På tide å revurdere dagens reisepolicy?

På tide å revurdere dagens reisepolicy

Mange bedrifter har én statisk reisepolicy, som gjerne har vært den samme i lang tid og skal passe for alle ansatte. Realiteten er ofte at reisepolicy kun er et dokument som ligger gjemt et sted på bedriftens intranett og som inneholder for harde retningslinjer som den reisende ikke klarer å forholde seg til. 

Basert på våre kunders erfaringer og analyse av prisene på flybilletter ser vi at mange bedrifter kan være tjent med å revurdere hvilke kriterier deres reisepolicy bør ha. Vi har derfor definert fire tips du kan benytte som utgangspunkt for å endre dagens reisepolicy. Denne omfavner blant annet myke retningslinjer ved bestilling av flyreiser, leiebil og booking av hotell. 

Last ned gratis mal for reisepolicy

1. Kartlegg reisemønsteret til dine ansatte

Start med å få en oversikt over reisemønsteret til dine ansatte. Hvilke flystrekninger er de mest populære, hvilke steder besøker de, hvor lange er reisene og hvor lang tid i forkant av avreisetidspunkt bestiller de sine reiser? Alle disse tingene er med på å bestemme hvilket fly-, bil og hotellselskap som gir høyest kostnadseffektivitet. I tillegg gir det en pekepinn på hvilke retningslinjer ditt selskap burde innføre for bestilling av reiser. 

Hjelp: Få en gratis analyse

2. Tilpass reisepolicyen etter ditt selskap

Etter at du har kartlagt reisemønsteret til dine ansatte er det viktig å fastslå at one size fits all ikke nødvendigvis gjelder. Som forretningsreisende vet man at endringer kan skje. Ved kanselleringer eller forandring i planer vil det være rimeligere å ha booket en billett, et hotellopphold eller en leiebil hvor endringer kan gjøres kostnadsfritt. Du bør derfor sørge for at dere har bedriftsavtaler med gode betingelser og samtidig vurdere å tillate booking av fleksible billetter.

Les også: Aktuelle reiseavtaler for din bedrift

3. Legg til rette for kostnadseffektive bestillingsrutiner

Det er ikke nytt at flyselskaper og hoteller skrur opp prisene jo nærmere avreisetidspunkt og opphold du som reisende nærmer deg. Ved å legge føringer for at de ansatte skal bestille flybilletter minimum én uke før avreise og hotell minimum to uker før avreise vil bedriften betale mindre enn hvis bestillingen skjer tett opptil avreisetidspunkt.

Se analyse av priser på flybilletter

4. Sørg for at de ansatte følger retningslinjene

Når du har definert kriteriene for reisepolicyen begynner den virkelige jobben – implementere reisepolicyen i ditt selskap. Å benytte reisebyrå kan være til hjelp for å få de ansatte til å følge policyen. Ved å definere hvilke flyselskaper som er preferert og samtidig legge inn eventuelle bedriftsavtaler på hotell og leiebil, vil dette være synlig for de ansatte på reisebyråets bestillingssider. Dette gir samtidig en unik mulighet til å samle inn data og statistikk over reiser, som igjen gjør det enklere å kontinuerlig tilpasse reisepolicyen eller oppdage avvik fra den. 

Les også: Fem grunner til å bruke reisebyrå

Last ned gratis mal for reisepolicy

I mange yrker er reising i forbindelse med jobb en nødvendighet. Dette medfører at selskapet bør ha en bevisst tilnærming til bestillingsrutiner og hvilke avtaler de ansatte skal benytte. Med Visma Innkjøpssamarbeid kan din bedrift få gjennomgang av bestillingsrutinene og tilgang til gode avtaler som reduserer reisekostnadene

Last ned gratis mal for reisepolicy

Analyse av flybilletter

Høsten 2018 gjennomførte vi i Visma Innkjøpssamarbeid en analyse av flybilletter. I analysen ble Norwegian sammenlignet med SAS på seks utvalgte strekninger som er vanlige for forretningsreisende. Analysen avslørte at Norwegian var billigere enn SAS i nesten 99 % av observerte flyreiser. Et av funnene i analysen var at tidlig booking av billetter vil kunne gi en stor besparelse ved valg av fleksible billetter, med utgangspunkt i flyselskap.