– De har fått tak i alle våre data, og vi er svært bekymra.
Det sa ordfører i Østre Toten, Bror Helgestad, til NRK dagen etter dataangrepet som sendte kommunen tilbake til en førdigital hverdag. 1.000 datamaskiner måtte gjenopprettes, og 1.300 ansatte jobbet i lang tid med penn og papir.
Noen hadde tatt seg inn bak brannmurene til kommunen, sletta alle sikkerhetskopier og kryptert alle data. Lørdag 9. januar 2021 og flere uker fremover ble krevende for ansatte i mange av tjenestene i kommunen. Alt arbeid i helse- og omsorgstjenesten, Nav og barneverntjenesten måtte gjøres manuelt. Også alle journaler i disse avdelingene var utilgjengelige.
På sykehjemmet i Lena måtte de bruke bjeller istedenfor de digitale alarmene hos beboerne.
Viktig læring for kommune-Norge
Dataangrepet mot Østre Toten er i skrivende stund det verste som er rettet mot en norsk kommune. Det er anslått at angrepet kostet kommunen om lag 35 millioner kroner. I tillegg til blod, svette og tårer fra mange ansatte som jobbet både dag og natt for å få datasystemene opp å gå igjen.
To år etter at dataangrepet inntraff, i et flott moderne kontorlokale i kjelleren på kommunehuset, møter vi Hans Petter Olsby Hoff, leder for innovasjon, digitalisering og IKT i Østre Toten.
– Dette rommet har vi i avdelingen pusset opp på dugnad, forteller Hoff og viser frem et åpent kontorlandskap med en håndfull arbeidsplasser og et stort firkantet møtebord, som er lokalets naturlige samlingspunkt.
Selv var ikke Hoff ansatt i kommunen da dataangrepet inntraff. Avdelingen han i dag er leder for ble opprettet august 2022, består av 5,5 årsverk, og er et resultat av endringer som er gjort i kommunen siden den gang.
– Tiden etter dataangrepet har vært viktig læring for oss, og forhåpentligvis for andre kommuner. Åpenhet har vært en bevisst strategi fra kommunedirektøren for å skape oppmerksomhet om situasjonen, slik at andre skal slippe å oppleve det samme, sier Hoff.
– Teknologi uten mennesker har ingen verdi
Hoff er født og oppvokst noen mil vest for Lena, på tettstedet Hov ved Randsfjorden. Han utdannet seg som dataingeniør på Høgskolen i Gjøvik før han flyttet til Oslo og ble ansatt ved NæringsAkademiet. To år senere startet han som IKT-konsulent på Sykehuset i Innlandet.
I løpet av ti år gikk han gradene og ble etter hvert seksjonsleder ved sykehuset, før han ble enhetsleder for datakommunikasjon i Sykehuspartner. I 2011 ble han ansatt som IKT-leder i Gjøvik kommune hvor han var frem til høsten 2022, før han endte opp som leder for innovasjon, digitalisering og IKT i Østre Toten.
I Østre Toten får Hoff nå anledning til å være med å bygge opp noe fra bunnen av. Å være leder for en avdeling som har fokus i kommunen er en oppgave han ser frem til.
– Vi er en organisasjon under oppbygging. Kommunedirektøren er veldig opptatt av teknologi og digital transformasjon. Avdelingen har forankring i den politiske ledelsen. Og kommunen har erfaring med det som ikke funker, sier Hoff og forteller videre:
– Før har det gjerne vært litt sånn at IT-avdelingene driver med sitt og kommer med noe nytt til lederne og innbyggerne, eller at noen ansatte har fått presentert et flott verktøy på en konferanse som løser alle verdens problemer helt av seg selv. Nå driver vi med organisasjonsutvikling. Vi tar utgangspunkt i innbyggernes perspektiv. Hva trenger de? Hva gir verdi? Min motivasjon er å bruke teknologi for å få en bedre og enklere hverdag for innbyggerne i kommunen. Da må vi vite hva de trenger. Teknologi uten mennesker har ingen verdi.
Fem raske med digitaliseringslederen
Hvor henter du inspirasjon til jobben? – Hos mange kompetente og trivelige kolleger, et meningsfylt oppdrag, frihet og mulighet til å påvirke og utgjøre en forskjell.
Hvilke seminar/konferanser anbefaler du for året som kommer? – eKommune, Digitaliseringskonferansen og Nokios.
Hvilken ny teknologi er du mest spent på? – Uten tvil: AI!
Har du en podcast-anbefaling? – Jeg har begynt å jobbe meg gjennom 198 land sammen med Einar Tørnquist.
Har du et boktips? – I jobbmodus leser jeg nå Digital Transformasjon av Pernille Kremmergaard, men når jeg skal koble av leser jeg om William Wisting, kortreist og engasjerende krim.
En enklere digital hverdag
Tettstedet Lena ligger cirka 20 kilometer sørøst for Gjøvik, og har om lag 1.200 innbyggere. Totalt i kommunen bor det i underkant av 15.000 innbyggere. Man kan trygt si at innbyggerne bor spredt i landbrukskommunen.
Det å ha både drivkraft, kapasitet og kompetanse til å sørge for utvikling i en organisasjon som er presset på drift er en komplisert kabal å få til å gå opp for Østre Toten.
– Det er mange som løper fort og langt for å rekke oppgavene sine. Så hvordan vi skal få tid til å videreutvikle ledere og ansatte er en stor utfordring, sier Hoff.
Nå dreier mye seg om å få orden i eget hus etter dataangrepet. Det er mye etterslep på det tekniske, og Hoff mener at kommunen ikke kan begynne å putte mange digitale tjenester på en digital grunnmur som ikke er solid.
– Vi må ha en god plattform i bunn. Struktur og prioriteringer innad i egen organisasjon er den store jobben min. På litt sikt styrer mot en enklere digital hverdag, som også regjeringen har som mål, sier Hoff.
Her er presset størst
I en kommune med spredt befolkning og demografiske utfordringer er det liten tvil om at helse- og omsorgstjenester er blant de viktigste prioriteringene for kommunen.
– Det er der det gjør vondt, det er der presset på innovasjon er størst. Eldrebølgen er allerede her. Vi er nødt til å se på demografi og hvor folk bor. Vi må starte allerede på frivilligheten. Og så går vi oppover tjenestetrappa, sier Hoff og forklarer:
– Har du brukket hofta så kan kanskje naboen gå på butikken for deg eller kanskje du kan lære deg å bestille på nett. Det er helt lavterskel. Lengst opp i trappa finner du de som trenger 24 timers omsorgsplass. Målet er å løse flest mulig behov lengst ned. Det jobbes med å operasjonalisere et slikt tankesett.
Og så handler det om å finne gode løsninger for å sette inn tiltak der hvor det trengs.
– Hvis vi har et system hvor hjemmetjenesten kan se at en hjemmeboende, dement innbygger, ikke har brukt vann på et døgn eller om vannet står og renner, da bør det gå en alarm, sier Hoff.
– I bunn og grunn handler det om å finne de behovene innbyggerne våre har. Så må vi ha gode prosesser for å finne ut hva som skal gjøres og prioriteres. Samtidig skal vi ikke bli en flaskehals hvor alle initiativ stoppes opp.
Selvgående sektorer
Hoff forteller at han og kommunen har en visjon og et mål om at de ulike sektorene i kommunen skal være mest mulig selvgående, også når det kommer til digitalisering.
– Vi må finne de personene ute i tjenestene som er engasjert, kall dem gjerne ambassadørene, og rigge et system rundt dem. Jeg tror for eksempel ikke at vi skal ut i skolen for å fortelle dem hvordan lærerne skal jobbe, sier han.
– De vet best selv hvordan de skal gjøre sin jobb. Men vi må være med på å sette de i stand til å nyttiggjøre seg av ny teknologi. Dette er i bunn og grunn organisasjonsutvikling, men teknologi som et av elementene.
Når det kommer til nasjonale fellesløsninger er Hoff positiv, men alt må skje i riktig tempo for Østre Toten.
– Vi ønsker å styre mot nasjonale komponenter, men vi må se på oss selv først. Hva er det vi trenger? Hva er det som gir verdi for oss nå? Vi skal ikke nødvendigvis anskaffe noe fordi det finnes.
Samtidig er han klar på at en kommune som Østre Toten må samarbeide med andre.
– Vi må spørre oss selv om hva som er realistisk å få til med de ressursene og den kompetansen vi har? Deretter må vi søke og samarbeide med andre kommuner der hvor vi trenger mer ressurser og kompetanse. Det er krevende å få til. Og det handler om å finne de rette foraene å samarbeide på. Til syvende og sist er det en erkjennelse av at slik er forholdene for en liten kommune, og det er et premiss for oss, avslutter Hoff.
Vil du vite hvordan Visma kan bidra med moderne IT-løsninger i din kommune? På våre nettsider finner du mer informasjon om moderne løsninger innen blant annet oppvekst, helse, samhandling, velferd, integrering, lønn og HR.
