Fire tips til kurs og konferanse

Fire tips til booking av kurs og konferanse

Skal du arrangere et kurs, en konferanse, en produktlansering, et informasjonsmøte med utstilling eller en internasjonal kongress er det flere punkter som er viktig å ta i betraktning. Vi har tatt en prat med Stian Næss Gangestad i Thon Hotels. Hotellkjeden har lang erfaring innenfor området og har mange nyttige tips på hva man bør tenke på i forhold til booking av kurs og konferanse på hotell.

#1: Sett rammene rundt kurset eller konferansen

Det første som må avklares er hva slags type arrangement du ønsker å arrangere. Skal det være et rent faglig arrangement eller skal det kombineres med aktiviteter/team-building? Disse rammene kan ofte gi deg en pekepinn på hvor det er hensiktsmessig å legge kurset eller konferansen. Hvis relasjons- og nettverksbygging står sentralt, kan det være en idé å legge et kurset eller konferansen på et hotell som ligger litt utenfor sentrum. Da holder deltagerne seg gjerne på arrangementsstedet også etter middagen.

Det er viktig å sette de store rammene for kurset eller konferansen først, og så ta detaljene når du har valgt sted. Hvis arrangementet skal inneholde både et faglig og sosialt aspekt er det lurt å spørre etter hotellets aktivitetstilbud når du bestiller, så hjelper de deg med å gjøre oppholdet til en opplevelse deltakere sent vil glemme. Ofte har hotellet gode samarbeidspartnere som kjenner både stedet og mulighetene som finnes godt. La de komme med innspill til hva som kan passe for den størrelsen dere er på gruppen.

#2: Bestem hvor arrangementet skal være

Når du skal bestemme sted for et kurs eller en konferanse er det en del faktorer å ta hensyn til. Først og fremst kan rammene gi en pekepinn på hvor arrangementet bør arrangeres. Passer det å holde arrangementet i en by, i nærheten av et kommunikasjonsknutepunkt eller tett på naturen? Hvilken tid på året dere planlegger arrangementet kan også være avgjørende i valg av sted.

Skal det være deltagere fra hele landet kan det være lurt å velge et alternativ nær et kommunikasjonsknutepunkt. Dette gjør det enklere for de som kommer langveis fra og deltakerne kan benytte tiden effektivt på arrangementet i stedet. Nærhet til flyplass, togstasjon og bussholdeplass blir da viktig. Står aktiviteter høyt oppe på agendaen, kan man kikke på alternativer ved kysten, på fjellet eller kanskje i eksotiske Nord-Norge.

#3: Valg av leverandør

Når stedet er bestemt bør man finne ut hvilke hoteller som finnes i området,og hvilke av de som oppfyller kravene i forhold til ditt arrangement. Kanskje kjenner du noen som har vært fornøyd med et sted som du kan tenke deg å prøve? Det kan være lurt å få tilbud fra flere hoteller for å sammenligne pakkeprisene. Vær oppmerksom på hva som er inkludert i pakkeprisen og hva som kommer som et tillegg, og vurder også den kvaliteten som du mener skal gjenspeiles i arrangementets totalopplevelse.

Er det deltagere med funksjonshemninger, må du sjekke at hotellet du velger er universelt utformet og har de fasilitetene disse deltagerne behøver. De fleste hoteller i Norge i dag har flotte fasiliteter, gode senger og tekniske muligheter. Hotell-leverandøren kan derfor skille seg ut på å gi det “lille ekstra” i form av matopplevelse og god service.

#4: Vær tidlig ute med reservasjonen

Det vil alltid lønne seg å reservere plass til et kurs eller en konferanse tidlig. Da har man ofte større valgfrihet og leverandørene har større mulighet til å være fleksible. Det er sjeldnere fullbooket og man kan få sitt arrangement skreddersydd på best mulig måte. I tillegg kan man få de rette lokalene for sitt arrangement, og med det oppsettet man ønsker.

Bedrifter som har årlige arrangementer bestiller gjerne for flere år i forveien for å sikre seg det stedet de ønsker. Hotellet kan ofte tilby en bedre pakkepris til bedrifter som booker tidlig. Når reservasjonen er bekreftet, tildeles du ofte en profesjonell konsulent som gir deg personlig rådgivning og som hjelper deg med å skreddersy nettopp ditt arrangement. Hotellets konferansepersonale vil stå til disposisjon for arrangøren gjennom hele arrangementet, slik at man er trygg på at alle detaljer blir ivaretatt.

Når arrangementet er bestilt kan man informere deltagerne om dato og sted. Får de bestilt flybilletter tidlig kan dette også gi store besparelser for bedriften.

Skal du arrangere kurs og konferanse for din bedrift?

Se bedriftsavtale på hotell, kurs og konferanse

Anette Wiraas Karlsen har markedsansvaret for Visma Innkjøpssamarbeid. Hun har en master i Internasjonal ledelse med spesialisering i markedsføring fra University of Roehampthon og en bachelor i markedsføring fra Handelshøyskolen BI.
Connect with Anette: