsflyt slik at ansatte kan bruke tiden sin så fornuftig som mulig.

Se webinar: Digital Ansettelse med Visma Multi

En av utfordringene på sykehusene ligger i det voksende omfanget av personal-administrativt arbeid for ledere. Arkivtjenesten gjør også mye manuelt arbeid fordi det produseres mange dokumenter i ulike systemer. I tillegg får HR-avdelingene stadig flere oppgaver av mer kompleks karakter. En ny og bedre digital arbeidsflyt har dermed stort potensiale til å frigjøre bruk av tid og ressurser på unødvendige manuelle prosesser ved sykehusene.

Vellykket pilotperiode

Sykehuset i Vestfold (SiV) var første sykehus ut i pilot. SiV er et «lite» foretak i Helse Sør-Øst med rundt 5600 ansatte og 230 ledere på fire ulike nivåer. SiV sender ut rundt 2000 arbeidsavtaler i året. I startfasen av prosjektet gjennomgikk representanter fra HR, arkiv og ledere i SiV alle ledd i dagens arbeidsprosess. Representanter fra Sykehuspartner og Visma var også med.

– Det er viktig at prosesser og teknologi henger sammen.

Inger Lise Lind, Tjenesteansvarlig i Sykehuspartner

Inger Lise understreker at det er nødvendig å se på helheten – man kan ikke bare implementere ny teknologi i gamle prosesser. Ved å kartlegge prosessene fikk de et tydeligere bilde på hvordan arbeidsflyten faktisk så ut. Det gjorde det enklere å komme opp med ideer til nye, forenklede prosesser.

– Arbeidsgruppen var essensiell for å få gevinst i andre enden. Det ga oss bedre forståelse for hvem som gjør hva i alle ledd i prosessen. Dette var viktig før man innførte teknologien senere, sier Kjersti Høyen, seksjonsleder HR-Personal ved SiV.

Sykehuspartner og Visma gjennomgikk den tekniske biten i ukentlige møter i løpet av pilotperioden. De opplevde at løsningen var tidlig teknisk stabil, og fikk dermed oppskalert piloten raskt slik at resten av foretaket kunne ta i bruk løsningen tidligere enn forventet.

Gevinster i alle ledd

Kjersti forteller at endringen i arbeidsprosesser har vært stor for HR-avdelingen. De jobber nå med en helt ny arbeidsflyt. For HR-avdelingen er færre manuelle prosesser et ledd i økt fokus på kvalitet. I tillegg arbeides det kontinuerlig med å finne løsninger som forenkler hverdagen til ledere og ansatte ved sykehuset.

For lederne betyr automatisering av prosessene at de får mer tid til å ta vare på de ansatte, slik at de ansatte igjen kan bedre ta vare på pasientene. Gevinsten for ledere ligger også i gjenbruk av informasjon.

Tidligere har mye av ledernes tid gått til å fylle ut skjemaer i Word manuelt både for å sikre de formelle kravene ved ansettelse, men også for å gjennomføre de praktiske oppgavene som for eksempel tilgangsstyring. Dette gjør at lederne har måttet legge inn samme informasjon flere steder. Nå som alt er i ett system behøver lederne kun å gjøre jobben én gang, noe som er svært tidsbesparende.

For lederne betyr automatisering av prosessene at de får mer tid til å ta vare på de ansatte, slik at de ansatte igjen kan bedre ta vare på pasientene.

– Tilbakemeldingene fra lederne så langt viser at de er veldig fornøyde med den nye løsningen. Alt går mye raskere, og systemet oppleves som svært enkelt å bruke.

Kjersti Høyen, Seksjonsleder HR-Personal ved SiV

Digital signering er i tillegg en stor fordel for jobbkandidaten. Kjersti forteller at flere av søkerne har uttrykt at de opplever kandidatopplevelsen som ryddig og profesjonell. Løsningen oppleves som intuitiv og enkel.

– Nå kan en ferdig signert kontrakt være på plass i HR-portalen i løpet av et kvarter.

Kjersti Høyen, Seksjonsleder HR-Personal ved SiV

Veien videre

Sykehuspartner jobber nå sammen med Visma med å utvikle en integrasjonsløsning mellom sak/arkivsystem og HR-Portalen. Dette vil gjøre at de som jobber med arkivering slipper å manuelt arkivere alle dokumentene i en ansettelsessak som vil være svært ressursbesparende for helseforetakene.