Fem tips til effektive innkjøp

I de fleste organisasjoner er innkjøp en del av både de faste og variable kostnadene. Innkjøp har derfor en stor innvirkning på de totale kostnadene til bedriften. Vi har definert fem enkle tips til hvordan innkjøp kan forbedres, og kostnadene reduseres.

1. Gjennomfør en innkjøpsanalyse

De strategiske innkjøpene som er kritisk for kjernevirksomheten får gjerne mer oppmerksomhet enn de administrative innkjøpene. En utfordring for mange bedrifter kan derfor være å kartlegge kostnader og volum innenfor de mindre innkjøpsområdene. Ved å gjennomføre en innkjøpsanalyse av bedriftens forbruk av for eksempel kontorrekvisita, strøm eller reise kan du avdekke områder hvor det er muligheter for besparelser.

Få en gratis og uforpliktende innkjøpsanalyse

2. Etabler avtaler med færre leverandører

Å forholde seg til færre leverandører kan bety spart tid og ressurser. Ved å samle volum hos et begrenset antall leverandører, kan sannsynligheten være større for å forhandle seg frem til bedre betingelser og priser. Dette gjelder såfremt det samlede volumet til bedriften er stort nok. At din bedrift legger ned betydelige midler i én leverandør kan også bety at leverandøren vil være mer fleksibel for å tilpasse seg dine behov og ønsker. Ved å tilslutte seg et innkjøpssamarbeid kan bedriften oppnå større fordeler. Et innkjøpssamarbeid samler volumet til alle medlemsbedriftene, og den samlede kjøpekraften gir større forhandlingsmakt. 

3. Evaluer dine leverandører jevnlig

Det kan være lett å glemme de leverandøravtalene bedriften bruker fast. Realiteten er ofte at de avtalebetingelsene du en gang i tiden forhandlet frem ikke er like gode som de engang var. Det kan for eksempel ha kommet nye tilbydere siden sist, eller det har skjedd endringer i markedet.

Når du evaluerer avtalebetingelsene hos leverandøren er ikke pris den eneste faktoren det kan lønne seg å se på. Service, retur og levering er eksempler på hva som også kan vurderes. Samtidig bør du unngå å binde bedriften til lange kontrakter med leverandørene. På den måten har din bedrift i større grad fleksibilitet til å gjøre endringer hvis det skulle være nødvendig.

Les også: Har du sjekket datostempelet på dine leverandøravtaler?

4. Definer en innkjøpspolicy

Hvert eneste innkjøp er en mulighet til å redusere kostnader. Ved å definere innkjøpspolicy blir det enklere å implementere innkjøpsstrategien satt av bedriften. For at policyen skal følges bør det gjennomføres intern opplæring av de ansatte, ved å sette de inn i hvilke regler som gjelder ved innkjøp. Bedriften kan for eksempel definere en kravspesifikasjon til innkjøp av IT-utstyr til de ansatte, eller en reisepolicy for forretningsreisende.

Last ned: Guide til kravspesifikasjon for innkjøp av IT

Last ned: Mal for reisepolicy

5. Oppnå mer effektive innkjøp med outsourcing

Å bygge opp kompetanse på innkjøpene internt er tid- og ressurskrevende. Ved å sette bort kompetansen på å forhandle gode innkjøpsavtaler, kan bedriften øke sin produktivitet og effektivitet. Visma Innkjøpssamarbeid forhandler priser og betingelser på vegne av alle medlemsbedriftene, og sikrer norske bedrifter ledende betingelser på bedriftenes innkjøp. På denne måten kan din bedrift fokusere på det som teller – den daglige driften.

Få en gratis og uforpliktende innkjøpsanalyse

Ann-Harriet Granberg jobber som Marketing Coordinator for Visma Innkjøpssamarbeid. Hun har en master i markedsføringsledelse fra Høyskolen Kristiania, samt årsstudium i medievitenskap fra NTNU.
Connect with Ann-Harriet: