Går det an å redusere personalkostnadene og samtidig øke trivselen?

Det er ingen konflikt mellom det å redusere personalkostnader og det å oppnå økt trivsel blant de ansatte. Med ansattmedvirkning kan du realisere begge gevinster samtidig.

Vi nordmenn er opptatt av å bli inkludert, også i arbeidslivet. LO, NHO og Tankesmien Agendas policynotat «Den norske lederen» forteller at en god leder i Norge er nødt til å inkludere sine ansatte, både når lederen skal ta beslutninger og gjennomføre endringer, men også i det daglige arbeidet. Dette er ansattmedvirkning i praksis, der arbeidstakeren får innflytelse over sin egen arbeidshverdag og gis anledning til å påvirke hva som skjer på arbeidsplassen.

Ansattmedvirkning er en viktig komponent i det norske bedriftsdemokratiet, og anses å ha en positiv innvirkning på trivselen til de ansatte. De føler seg rett og slett mer sett, hørt og ivaretatt. Men det er ikke alt. Aktiv bruk av ansattmedvirkning i bemanningsplanleggingen kan gi positive effekter både for trivselen og på personalkostnadene i virksomheten.

Gratis guide: Ni tips til hvordan du skaffer deg kontroll på bemanningen

Personalkostnader, og ansattmedvirkning som alternativ til nedbemanning

Personalkostnader er en samlebetegnelse på alle de kostnadene en virksomhet har i forbindelse med sine ansatte, enten det er direkte kostnader, som grunnlønn og eventuelle tillegg, eller indirekte kostnader, som feriepenger, arbeidsgiveravgift, opplæring av ansatte eller lønn under sykdom.

Nedbemanning blir ofte ansett som den beste måten å redusere personalkostnadene på. Men det er fullt mulig å redusere disse kostnadene på andre måter. I mange tilfeller kan man bruke de ansattes arbeidskapasitet og kompetanse på en bedre måte enn man gjør i dag, ved å la de ansatte selv påvirke sin egen arbeidshverdag i større grad.

 

Bedre utnyttelse av ansattes kompetanse

Den kompetansen du har på jobb til enhver tid, er utrolig viktig. Det hjelper ikke å sette inn en portør på jobb når det er en kirurg som er borte. Ei heller fungerer det å fylle ut et team av brannmenn uten noen med røykdykkerkompetanse.

Er ikke den rette kompetansen tilgjengelig, leies ofte ekstravakter, vikarer eller konsulenter inn. I noen tilfeller er dette helt nødvendig, men i mange situasjoner har virksomheter ofte den nødvendige kompetansen i egne rekker, uten at man er klar over det. Derfor lønner det seg ofte å trekke de ansatte tettere inn i bemanningsplanleggingen og kartlegge hvilken kompetanse de ansatte faktisk sitter på i dag, og se om disse kan brukes for å løse de oppgavene som må gjennomføres. Det gjør at de ansatte blir mer fornøyd, fordi de får brukt kompetansen sin, og virksomheten slipper å hente inn ekstern kompetanse, for eksempel gjennom vikarer. Ikke minst er det kostnadsbesparende.

Høyere motivasjon og lavere sykefravær

Får de ansatte større selvbestemmelse på arbeidsplassen, går motivasjonen og engasjementet til de ansatte gjerne opp. Og går motivasjonen og engasjementet opp, blir gjerne sykefraværet lavere. Medarbeidere som gleder seg til å gå på jobb, har halvparten så mange sykedager som medarbeidere som ikke trives.

For eksempel vil ansatte som gis anledning til å påvirke sin egen arbeidshverdag, få større fleksibilitet i arbeidstiden sin. Det at de selv kan mene noe om når de skal jobbe, vil oppleves som inkluderende og bidra til at motivasjonen går opp. Dette er spesielt viktig for de som har begrensninger på når de kan jobbe, for eksempel aleneforsørgere som kanskje ikke kan jobbe kveldsskift mer enn annenhver uke.

Ikke minst bidrar ansattmedvirkning til å opprettholde rettferdighetsprinsippet på arbeidsplassen. Det er et poeng at ubekvemme arbeidsvakter fordeles jevnt mellom de ulike ansatte, slik at ikke én uheldig ansatt får flere vakter på helligdager eller i sommerferien enn andre. Er det en urettferdig fordeling av arbeidsvakter, uavhengig om dette gjøres med viten og vilje eller et resultat at utilstrekkelig bemanningsplanlegging, vil motivasjonen gå ned og risikoen for sykefravær gå opp.

 

Selvbetjente arbeidsportaler gir mindre manuelt arbeid

Ansattmedvirkning i bemanningsplanleggingen kan realiseres i praksis ved hjelp av selvbetjente arbeidsportaler. Dette er løsninger som gir de ansatte full oversikt over arbeidsplaner, vaktoversikter, timelister, avspasering, ferier og fravær. De lar også de ansatte «shoppe» vakter selv, det vil si at de melder sin interesse for de vaktene som passer best for dem. Kommunikasjonen mellom leder kan også gå via SMS og epost, og når en ansatt har fått tildelt vakter, oppdateres arbeidsplanen automatisk. Det gjør det lettere for de ansatte å planlegge arbeidshverdagen sin og ledelsen får full kontroll på timelister og personalkostnader.

Slike selvbetjente arbeidsportaler gjør også arbeidet til produksjonssjefen enklere. Ved å bruke slike løsninger, automatiseres mange av produksjonssjefens manuelle oppgaver bort. Vedkommende trenger ikke lenger krysse ut ansatte som ikke kan jobbe en vakt, fylle inn nye navn i timeplanen, ringe rundt til vikarer eller gjøre andre tidkrevende og ineffektive oppgaver. Samtidig holdes budsjettene under kontroll og de variable kostnadene i sjakk. Det vil de fleste oppleve som motiverende.