– Dere fant frem gjennom alle svingene?
Vi har akkurat parkert utenfor rådhuset på Bjørkelangen, tettsted og administrasjonssenteret i Aurskog-Høland kommune. Bjørkelangen ligger 30 kilometer øst for Lillestrøm i et flatt, myrlendt dalføre, med små koller på flere kanter, som bilveien slynger seg gjennom på vei mot svenskegrensa.
Raymond Hesthaug, Stabssjef for strategi og utvikling i kommunen, tar imot oss og geleider oss gjennom gangene på rådhuset. Linoleumsgulv, vegger i lyse, duse farger som ikke akkurat skriker nymalt. Her har tiden stått stille siden 70-tallet. Det samme kan ikke sies om kommunens IT-systemer, som har fått en real overhaling siden Hesthaug kom inn som digitaliserings- og innovasjonssjef i 2018.
– Målet da jeg kom inn var å få orden på digitalisering. Kommunen hadde en økonomisk mulighet. Det første vi gjorde var å lage en it-strategi. I korte trekk kan du si at den handlet om å få på plass en solid og sikker grunnmur. Å gå i sky på en sikker måte var en tydelig prioritering, i kombinasjon med kompetanseløft – digitalisering er organisasjonsutvikling. Vi byttet ut alt av lokalt installert programvare inkludert arkiv, der hvor det var mulig, med skyløsninger og ulike selvbetjeningsløsninger. Det har vært viktig å få på plass den solide grunnmuren hvor ting virker, sier Hesthaug og forklarer:
– Det er ikke hensiktsmessig for en kommune som oss å ha lokalt installert programvare hvis vi ikke trenger det. Ei heller å ha et lokalt arkiv. Jeg forstår meg ikke på de kommunene som absolutt skal ha et lokalt arkiv.
Tjene penger er ikke det som er interessant
Hesthaug vokste opp på et gårdsbruk på Hedmarken. Etter endt skolegang havnet han etterhvert i Oslo kommune som leder av kjørekontorer for tilrettelagt transport i noen år. Deretter ble han headhuntet inn til it-firmaet som leverte systemet for flåtestyring.
– Der lagde vi et nytt produkt fra bunnen av. Jeg lærte mye om alt det jeg ikke kunne da. Jeg er ikke programmerer, men lærte meg håndverket det er å lage et produkt. Men vi hadde et begrenset marked og solgte raskt ut alt. Deretter leverte vi konsulenttjenester til norske og utenlandske oppdragsgivere. Utviklingsoppdrag, rekrutteringsoppdrag og oppdrag med etablering av utviklingsavdelinger i India var krevende, utfordrende og morsomt, forteller Hesthaug,
Så skjedde livet, som Hesthaug selv sier. Han og kona fikk barn sammen, og ville flytte ut av Oslo. Da ble Bjørkelangen, hvor kona vokste opp, neste stoppested.
– For meg var det ett viktig kriterie. Jeg ville ikke pendle til jobben. Jeg startet da et IT-selskap som laget løsninger for SMB-markedet (små og mellomstore bedrifter). Men etter 5 år var jeg fornøyd med å drive eget selskap. Syklusen med salg, leveranse og fakturering var ikke nok. Selskapet ble solgt og jeg lette etter en jobb i en stor organisasjon med et meningsfylt samfunnsoppdrag.
I 2012 startet Hesthaug som prosjektleder innen IT i NAV. Før det ble ledig jobb i kommunen som digitaliserings- og innovasjonssjef i 2018. I 2020 fikk Hesthaug jobben som Stabssjef for strategi og utvikling etter en omorganisering i kommunen.
En visjon for kommunen – ikke bare digitalisering
Tettstedet Bjørkelangen er hjemsted til i overkant av 4.000 av de totalt ca. 18.000 som bor i kommunen. Rundt 1.300 er ansatt i kommunen, mens omtrent halvparten av kommunens sysselsatte pendler mot Oslo-regionen. De viktigste arbeidsplassene i industrien i kommunen er innen sagbruk- og trevareindustri, kjemisk industri, særlig plastvareindustri, og verkstedindustri.
Aurskog-Høland har en sunn kommuneøkonomi hvor de i en årrekke har levert solide overskudd. Noe som gjenspeiles i skole, barnehage og andre kommunale bygg. En sunn befolkningsvekst på 1-2 prosent er med på å underbygge utviklingen i kommunen.
– Vi skal legge til rette for at kommunen vår er et godt sted å leve og jobbe. Og digitalisering er ett av instrumentene vi har for å lage bedre tjenester, men dette med digitalisering er ikke et mål i seg selv, sier Hesthaug.
– Vår visjon er en visjon for kommunen, ikke en visjon for digitalisering. 74 prosent av utgiftene våre er i lønn. 78 prosent av disse igjen er til sykepleiere og lærere. Skal vi spare penger må vi sette inn støtet der hvor de store utgiftene våre ligger.
– De store besparelsene ligger i forebygging
Hesthaug mener digitalisering kan være, og er en komponent for å forbedre tjenestene og spare inn penger i kommunen.
– Fix the basics – ting må funke. Robotisering er bra, men det er så få prosesser i kommuner på vår størrelse som egner seg for automatisering. Vi har for eksempel robotisert meldingstjenester i Visma Profil. Det har spart et årsverk, det gir oss en million. Takk for det, men de store pengene ligger i forebygging. Det er noe annet i en stor offentlig instans som NAV hvor man har 2.600 saksbehandlere. Kan man automatisere 10 prosent av arbeidet der, da monner det virkelig.
Barnevernsreformen som trådte i kraft 1.1.2022 ga kommunene mer ansvar og flere oppgaver. Målet med reformen er å motivere til mer forebyggende arbeid, utvikle lavterskeltilbud og dermed spare kostnader ved dyre spesialiserte tilbud som fosterhjem og institusjoner. Et slikt målbilde passer godt med Hesthaugs visjon for Aurskog-Høland.
– Barnevernet har tradisjonelt jobbet med akutte tjenester. Barna blir sendt på institusjon. En plass koster i verste fall ti millioner kroner. Nå er det omorganisert slik at en tredjedel av barnevernet jobber forebyggende, sier han og fortsetter:
– Det handler om tidlig innsats og tverrfaglig samarbeid. Ser vi at noen har en hverdag hvor de sliter, så skal det settes inn tiltak for å hjelpe, tidlig. Det er mye bedre å bruke 100.000 kroner på slike tiltak, enn 10 millioner kroner årlig. Forskning viser også at dette er helt riktig for barna. Det blir også dyrt for kommunen når de vokser opp dersom de havner på sosialstønad istedenfor ut i arbeid.
Fem raske med digitaliseringslederen
1: Hvor henter du inspirasjon til jobben? – Innenfra, inspirasjonen er å gjøre samfunnet bedre for innbyggerne.
2: Hvilke seminar/konferanser anbefaler du for året som kommer? – Fremtidens kommuner og eKommune.
3: Hvilken ny teknologi er du mest spent på? – Kunstig intelligens sin transformasjon av offentlig sektor, for eksempel ChatGPT.
4: Har du en podcast-anbefaling? – Norsken, Svensken og dansken
5: Har du et boktips? – Thinking, fast and slow av Daniel Kahneman
Analyse er viktig – der ligger det dynamitt
I sin rolle som stabssjef for strategi og utvikling har Hesthaug et ekstra øye til analyse og verdien av å koble sammen og visualisere data.
– Å ha et godt verktøy for å sette sammen data er noe av det viktigste du kan gjøre når det kommer til digitalisering. Det er når du kobler dataen sammen du virkelig finner dynamitt.
Hesthaug forteller om en analyse Aurskog-Høland gjorde på hjemmetjenesten for en tid tilbake:
– Vi gjorde en analyse på hjemmetjenesten hvor vi plottet inn data fra Visma Ressursstyring. Hvordan ser et døgn ut da? Så la vi på en kurve på bruken av hjemmetjenesten i Profil. Vi oppdaget at antallet ansatte på jobb og antall oppdrag til ulike tider på døgnet ikke korrelerte i det hele tatt. Det er først når fagsystemet kobles med økonomisystemet vi ser om vi bruker ressursene riktig, sier han og forteller ivrig videre:
– Når vi fikk dette visualisert så vi at vi på ettermiddagen har mindre oppdrag, da kan vi bruke ressursene annerledes. Det var da vi startet opp med et annet prosjekt; transformasjon av praktisk bistand til hverdagstrening. Vi fanget opp de som var i ferd med å bli pleietrengende og gav de dette tilbudet. Mange som slet med for eksempel å ta husvasken hjemme har med dette tilbudet klart å klare seg selv lengre. Og det å klare oss selv er jo noe vi alle vil, sier Hesthaug.
– TIl syvende og sist er det et spørsmål om hvordan vi drifter butikken vår, eller bruker midlene i kommunen.
Tjenestereise
Hvilke råd har du til kommuner som vurderer å ansette en digitaliseringsleder?
– Ja, gjør nå for all del det. Men tenk at digitalisering er endring. Og du må ansvarliggjøre ledere du ansetter. Det holder ikke å bare ansatte folk. Man må mene noe med det. Ledere må ha kunnskap om det de skal drive med, sier Hesthaug.
I Aurskog-Høland har de rettet fokus mot nettopp ansvarliggjøring og kompetanse blant lederne. Toppledelsen og alle mellomledere har gått, eller går igjennom et kurs for LEAN-sertifisering. (Den som jobber med LEAN er opptatt av smidige prosesser og vil sørge for mindre sløsing i organisasjonen.)
– I kurset lærer alle å lage tjenestereiser. Enhver forbedringscase må ha visualisert tjenestereisen. Da vil du finne ut at svaret ikke alltid er digitalisering. Mange ulike aktører er involvert i tjenesteproduksjon i kommunen. Du må forstå hvilken rolle løsningen/systemet har, og om den er riktig, sier Hesthaug og avslutter med en tøff målsetting:
– Sammenliknet med IT-bedriften jeg hadde, hvor det var snakk om noen millioner i omsetning, så har vi i Aurskog-Høland et hav av ressurser tilgjengelig. Vi vasser i penger og folk. Det er et hav av muligheter. Å doble produksjonen vår med de samme ressursene tror jeg er oppnåelig.
Markedssjef Bengt Lerpold og undertegnede ønsker å takke Raymond Hesthaug og Aurskog Høland for et interessant møte og en spennende samtale om digitalisering i kommunen.
Vil du vite hvordan Visma kan bidra med moderne IT-løsninger i din kommune? På våre nettsider finner du mer informasjon om moderne løsninger innen blant annet oppvekst, helse, samhandling, velferd, integrering, lønn og HR.
