Gode e-post vaner

I møtesetting møter jeg ekstremt mange mennesker som virkelig ikke har kontroll på mailhåndteringen sin. Jeg har kanskje en ekstrem “ryddig” mailboks, siden jeg alltid har null mail i innboksen. Hvis alle hadde visst hvor stor tidstyv denne mailboksen faktisk er og hvor effektiv man kan være, så hadde det norske næringslivet spart mye tid! Da kunne vi alle tatt fri hver fredag med god samvittighet, som vår konsernsjef sier det er lov og være lat,-og smart.

Nr 1, slå av pop-up varsling!
Hvorfor skal du blir forstyrret av et stort pop opp vindu som sier til deg “hei, nå har du fått mail, her kan du lese kort hva den inneholder og hvem den er fra”. Nysgjerrigheten tar alltid over og vips så er du ute av det du drev med. Visste du at du bruker 8-20 minutter på å komme tilbake i effektiv jobbmodus igjen?

Enda en viktig grunn til å slå av pop-up varsling er i møte sammenheng og når du skal holde presentasjoner. Det er lite egnet å ha pop-up varsling av ting som de rundt deg absolutt ikke har noe med, og det er ofte det kommer mail som andre kanskje ikke burde vite om både av personalmessige og personlig karakter.

Nr 2, ikke bruk innboksen din som arkiv.
Dersom du bruker innboksen din som arkiv, og det flyter om hverandre på hva som er lest, ulest, håndtert og ikke håndtert, vil jeg gjerne vite hvordan du klarer å ha kontroll på hvilke mail du må gjøre noe med eller har gjort noe med. Dette uten at du bruker mer enn 10 sekund på å lese gjennom de ulike mailene. Les gjerne dette blogginnlegget for å se mine tips på hvordan du få full kontroll på innboksen.

Nr 3, gå vekk fra de gule lappene!
Vi lever i et digitalt samfunn, hvor alt lagres elektronisk. For all del de gule lappene er helt supre innimellom. Men er det på de gule lappene du skal ha todo-listen din? På gule lapper over hele skriverbordet ditt? Hvordan har du da kontroll på oppgavene du skal gjøre og hvilke du skal prioritere? Det er en fantastisk todo-liste du kan bruke både i Outlook og OneNote. Det blir en mer effektiv hverdag hvis du kan skrive opp gjøremål på telefonen, og når du logger på pc’n ligger de i todo-listen din i Outlook. Det er enkelt å spore om det er noe du er usikker på om du har gjort. Dette er effektivisering.

Jeg har sett alt for mange tilfeller hvor jeg har tenkt, hvis jeg bare kunne fått 30 minutter med deg så skulle jeg effektivisert din arbeidshverdag. Jeg skulle spart deg for flere timer i uken. Derfor har jeg bestemt meg for å utvikle et eget kurs hvor jeg deler mine aller beste tips på hvordan bli kvitt tidstyvene ved å bruke Outlook på en  smart og effektiv måte. For ja, alle kan sende, svare og håndtere mail i Outlook, men dessverre er det veldig få som jobber smart, effektivt i det systemet som man bruker mest daglig.
2,5t workshop er det jeg trenger, les mer om kurset her.

Daglig leder for Visma Academy. Startet min karriere i Visma som Management Trainee i 2009. Visma Academy leverer kurs og kompetanseheving i Visma programvare, Microsoft Office, prosjektledelse og aktuelle fagkurs innen regnskap, lønn og ledelse. www.visma.no/kurs
Kontakt Alicia: