jobbintervju

Oppfølging av sykefravær – kunsten å gjennomføre gode samtaler

Førstesidesaken til Dagens Næringsliv 29. mars i år var sykefravær, med tittelen «Vi trenger forståelse, ikke pekefingre». Innovasjon Norge-sjef Anita Krohn Traaseth var provosert av FrP-veteran Carl I. Hagens uttalelse om at sykefravær ville gått ned hvis flere sykmeldte hadde klart å ta seg sammen.

Sykefravær er kostbart

Norske myndigheter ser hvor kostbart sykefravær er både for arbeidsgivere og for samfunnet som helhet. Forskningsinstitusjoner har utarbeidet analyser som legges til grunn for hva som skal til for å få til vellykket oppfølging av sykefravær, som videre har ført til lovbestemt oppfølging av sykemeldte. Alle retningslinjer, veieldningsbeskrivelser og verktøy som skal være til hjelp for å få sykemeldte tilbake i jobb, og hvordan ledere skal følge opp, er utarbeidet og gjort tilgjengelige for alle arbeidsgivere og arbeidstakere i Norge. Hva er neste steg?

Den viktige samtalen

Det vi vet virker, og som er forskningsmessig anerkjent, er god dialog mellom leder og medarbeider ved sykefravær.
International Research Institute i Stavanger sier i sitt forskningsprosjekt om inkluderende arbeidsliv at «ledelsen fra topp til gulv må ha tillit hos de ansatte, være oppriktig engasjert i å gjennomføre inkluderende arbeidsliv, ha god kommunikasjon med arbeidstakerne og ha gode kunnskaper og kompetanse på området». Samtalene med den sykemeldte er det viktigste virkemiddelet en leder har i oppfølgingen av sykefravær. For at disse skal bli gode krever det at lederen har god kunnskap om samtaleteknikk:

  • 93 % av all kommunikasjon mellom mennesker er non-verbal
  • 38 % er stemmeleie
  • 55 % er kroppsspråk
  • De resterende 7 % er ordene som blir sagt

Det vil si at når du snakker med en medarbeider med sykefravær er det i liten grad ordene som blir sagt som er avgjørende, men hvordan du sier dem. Med dette som bakteppe sier det seg selv at bevissthet rundt formidlingen er vesentlig for at den du snakker med skal motta budskapet ditt i tråd med intensjonen din.

Det vil alltid være risiko for at mottakeren misforstår eller mistolker budskapet ditt.  Det kan handle om hvordan du gestikulerer, at du snakker med høy eller lav stemme, snakker fort eller sakte. Å sitte med ansiktet bak en pc eller å taste på mobilen samtidig som du snakker, påvirker også hvordan mottakeren oppfatter budskapet ditt. Det er imidlertid grep som kan tas for å minimere sjansen for mistolkninger. Å la medarbeideren snakke mest mulig ved at du lytter aktivt gir et godt utgangspunkt for god dynamikk i samtalen.

Lytter du?

Å lytte aktivt betyr ikke at du ikke skal si noe, aktiv lytting kjennetegnes ved at:

  • du gjennom kroppsspråk, spørsmål og kommentarer viser at du er deltagende og interessert
  • du prøver å forstå
  • du er opptatt av å få tak i det som sies og også hva som eventuelt ligger bak ordene
  • du anerkjenner at spørsmålene du stiller har stor innvirkning på samtaledynamikken

«Du har hatt sykefravær i noen uker og vi savner deg og ønsker å ha deg tilbake på jobb, hva trenger du for å komme tilbake i gradert stilling i første omgang?», «hva tenker du om situasjonen din?». Åpnende spørsmål bidrar til at den du snakker med deler mer av sin opplevelse, sine følelser og meninger. Spørsmål som starter med hva, hvem og hvor inviterer den andre til å fortelle mer om en situasjon, opplevelse eller hendelse på eget grunnlag.

Hvordan stille spørsmål?

«Hvordan er det for deg at John får ansvaret når du er sykemeldt?», «hvordan foregikk diskusjonen mellom deg og Hans?» Spørsmål som innledes med hvordan gir den andre muligheten til å meddele sine følelser, forklare sammenhenger og til å evaluere.

Spørsmål som innledes med hvorfor inviterer imidlertid til mer fornuftsmessige begrunnelser og forklaringer på egne og andres handlinger. «Årsaken til at vi ikke blir enige er at hun er vanskelig å ha med å gjøre». Slike forklaringer kan like gjerne kan være bortforklaringer som forklaringer. Bortforklaringer lukker kommunikasjonen, heller enn å åpne den.

En annen effektiv samtaleteknikk er parafrasering. Det innebærer at du gjentar hva du har forstått med
dine egne ord, og lar den du snakker med si seg enig eller uenig i dine antagelser. Når du deler dine antagelser med medarbeideren, bidrar du til å tydeliggjøre budskapet både for deg og den andre.

«Jeg hører du sier du ikke vet hvordan du skal løse oppgaven fordi instruksjonene har vært uklare, og det virker på meg som om du er temmelig fortvilet over dette. Stemmer det?»  «Nei, det stemmer ikke. Jeg er kjempeirritert fordi Ola har sagt at han skal gjøre jobben, men han fungerer ikke sånn som han burde…». Parafraseringen gjør det mulig å unngå misforståelser og gir den andre muligheter til å komme med tilleggsinformasjon. Det er også en måte å bringe samtalen inn mot viktige kjernepunkter.

Dialogmøter

Med kunnskap om hva som skal til for at en samtale blir god, vil forutsetningene for dialogmøter med sykemeldte være betydelig bedre. I stede for å fokusere på å løse medarbeiderens problem ved for eksempel å be vedkommende ta seg sammen, er det mye å hente med en lyttende innfallsvinkel som inviterer medarbeideren til samtale. En sykemeldt medarbeider ønsker å bli møtt, sett, hørt og respektert av sin leder. Kunnskap om hvordan man legger til rette for god dynamikk i samtalen, gjør at man kommer et godt stykke på vei i oppfølgingen av medarbeidere.

Her har du fått noen tips til grep du kan ta for å bedre samtaleteknikken i oppfølging av sykemeldte, ønsker du mer støtte i oppfølgingen av medarbeiderne dine eller annen bistand i oppfølging av sykefravær – Ta kontakt med oss.

Ingrid Olsen er Bedriftsrådgiver HR i Visma Services AS i Trondheim. Ingrid jobber primært med salg og leveranse av HR-tjenester til kunder, samtidig som hun bidrar med å utvikle og drive rådgivningssatsningen innen HR-rådgivning. Hun har mastergrad fra NTNU og har tidligere jobbet med HR i både i offentlig og privat sektor.
Kontakt Ingrid: