Gode e-postvaner

I møtesetting møter jeg ekstremt mange mennesker som virkelig ikke har kontroll på håndtering av e-post. Jeg selv har kanskje en ekstrem “ryddig” innboks med null mail. Hvis alle hadde visst hvor stor tidstyv denne mailboksen faktisk er og hvor effektiv man kan være, så hadde det norske næringslivet spart mye tid! Da kunne vi alle tatt fri hver fredag med god samvittighet, som vår konsernsjef sier det er lov og være lat,-og smart.

Nr 1 – Slå av pop-up varsling

Hvorfor skal du blir forstyrret av et stort pop-up vindu som sier til deg “Hei, nå har du fått en e-post, her kan du lese kort hva den inneholder og hvem den er fra”. Nysgjerrigheten tar alltid over og vipps så er du ute av det du drev med. Visste du at du bruker 8-20 minutter på å komme tilbake i effektiv jobbmodus igjen?

Enda en viktig grunn til å slå av pop-up varsling er i møtesammenheng og når du skal holde presentasjoner. Det er lite egnet å ha pop-up varsling av ting som de rundt deg absolutt ikke har noe med, og det er ofte det kommer mail som andre kanskje ikke burde vite om både av personalmessige og personlig karakter.

Nr 2 – Ikke bruk innboksen din som arkiv

Dersom du bruker innboksen din som arkiv, og det flyter om hverandre på hva som er lest, ulest, håndtert og ikke håndtert, vil jeg gjerne vite hvordan du klarer å ha kontroll på hvilke e-post du må gjøre noe med eller har gjort noe med. Dette uten at du bruker mer enn 10 sekund på å lese gjennom de ulike e-postene. Les gjerne dette blogginnlegget for å se mine tips på hvordan du få full kontroll på innboksen.

Nr 3 – Gå vekk fra de gule lappene

Vi lever i et digitalt samfunn, hvor alt lagres elektronisk. For all del, de gule lappene er helt supre innimellom. Men er det på de gule lappene du skal ha todo-listen din? På gule lapper over hele skriverbordet ditt? Hvordan har du da kontroll på oppgavene du skal gjøre og hvilke du skal prioritere? Det er en fantastisk todo-liste du kan bruke både i Outlook, Gmail og OneNote. Det blir en mer effektiv hverdag hvis du kan skrive opp gjøremål på telefonen, og når du logger på pc’n ligger de i todo-listen din i Outlook. Det er enkelt å spore om det er noe du er usikker på om du har gjort. Dette er effektivisering.

Jeg har sett alt for mange tilfeller hvor jeg har tenkt, hvis jeg bare kunne fått 30 minutter med deg så skulle jeg effektivisert din arbeidshverdag. Jeg skulle spart deg for flere timer i uken. Derfor bestemte jeg meg for å utvikle et eget kurs hvor jeg deler mine aller beste tips på hvordan bli kvitt tidstyvene ved å bruke Outlook på en smart og effektiv måte. For ja, alle kan sende, svare og håndtere e-post i Outlook, men dessverre er det veldig få som jobber smart, effektivt i det systemet som man bruker mest daglig.

1 time av din tid er det jeg trenger for at du kan spare deg for flere timer hver uke!

Les mer og bestill nettkurset her

Alicia Halaas jobber som HR direktør i Visma Software. Alicia er utdannet siviløkonom, og startet i Visma i 2009 som Management Trainee. Hun har i sin tid i Visma jobbet med Lean, prosjektledelse, strategi og ledelse med fokus på effektivisering, teknologi og hvordan jobbe smartere. Alicia holder også kurs både internt og eksternt innenfor de nevnte temaene.
Connect with Alicia: