Med Excel blir fleksitiden alt annen enn fleksibel

Fleksibel fleksitid

I en av kommunene jeg ofte besøker i forbindelse med jobben min, hadde de i mange år benyttet Office Excel for føring av de ansattes fleksitid. Det var et omfattende dokument som inneholdt både de ansattes tid til avspasering, fleksitid, ferie og sykefravær. Alt gikk helt fint – helt til lønnsmedarbeideren som hadde ansvaret for å holde Excel-arket oppdatert til enhver tid, gikk av med pensjon.

Gratis ebok: Fleksitid og timeregistrering for kommune

Denne kommunen er ikke unik, tenker jeg. Mange private bedrifter, men også kommuner, benytter seg av Excel-dokumenter for personalhåndtering og timeregistrering. Det skinner kanskje igjennom allerede nå hva jeg mener om Excel, men la meg gi deg noen tydelige argumenter for hvorfor det er på tide å tenke nytt.

Excel er personavhengig og sårbart

La oss begynne med å forklare hvorfor et timeregistreringssystem ikke bør være personavhengig. I eksempelet jeg nevner her i starten, knytter alt ansvaret seg til en enkelt person. Andre kommuner har kanskje flere som bruker det samme Excel-arket, men det vil være like sårbart for endringer i organisasjonen.

Bak hver rute i dokumentet ligger det formler som bare en eller få personer kjenner til og beregninger som det er krevende å lære nye ansatte. Det gjør at Excel vil alltid være mer sårbart enn et system som er åpent og skybasert.

Skybasert må det være for å gi ansatte frihet til å føre timer for eksempel fra mobilen. Et Excel-ark for føring av avspaseringstimer, ferie og annen fri, er som regel kun tilgjengelig på kommunens servere. Det betyr at de ansatte må logge seg på kommunens nettverk og VPN for å få tilgang til å føre timer i Excel-arket. Upraktisk og masse merarbeid for den enkelte ansatte.

Prosjekttimer og rapportering

Det finnes riktignok en rekke maler du kan laste ned til Excel for å føre timer, men jeg vil påstå at ingen gir deg en såpass god integrasjon med lønn, regnskap og fakturering at de noen gang vil bli en fullgod løsning for din avdeling og din kommune. I kommunens mange etater og avdelinger er det alltid behov for å kunne føre timer knyttet til enkelte prosjekt. Prosjekt som har klare kostnadsrammer og hvor det er behov for kontinuerlig rapportering på prosjektets status, oppover i organisasjonen eller kanskje til politisk hold.

Benytter du deg av Excel vil du fort oppdage at det blir en del punching av tall mellom ulike programmer for at du skal være oppdatert i alle kanaler og til alle rapporter. Om økonomisjefen spør deg om du kan gi en samlet rapport på for eksempel tidsbruken for kommune i forbindelse med vinterens ekstreme snøfall, så gjør du det med et tastetrykk i et skybasert system, mens du med Excel-lister må sitte en stund med nytt regneark for å sammenfatte alle tallene.

Excel og HRM forstår ikke hverandre

La oss oppsummere: Excel kan være en form for støtte for fleksitid i kommunen, men bare til en viss grad. Du kan som lønnsarbeider håndtere saldoen til de ansatte i Excel og det går fint, men det er når du skal håndtere ferie, sykdom og fri at du må ty til dobbel registrering og flytte tall fra ett Excel-ark over i et annet.

Visma Tid er en helhetlig løsning og erstatter dagens Excel-løsning for føring av variabel lønn og prosjektbaserte timer. Excel har ingen integrasjon mot kommunens HRM. Da blir det doble føringer og det åpner igjen for manuelle feilføringer og jobbing som egentlig er helt unødvendig.

Jeg vil påstå følgende: I 2019 kan du ikke som en fremoverlent og ambisiøs kommune si til eventuelle nye jobbsøkere på lønn og regnskap at «ja, her i kommunen bruker vi Excel til timeregistrering». Du trenger et mer attraktivt og vanntett system.