4 tips til planlegging av julebordet

Har du enda ikke booket årets julebord? En god tommelfingerregel er at det lønner seg å finne og booke lokasjon til julebordet 6 til 12 måneder i forveien, for å oppfylle de kriteriene bedriften ønsker. For bedrifter med over 200 ansatte burde du være enda tidligere ute.

Venter man for lenge med å booke julebordet kan det være vanskelig å få den lokasjonen man ønsker og prisene blir dyrere enn nødvendig. Du har også mindre valgfrihet for å få dekket behovet din bedrift har. For bedrifter som ønsker å tilby overnatting i forbindelse med julebordet kan man ved å vente for lenge oppleve at for eksempel alle standardrom er booket og dere må betale for businessrom eller tilsvarende. Noe som gir unødvendig høye kostnader.     

Har du ikke allerede fått booket årets julebord for din bedrift enda? Fortvil ikke, vi har 4 tips til hva du kan gjøre hvis du er sent ute.

1: Sett kriterier for lokasjon til julebordet

Det første som må gjøres er å fastsette hvilken by arrangementet skal være i, slik at man vet hvilke eventuelle hoteller og lokaler man kan ta kontakt med. Antall mennesker som skal være med, og behovet for å skreddersy løsninger, vil også være med på å påvirke valg av lokasjon. Som nevnt, vil valgmulighetene være større ved å kontakte mulige aktører så tidlig som mulig. Tilgjengeligheten på både hotellrom og lokaler vil være større ved tidlig forespørsel. Dette medfører at prisene gjerne er rimeligere, som er gunstigere rent økonomisk.

Les flere nyttige tips til booking av event, kurs og konferanse.

2: Ta kontakt med ulike leverandører

Ved sen booking kan det være nødvendig å se på alternativer utenfor bykjernen for å finne en lokasjon med ledig kapasitet. Kartlegg samtidig om ansatte skal overnatte, slik at du vet om du må velge et hotell med ledig romkapasitet. Hvis du er sent ute, ta kontakt med hoteller i nærområdet og be om råd. Hvis det ikke er tilgjengelig kapasitet i samme by, kan de hjelpe med å se på mulige alternativer i nærliggende områder.

3: Involver din kontaktperson

Tidlig forespørsel vil også si at det er mulighet for å skreddersy julebordet etter behov. Ved å involvere din kontaktperson ved for eksempel en hotellkjede, kan du ofte få hjelp til å finne passende lokasjon. De som til daglig jobber med dette har stor kunnskap om arrangementer og kan gi deg råd, slik at du ikke behøver å bruke for mye tid på planlegging.

4: Benytt stordriftsavtaler

Realiteten er at mange bedrifter ofte booker lokasjon til julebordet i siste liten. Julebordsesongen er nå rett rundt hjørnet, og hotellene begynner allerede å fylle seg opp. Er du sent ute, kan avtalene gjennom et innkjøpssamarbeid hjelpe deg til å likevel få gode priser hos de ledende hotellkjedene i Norge.

Visma Innkjøpssamarbeid har avtale med Nordic Choice Hotels, Thon Hotels og First Hotels. Avtalene sikrer deg markedsledende betingelser, samtidig som du får hjelpen du trenger med å få på plass julebordet tilpasset behovet til din bedrift.

Slik får du tilgang til hotellavtalene

Hvis du allerede er kunde av Visma Innkjøpssamarbeid kan du logge inn i innkjøpsportalen og aktivere avtalenene med Nordic Choice Hotels, Thon Hotels og First Hotels. Etter aktivering får du tilgang til de betingelsene Visma har forhandlet frem. Logg inn Visma Innkjøpsportal.

Ønsker du tilgang til avtalene med hotellene og medlemskap i Visma Innkjøpssamarbeid? Kontakt Visma Innkjøpssamarbeid for mer informasjon.

Ann-Harriet Granberg er Marketing Trainee for Visma Innkjøpssamarbeid. Hun har en bachelor i markedsføring og master i markedsføringsledelse fra Høyskolen Kristiania, samt årsstudium i medievitenskap fra NTNU.
Connect with Ann-Harriet: