Ferievikarer (foto:pexels.com)

Ferievikarer – hvilke regler gjelder?

Når sommeren kommer melder også virksomhetenes behov for ferievikarer seg. Men hva må du som arbeidsgiver tenke på når du skal ansette vikarer i sommer?

Midlertidig ansettelse er unntaket

Utgangspunktet og den klare hovedregel er at ansatte skal ansettes i fast stilling. Man må rett og slett ha et særskilt grunnlag for å kunne ansette noen midlertidig. Bakgrunnen for at det er begrensninger i adgangen til midlertidige ansettelser er det reduserte vernet arbeidstakeren har ved en midlertidig ansettelse. Ved å unnlate forlenge midlertidige kontrakter med ansatte arbeidsgiver ikke er fornøyd med, vil man unngå de strenge reglene for oppsigelse. Lovgiver mener at dette vil være en uheldig utvikling i arbeidslivet, og det er derfor et ønske fra politisk hold å redusere arbeidsgivers mulighet til å utnytte dette «smutthullet».

Selv om adgangen til midlertidige ansettelser er begrenset, er midlertidige ansettelser i mange tilfeller lovlige. Spørsmålet blir derfor når du som arbeidsgiver kan ansette ferievikarer?

 

Når kan ferievikarer benyttes?

Selv om det finnes andre muligheter, er det i utgangspunktet to hovedtypetilfeller hvor bruk av ferievikarer er lovlig:

1) Arbeid av midlertidig karakter

Dersom arbeidet er av «midlertidig karakter» vil bruk av ferievikarer være lovlig. Hva som anses som arbeid av midlertidig karakter skal etter rettspraksis tolkes strengt, og beror på en helhetsvurdering. Arbeidsoppgaver som er sesongbetonte vil imidlertid falle inn under arbeid av «midlertidig karakter».

Ferievikarer_midlertidigDette betyr at din virksomhet har adgang til å ansette ferievikarer dersom det er tale om arbeidsoppgaver av sesongmessig karakter. Dette vil typisk omfatte servering ved utesteder som kan oppleve et økt og midlertidig bemanningsbehov om sommeren, jordbærplukking og bemanning av iskiosken som er stengt resten av året. Dersom du kun har behov for denne type arbeidskraft en kortere periode i løpet av sommeren, er arbeidet av «midlertidig karakter» og det vil således være lovlig å ansette sommervikarer.

2) Vikariater

Videre vil midlertidig ansettelse være lovlig dersom det er tale om vikariater for ansatte som er ute i permisjon eller som har ferie.

Ferievikarer kan dermed også ansettes som følge av at andre ansatte i virksomheten har ferie. Det er ikke et krav om at ferievikaren er satt inn som vikar for én spesifikk ansatt. Ved ferieavvikling om sommeren er det jo vanlig at de ansatte rullerer på når de har ferie. Så lenge virksomheten har behov for vikarer som følge av de faste ansattes ferieavvikling, vil ansettelse av ferievikarer være lovlig.

 

Utvidet adgang til midlertidig ansettelser i 2015

Det kom en lovendring for cirka ett år siden som utvider arbeidsgivers adgang til å ansette personer midlertidig på generelt grunnlag i inntil 12 måneder. Man behøver i henhold til lovendringen ikke lenger å ha et kortsiktig behov eller noen annen begrunnelse for midlertidig ansettelse. Det er imidlertid flere begrensinger i denne utvidede adgangen, blant annet hvor mange av de ansatte i virksomheten som kan være ansatt på dette grunnlaget. Og videre blir virksomheten ilagt en karanteneperiode for midlertidige ansettelser på 12 måneder etter utløpet av den midlertidige ansettelsen for arbeidsoppgaver av «samme art». Denne utvidede adgangen antas derfor ikke å være særlig hensiktsmessig med tanke på ferievikarer.

 

Virkninger av midlertidig ansettelse

Ferievikarer tydeligDet at ferievikaren er midlertidig ansatt, betyr at arbeidsforholdet opphører når den avtalte arbeidsperioden er over. Alternativt kan det være avtalt at arbeidsforholdet opphører når bestemte arbeidsoppgaver er utført. Det at arbeidsforholdet opphører betyr at det ikke vil være nødvendig med en oppsigelsesprosess for å få avsluttet arbeidsforholdet. Pass på å være tydelig nok i arbeidsavtalen vedrørende når arbeidsforholdet anses å opphøre for å unngå uenigheter med ferievikaren!

 

Arbeidsavtale

Som ellers skal det inngås en skriftlig arbeidsavtale. Dersom en arbeidsavtale om midlertid ansettelse varer mer enn én måned, må avtalen inngås snarest og senest én måned etter at arbeidsforholdet begynte. Dersom arbeidsforholdet varer kortere enn én måned, skal arbeidsavtalen inngås umiddelbart. Husk derfor på å tenke på arbeidsavtaler og innholdet av disse i god tid før ferievikarene skal begynne!

Arbeidsavtalen må blant annet inneholde følgende:

  • Navn på arbeidsgiver og arbeidstaker
  • Arbeidsplassen (dersom sommervikarens arbeid kan finne sted på ulike steder, bør du huske å ta høyde for dette)
  • Beskrivelse av arbeidsoppgavene
  • Grunnlaget for den midlertidige ansettelsen (er ferievikaren ansatt i et vikariat eller er arbeidet av midlertidig karakter?)
  • Start og slutt for ansettelsesforholdet. (Dersom arbeidsoppgavene består av å utføre visse arbeider, kan det avtales at arbeidsforholdet opphører når de bestemte arbeider er utført. Pass på at formuleringen er tilstrekkelig klar og at begge parter har samme oppfatning av sluttdato!)
  • Eventuell prøvetid (normalt kun ved første gangs ansettelse ved virksomheten)
  • Den ansattes rett til ferie og feriepenger
  • Oppsigelsesfrister (ikke nødvendig dersom det skal arbeides en begrenset periode som er tilfelle for ferievikarer, men man kan ha inn oppsigelsesmulighet i tillegg om ønskelig. Det er eventuelt oppsigelsesfristen angitt i arbeidsmiljøloven som gjelder dersom ingenting blir avtalt.)
  • Lønn
  • Arbeidstid
  • Om virksomheten er bundet av tariffavtaleFerievikarer arbeidsavtale

Alle «vesentlige» forhold må inntas i arbeidsavtalen. Dersom ferievikaren må påregne en del reising i jobben, eller at serveringsvakter på uteserveringen kan bli kansellert (i rimelig tid) ved dårlig vær, bør dette også presiseres i arbeidsavtalen.

 

Lønn

Det er ingen allmenne minstelønnsbestemmelser i Norge. Det er imidlertid lovbestemt at det skal utbetales et tillegg på minimum 40 % ved overtidsarbeid.

I tariffavtaler vil man finne bestemmelser om minstelønn, slik at dersom din virksomhet er tariffbundet må du passe på å overholde disse bestemmelsene. Videre er enkelte tariffavtaler og minstelønnssatsene allmenngjorte- det vil si at de er gjort gjeldende for en hel bransje uavhengig av om bedriften er tariffpart eller ikke. Dette gjelder særlig innenfor bygg- og anleggsbransjen.

 

Unge ferievikarer

Ferievikarer ungMange unge arbeidstakere har sin første sommerjobb i disse dager. Som arbeidsgiver er det viktig å være oppmerksom på at det gjelder egne regler for blant annet arbeidstid, pauseavvikling og arbeidsfrie perioder for barn og ungdom under 18 år. Eksempelvis har personer under 18 år krav på hvilepause i minst en halv time, om mulig sammenhengende, dersom den daglige arbeidstiden overstiger fire og en halv time. Motsetningsvis har personer over 18 år ikke krav på en halv times pause med mindre den daglige arbeidstiden overstiger fem og en halv time. Dersom du har unge ferievikarer må du derfor passe på å overholde disse bestemmelsene.

 

Ikke glem drøftelsesplikten!

Dersom du som arbeidsgiver benytter deg av midlertidige ansatte, uavhengig i hvilken utstrekning, har du en plikt til å drøfte virksomhetens bruk av midlertidige ansettelser minimum én gang årlig med tillitsvalgte. Både grunnlag for, omfanget samt hvilke konsekvenser de midlertidige ansettelsene har for arbeidsmiljøet må drøftes. Dersom din virksomhet ikke har tillitsvalgte, må drøftelsene foretas med verneombud eller andre valgte tillitspersoner som kan opptre som representant for de ansatte. Pass på å utforme en skriftlig protokoll fra disse møtene for å kunne dokumentere at du har overholdt drøftelsesplikten.

 

Ferievikarer god sommerGod sommer!

Visma Advokater er et forretningsjuridisk advokatfirma med lang erfaring innen arbeidsrett. Om du har spørsmål knyttet til ferievikarer og midlertidige ansettelser eller andre arbeidsrettslige spørsmål, kontakt advokatfullmektig Bibbi Moen Drange på telefon +47 481 76 355 eller epost for en uforpliktende vurdering av din sak.

Bibbi er advokatfullmektig i arbeidsrettsavdelingen til Visma Advokater. Til daglig arbeider hun med varierte rettslige problemstillinger med et spesielt fokus på arbeidsrett og personvern. Bibbi har også solid kompetanse innenfor tvangsfullbyrdelse og pengekravsrett da hun i mange år arbeidet hos Namsfogden i Oslo.
Kontakt Bibbi Moen: