Hvert møte skal ha en agenda
Hver invitasjon bør begynne med hvorfor møtet trenger å finne sted, sammen med informasjon som trengs for å ta avgjørelser. Generelle invitasjoner uten dette gjør det vanskelig for kolleger og andre å ta stilling om de trengs eller ikke til møtet. Skal de faktisk bidra aktivt inn i møtet eller blir dette nok et «sitt høflig og stille mens andre prater»?
Det er også en god vane å legge til hvor mange minutter man forventer å bruke på hvert punkt. Ikke gå inn i fristelsen til å gi de ekstra minuttene spart på første sak til sak nummer to. Hold deg til minuttene du sa du ville bruke opprinnelig, og la heller folk gå fra møtet tidligere.
Har du mulighet til det, legg til de nåværende forslagene til tiltak, for hvert undertema. Mange møter kaster bort tid på å gå rundt grøten; utgangspunkt gir diskusjonen en tydelig kontekst (og tjuvstart).
Sørg for at alle som trengs til et møte er invitert. Alle som bare «greie å ha» skal vite det er valgfritt, og med god samvittighet bruke tiden sin på noe de mener skaper større verdi enn sinn egen tilstedeværelse.
Introdusér «dotting»
På en liste med ti temaer eller forslag, er det kanskje bare to-tre verdt å diskutere i denne omgang. Designsprinter er et typisk sted vi møter «dotting» som verktøy. Dette lar deg enkelt peile deg inn på hva som betyr noe for folk i rommet.
Forestill deg et møte for å snakke om «hvordan kan vi forbedre løsningen vår». Etter litt prat er det seks forslag på bordet, som dere bestemmer dere for å «dotte» over:
- Skriv dem opp på en tavle, enten rett på eller som post-it-lapper, slik at alle kan se dem.
- Gi hver person tre stemmer hver. Dette kan være små, runde klistremerker (derav navnet «dot voting» på engelsk), post-it-lapper eller små merker satt med tusj ved forslaget.
- Man kan sette stemmene sine som man vil, for eksempel ved å fordele stemmer over flere forslag eller sette alle på ett.
- Alle får ett minutt eller to til å lese forslagene, gjøre seg opp en mening og stemme – i stillhet.
- Når det er gjort, vil du fort kunne se hvilke forslag som skaper mest engasjement. Føler du for en ekstra stemmerunde, kan du fjerne alle forslag som ikke har fått minst to-tre stemmer før alle avgir stemmer på nytt.
Digitalt møte?
Møtes dere i nettleseren, er det som regel innebygd funksjonalitet for «dotting» i digitale tavler, som Figjam, Miro og Mural.
Skap mer likestilte møter
Ikke alle elsker møter, mens andre bruker gjerne opp mer av taletiden og setter av tid til å lese alle møtenotatet før start.
For å skape litt mer likhet i møtet og mulighet til å sanke alle gode, innovative idéer og tanker, kan du ta i bruk én av to metoder:
Stille møter
Inspirert av Silent Meetings, gi alle tid – under møtet – til å lese møtenotatet du har gjort klar til møtet. Når de leser gjennom, typ i Google Documents, kommenterer de underveis med deres tanker, spørsmål og innsigelser. Etter å ha gått gjennom en første gang, leser og svarer de på andre kommentarer.
Mens dette skjer, følger du med på kommentarene. Områdene med mest diskusjon og trafikk er de man trenger å diskutere i møtet. Det er disse resten av møtet bør fokusere på.
Sitt ned og skriv
Litt mer åpent, oppdagende og «hvem her har et forslag»? Gi alle en bunke post-it-lapper og fem minutter stilletid. Skriv ned de ideene man kommer på i løpet av tiden. Når det er gjort leser man én og én, rundt bordet, opp sine lapper. På denne måten får du et bredere sett med idéer og tanker presentert, ikke bare de som snakker høyest og oftest. Kombinér med «dotting» for maksimal effektivitet.
Møter er vanskelig
Det finnes utallige måter å avholde møter. Noen liker dem og har lav terskel til å foreslå det som løsning, mens andre hater dem og kaller dem workshop og daily stand-up i stedet. Uansett hvilket forhold du har til dem, håper jeg du fikk noen flere verktøy til å skape mer handlekraftige møter.
Vel møtt.
