– Analyse, dialog og tilbudsprosess
Som leverandør står du overfor mange utfordringer i tilbudsarbeidet og det er mye å jobbe med. Vi kan se at selskaper ofte lar en enkelt person være ansvarlig for hele tilbudet til offentlig sektor. Den vanligste motivasjonen for dette er at anskaffelsen kommer via e-post og at det fortsatt ikke er mulig å gjøre så mye forarbeid før det er tid for å levere tilbud. Er dette et riktig bilde, eller er det mulig å påvirke tilbudet på forhånd?
I dag ser vi mange selskaper som lykkes med å tenke nytt, og mange selskaper og myndigheter blir stadig mer flittige med å ha en tidlig dialog. Dette er en metode som gir mange fordeler. Ikke minst at du som selskap kan hjelpe myndigheter med å kjøpe det rette ved å spørre om behov og krav og på denne måten komme med konstruktive løsningsforslag. Det viktigste for å lykkes med tilbudet er å endre arbeidsmåten og lage en intern prosess for hvordan du skal behandle – og jobbe med – offentlig sektor. Trikset er å gå fra reaktivt til strategisk salg, uavhengig av om du er et lite eller stort selskap.
For å skape et sunt anskaffelsesklima i Norge, må kjøpere og selgere møte og utveksle erfaringer. Her kan du få råd fra Digdir om viktigheten av dialogmøter. Under slike møter møter oppdragsgivervirksomheten leverandører før en kommende anskaffelse. Hensikten er å skaffe informasjon for deretter å kunne utforme en anskaffelse som gir best mulig resultat.
Mer aktive leverandører er nødvendig for et sunt forretningsklima!
Hvilke trinn kan jeg som tilbyder forbedre, og hvordan kan jeg tenke?
Trinn 1 – Gjør en markedsanalyse
Det er enkelt å kartlegge offentlig sektor. Ved å gjøre en undersøkelse av ditt eget marked, får du de rette forutsetningene for å endre arbeidsmåten din. En analyse viser historisk hva myndighetene har krevd. Hvilke krav ble satt, hvordan så de forrige tilbudsdokumentene ut, hvilken evalueringsmodell ble brukt og hvem vant? Med den informasjonen kan du deretter tilpasse ditt eget tilbud til offentlig sektor. Du vil også vite hvilke kunder som vil kreve tidlig dialog for at du skal lykkes.
Takket være analysen vil du ha god kunnskap og kunne gi forslag til hvordan en anskaffelse skal utformes for å oppnå best mulig resultat. Kanskje har du til og med funnet gode eksempler på hvordan andre myndigheter har gjort det og kan konkret vise hvordan et tilbudsdokument kan se ut. Eller hvorfor ikke snakke om hvordan en anskaffelse skal følges opp og hvordan en prosess vil se ut for å skape et sunt forretningsklima. Du kan også påpeke hvilken forretningsmodell som er egnet for å oppnå best mulige resultater basert på kundens budsjett og behov.
Med støtte fra analysen kan du dermed tilpasse salgsorganisasjonen. Hvis du for eksempel har identifisert en rekke rammeavtaler som går ut, vet du når du skal gå i dialog med kunden. Økt forståelse i bedriften din om offentlig sektor gir deg også muligheter til å skape en kultur rundt den offentlige virksomheten.
Mange selskaper mangler i dag faste mål for salg til offentlig sektor
Det første målet kan være å velge riktig anskaffelse å delta i og unngå å delta i anskaffelser der vinnersjansen er liten. Behandle utvalgte myndigheter og måle hvor bra du lykkes. Dette vil påvirke selskapets holdning til offentlige anskaffelser. Du skaper en kultur der du viser at: «det er mulig å selge til offentlig sektor» og identifisere muligheter i stedet for å se hindringer. Det er også viktig å øke kompetansen til organisasjonen generelt og gi alle individer de rette forutsetningene for å lykkes i næringslivet til offentlig sektor. Det trenger ikke være en stor investering. Det er eksempler på selskaper som har investert 25 000 SEK som deretter blitt omgjort til økt salg på flere hundre prosent.
Trinn 2 – Ta tidlig dialog
Når du har utført markedsanalysen, er du spesialisten på anskaffelser i din bransje. Nå er det på tide å bestemme møter med de som er bestillere av dine tjenester/produkter. Dette er de du skal støtte og gi konkrete forslag til hvordan en vellykket anskaffelse skal utformes. Husk å bestille møter i god tid før avtalene går ut. Tenk også på hva “hele avtalen” er verdt, og om det er en mulighet til å videreselge utenfor avtalen. Når du møter myndigheten, har du også muligheten til å presentere hvordan oppfølging skal håndteres. Dette kan redusere risikoen for at selskaper svarer ja på krav som da ikke blir fulgt opp av myndigheten.
Trinn 3 – Lag en effektiv tilbudsprosess
En gjennomført markedsanalyse skaper grunnlaget for en vellykket tilbudsprosess. Du kan planlegge og fordele ressurser til tilbudsarbeidet. Ved å opprette en tilbudsgruppe med de rette personene, er det enda lettere å oppnå suksess.
Sjekkliste for tilbud
- Hvilken type anskaffelse gjelder det?
Er det for eksempel en minikonkurranse, forenklet anskaffelse, åpen eller selektiv anskaffelse, konkurranse med forhandling? - Sjekk alle krav
Sørg for å svare på alle krav i anskaffelsesdokumentasjonen. Hvis du ikke gjør det, vil tilbudet bli avvist. - Svar på alle spørsmål
Husk å svare på alle spørsmålene. Med mindre annet er oppgitt, må svarene være på norsk. - Still spørsmål
Hvis du føler at noe er uklart i dokumentasjonen, kan du stille spørsmål til oppdragsgiveren. Det er viktig at du får svar i god tid før tilbudsfristen hvis du synes noe er uklart. - Følg strukturen i anskaffelsesdokumentasjonen
Ikke hopp over spørsmål, og sørg for å følge listen i konkurransegrunnlaget. Uthev og beskriv nøye hva du og din bedrift kan tilby, selv det som er åpenbart for deg - Tenk på tiden
Forsikre deg om at tilbudet blir levert i tide. Tilbud som sendes for sent vil bli avvist. I konkurransegrunnlaget fremgår hvilken dag tilbudsfristen er. - Ikke glem kontaktinformasjonen din
Ikke glem å fylle ut firmanavn, organisasjonsnummer, adresse og kontaktperson. - Før du sender inn tilbudet, sjekk:
– At alle spørsmål er besvart
– At alle vedlegg er inkludert
– At tilbudet er signert - Forbered en muntlig presentasjon av tilbudet og selskapet ditt
I noen anskaffelser, må du også presentere tilbudet ditt muntlig – da er det godt å være forberedt.
Trinn 4: Tildeling og levering
Hva skal jeg gjøre når jeg finner ut at jeg vant avtalen? Prøv å sette et møte så snart som mulig, og finn ut hvem som har bestillingsrett fra avtalen. Det er ekstra viktig å sette dette møtet hvis du er en ny leverandør, eller hvis det er en vanskelig distribusjon som kan tolkes på forskjellige måter. Det er alltid en risiko for at den forrige leverandøren kan fortsette å levere. Opprett også en intern overlevering hvis noen andre enn deg skal styre virksomheten. Sørg for å lage et støtte ved avrop/markedsmateriell hvis det er en stor avtale med mange kvalifiserte parter hos myndigheten.
Nå har du de rette forutsetningene for å skape en sunn og lønnsom virksomhet for offentlig sektor.
