Hva er en spendanalyse?
En spendanalyse handler om å analysere alle innkjøpskostnader for å kunne identifisere forbedringsområder for optimalisering av innkjøp og reduksjon av kostnader. Dette er med andre ord en detaljert kartlegging av hva selskapet bruker penger på.
Kostnadene i analysen kan deles inn i direkte og indirekte kostnader. Direkte kostnader er direkte relatert til produksjonen av varer og tjenester. Indirekte kostnader er administrative utgifter, som muliggjør å vedlikeholde driften i selskapet. Et eksempel på direkte kostnad er råmaterialer som behøves for å lage et produkt, og motsetningsvis er indirekte kostnad betaling for strøm eller husleie.
Se også: Administrative innkjøpsavtaler
Hvorfor bør bedrifter gjennomføre en spendanalyse?
Å gjennomføre en spendanalyse kan gi mange fordeler for bedriften. Du får en større oversikt over kostnadsbildet og får en mulighet til å gjøre nødvendige tiltak. Vi har trukket frem tre fordeler som kan ha en spesielt positiv innvirkning på bedriftens kostnader.
#1 Bli bevisst på hvilke innkjøp bedriften gjør
Med en spendanalyse får du oversikt over hva dere kjøper fra hvilke leverandører, hvilke ansatte som har gjennomført innkjøpene og hvor mye dere betalte til hvilket tidspunkt. Ved å se på alle disse utgiftene får du kontroll på kostnadene, samtidig som kunnskapen kan bidra til å optimalisere bedriftens kjøpekraft.
#2 Oppdag områder for besparelse
En spendanalyse hjelper deg å utfordre dagens situasjon og innkjøpsavtaler. Her kan man raskt oppdage om det er muligheter for å spare penger. Priser og betingelser du fikk ved inngåelse av en avtale kan i verste fall ha “gått ut på dato”. En analyse kan bekrefte eller avkrefte dine antagelser om du har en god avtale eller ikke. Dette kan du gjøre gjennom å benchmarke dine avtaler, som igjen vil avdekke potensielle besparelser.
#3 Gjennomgang av interne rutiner
Gode innkjøpsavtaler er ikke verdt noe hvis de ikke benyttes. Ved en gjennomgang av rutinene for innkjøp kan du avdekke avtalelojalitet i bedriften. Følger de ansatte den definerte reisepolicyen, handler de kontorrekvisita fra den prefererte leverandøren og følger de retningslinjer for overordnede innkjøp? Her kan du oppdage om det er nødvendig å definere policyer eller kravspesifikasjoner for å få kontroll på kostnadene.
Last ned: Retningslinjer for innkjøp av IT
Last ned: Hvordan skape et oversiktlig kostnadsbilde
Outsourcing kan gi større kontroll på kostnader
For å oppnå fullt besparelsespotensial kan det være nødvendig å samarbeide eller outsource forhandling av innkjøpsavtaler. Ved å for eksempel få tilgang til stordriftsfordeler kan du få større mulighet for besparelser gjennom gode innkjøpsavtaler. Å sette bort den delen av innkjøpene kan også bidra til at bedriften får mer tid til kjernevirksomhet.
Visma Innkjøpssamarbeid har som mål å effektivisere bedrifter gjennom å tilby fremforhandlede avtaler innen administrative innkjøpsavtaler. Ved å gjennomføre gratis innkjøpsanalyser kan din bedrift avdekke muligheter for besparelser. Ønsker du å få en gratis analyse?
