Hvor bevisst forhold har du til gjennomføring og formalisering av etterfølgende endringer i kontrakt?

De fleste har i forbindelse med en leveranse foretatt endringer etter kontraktsinngåelse av ulike årsaker. Ofte glemmer partene betydningen av å få formalisert alle løpende endringer og tilleggsavtaler mellom partene. Det kan få meget uheldige og kostbare utfall. 

Etter kontraktsinngåelse kan det være behov for å gjøre endringer i kontrakten. Dette vil typisk kunne være begrunnet i kundens ønske om konkrete endringer til leveransens sluttresultat, eller behov for å tydeliggjøre eller forklare leveransens omfang eller innhold, eller hvor nyervervede erfaringer gjør at partene ser at utgangspunktet fastsatt ved kontraktsinngåelsen ikke lenger stemmer med virkeligheten. Uansett bakgrunn for endring er det viktig at man har et bevisst forhold til hvordan endringen håndteres.

I en vellykket leveranse har ofte de operative kontaktpersoner hos kunden og leverandøren en nær og god dialog, noe som kan bety at det ved endringer ikke oppleves som nødvendig å regulere kontrakten. Det er farlig. Selv i et velfungerende kontraktssamarbeid vil det være viktig å formalisere endringer i kontrakten på en tilfredsstillende måte. Kanskje endrer forholdet mellom partene seg slik at man blir nødt til å se hen til kontrakten for å finne svar som man tidligere kunne avklare daglig partene i mellom, eller kanskje surner forholdet mellom partene nettopp etter at man ved en uklar situasjon ikke har god nok dokumentasjon å forholde seg til. Begge parter er tjent med at endringer formaliseres med samme alvor og formalitet som selve inngåelsen av avtalen.

Først og fremst vil de fleste kontrakter si noe om hvordan endringer kan initieres, skal håndteres og gjennomføres. Her er det viktig at man er godt kjent med avtalens vilkår og formkrav for endringer, og at endringene gjennomføres i tråd med dette for å unngå unødvendige diskusjoner og usikkerhet med hensyn til endringsinnhold og endringskonsekvenser.

Man skal videre være bevisst på hvordan endringen formaliseres i kontrakten. Utgangspunktet er ofte at man skal innføre et endringsvedlegg til kontrakten, og allerede her er det mange som synder. Kanskje mangler man endringsbilaget til kontrakten i seg selv eller kanskje endringen i realiteten innebærer en ny eller annen leveranse som krever en egen kontrakt.

De fleste kontraktsparter har et bevisst forhold til prisjusteringer og en beskrivelse av endringens karakter. Det mange glemmer er imidlertid at en klar spesifikasjon av endringen må knytte seg til mange ledd av leveransen, både på et funksjonelt og teknisk nivå, i tillegg til et ytelsesnivå. Ofte tenker ikke partene på å lese hele kontrakten inkludert alle vedleggene på nytt i lys av endringene. Kanskje vil det være behov for justeringer i konkrete bestemmelser i avtaleteksten eller vedlegg, kanskje er det også behov for endrede krav til kunden eller dennes systemer. Det kan være nødvendig med endringer i avtalte tidsfrister eller fremdriftsplan, eller endringer i immaterielle rettigheter og godkjennelser/lisenstilganger for å nevne noe. Videre vil endringene dessuten kunne ha betydning for øvrige kontraktsforhold mellom partene på tilleggstjenester eller etterfølgende tjenester.

Å gi en generell oversikt over hva som må justeres ved endringer er selvsagt ikke mulig da det alltid vil bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Et generelt råd vil imidlertid være å ha en åpen og god dialog mellom partene i endringsfaser, herunder at man også tar seg bryet med å integrere og formalisere endringene skikkelig i avtalen. Bruk av juridisk bistand vil også være like viktig i dette arbeidet som ved kontraktsinngåelsen.

 

Har du spørsmål eller behov for bistand i forbindelse med kontrakter på ulike stadier er du velkommen til å kontakte advokat Siri Fjeld-Nielsen fra Visma Advokater på telefon 92 85 49 89 eller epost siri.fjeld-nielsen@visma.no

 

www.visma.no/advokater

Siri er advokat i Visma Advokater. Siri arbeider med generell forretningsjus, herunder spesielt kontraktsrett og kontraktsforhandlinger, personvern, IKT og arbeidsrett.
Kontakt Siri: