Det blir vanskeligere for de ansatte å velge tilgivelse fremfor tillatelse når bedriften din har et elektronisk innkjøpssystem.

En av flere fordeler med å benytte et elektronisk innkjøpssystem er økt kostnadskontroll. Et av de mest sentrale elementene for å oppnå kostnadskontroll når det gjelder innkjøp er at kjøpet blir godkjent før bestillingen blir videresendt til leverandør. I det elektroniske innkjøpssystemet Visma Proceedo ble det bare i september 2013 totalt nektet bestillinger for NOK 200 mill. (dette utgjør ca. 7 % av den totale omsetningen i samme periode). Hva kan dette ha og si for din bedrift?

Benytter bedriften din elektroniske innkjøp (ehandel) gjennom en hensiktsmessig innkjøpsløsning underlagt kategorien med de mange navn «eProcurement», «source to pay» eller «purchase to pay (P2P)» kan den fange opp og stoppe de feilaktige bestillingene, noe som vil føre til vesentlige besparelser. Har man implementert et eProcurement system i bedriften hindrer man også at medarbeidere lar seg friste til å unngå vedtatte rutiner. Systemet gir deg sporbarhet gjennom hele prosessen og et godt grunnlag for statistikk og oppfølging.  I september måned viste statistikken i Visma Proceedo at 7 % av omsetning i samme periode ble «stoppet» under godkjennningsprosessen.  Dette er for øvrig også representativt for hva som blir nektet av bestillinger gjennom systemet på årsbasis.

Ser vi på Forrester sin rapport eProcurement Solutions, Q1 2011 (Duncan Jones, eProcurement Solutions, Q1 2011) understreker den at gode innkjøpssystemer kan gi store besparelser sett opp i mot manuelle rutiner og tilfeldige ordninger. Rapporten fremhever også på lik linje med undertegnede at en av hovedårsakene til at man får besparelser som følge av å benytte innkjøpssystem, er at det er mindre belastende for bedriften når innkjøp godkjennes i forkant fremfor at rutineforaktere krangler seg til tilgivelse og refusjon i etterkant.

Har du et elektronisk innkjøpssystem på plass i bedriften din blir det med andre ord vanskelig for de ansatte å velge tilgivelse fremfor tillatelse når det gjelder innkjøp. Systemet fanger opp de feilaktige bestillingene og godkjenning med kontering skjer innen kjøp. Nøyaktige tall på hva din bedrift kan få av besparelser ved å fange opp og stoppe de feilaktige bestillingene er vanskelig å konkretisere nøyaktig. Tar vi utgangspunkt i Visma sine innkjøp gjennom Visma Proceedo er totalbeløpene her henholdsvis 100 millioner kroner årlig. Legger vi til grunn at det er 7 % av kjøpesummen som blir stoppet som følge av feilaktige bestillinger, blir dette 7 millioner kroner. Nå er det jo ikke slik at det er denne summen Visma får i besparelse. Besparelsene blir marginene mellom det som blir nektet og det som blir godkjent. Her kan vi tenke oss flere scenarioer:

  • Produktet eller tjenesten den ansatte ønsker å kjøpe er for dyr i forhold til andre alternativer.
  • Mengde og sortiment som bestilles er feil.
  • Kjøp av produkt eller tjeneste vil aldri bli godkjent av forskjellige årsaker. For eksempel finnes tjenesten tilgjengelig i bedriften, eller at bedriften ikke har behov for den type varer eller tjenester.

Hva som nøyaktig blir utfallet av besparelser på grunn av bedriftens endringer i kjøpsprosessen er som sagt vanskelig og stadfeste. Min påstand er at man i større bedrifter ikke vil kunne være i nærheten av å oppdage så mange feilaktige bestillinger på en økonomisk forsvarlig måte som vil medføre besparelser i denne størrelsesorden. I tillegg til dette må man også ta med de besparelsene bedriften din vil få gjennom redusert administrasjon.

Når det gjelder kausaliteten mellom bruk av et eProcurement system og besparelser har jeg i dette innlegget valgt å belyse besparelser som følge av at bestillinger blir stoppet. I tillegg blir de ansatte gjennom å benytte en eProcurement løsning «presset» til å be om tillatelse i forkant fremfor tilgivelse i etterkant noe som både bedriften og de ansatte er tjent med sett i et moralsk perspektiv. Avslutningsvis vil jeg også nevne at bruken av eProcurements løsninger som kjent også har effekter når det gjelder andre besparelser, det være seg prisreduksjon som følge av avtalelojalitet og mindre administrasjon som følge av mer effektive prosesser fra behov til betaling.

Sales Large Accounts and Marketing Coordinator at Visma Commerce AS. Bachelor Degree Marketing Communication at BI Norwegian Business School.
Kontakt Leonardo: