Fellesanskaffelser og merverdiavgift

Skatteetaten har nylig publisert en prinsipputtalelse om avgiftsbehandlingen der flere bokføringspliktige gjør felles innkjøp. For slike fellesanskaffelser gis det klare unntak fra reglene som ellers stilles til hvordan en faktura skal utformes – og fradragsrett kan oppnås forutsatt at man holder tunga beint i munnen.

Ordningen er svært praktisk for mange næringsdrivende som i fellesskap anskaffer varer og tjenester til sin bruk, men det er betydelig risiko for å trå feil.

 

1. Utgangspunkt i lov og forskrift

1.1 Salgsdokumentasjon

Salgsdokumentasjon skal tilfredsstille minimumsvilkårene i bokføringsforskriftens § 5-1-1 for identifikasjon av partene. Den bokføringspliktige skal etter bokføringsloven § 7 bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Dette omfatter blant annet kunde- og leverandørspesifikasjon med nærmere spesifikasjon etter bokføringsforskriften § 3-1.

Kundespesifikasjonen skal inneholde alle transaksjoner med kunder pr. periode, sortert pr. kunde (kundens kode og navn skal fremgå). Tilsvarende skal leverandørspesifikasjonene inneholde alle transaksjoner med leverandører pr. kode, sortert pr. leverandør (leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer skal fremgå).

 

1.2 Merverdiavgift

Inngående merverdiavgift skal etter merverdiavgiftsloven § 15-10 dokumenteres med bilag for å kunne fradragsføres. § 15-10 henviser til bokføringslovens regler om kravene til tilstrekkelig dokumentasjon.

Beregningsgrunnlaget for merverdiavgiften er vederlaget samt alle kostnader ved oppfyllelsen av avtalen, med unntak for utlegg selger pådrar seg i kjøpers navn og for kjøpers regning.

 

1.3 Avgiftsmessig håndtering av kostnadsfordelingFellesanskaffelser_og_merverdiavgift

Det klare utgangspunkt etter bokføringsloven er at salgsdokumentet inneholder transaksjoner mellom en enkelt selger og en enkelt kjøper. Reglene om fradragsrett for inngående merverdiavgift baserer seg på denne tradisjonelle tilnærmingen.

Det er likevel på enkelte områder akseptert at fellesanskaffelser med salgsdokument utstedt til kun en av kjøperne gir fradragsrett også for de andre kjøperne.

 

2. Typetilfeller

2.1 Sameie

I sameietilfellene vil selger kunne fakturere en av sameierne som så fordeler kostnadene til de øvrige sameierne. For å sikre tilstrekkelig legitimasjon for fradragsrett for de øvrige sameierne, må kopi av originalfakturaen vedlegges som underbilag til hver enkelt av sameierne. I tillegg skal det følge en fordelingsliste som viser andel av originalfakturaens samlede fradragsrett for hver enkelt.

 

2.2 Andre organisasjonsformer

Det har historisk vært akseptert at et fellesskap (som ikke behøver å være formelt registrert som et foretak) gjør fellesanskaffelser på vegne av deltakerne. I noe nyere tid har Skatteetaten uttalt at organisasjonsformen til deltakerne som inngår i fellesskapet ikke er avgjørende.

Det klare utgangspunkt er at det er snakk om en ren kostnadsfordeling mellom deltakerne. Det må altså ikke foreligge noen omsetning på innkjøpers hånd. Fellesanskaffelsene vil typisk være driftsmidler som kjøpes inn for bruk i sameie, eller vanlige driftskostnader som skal fordeles mellom flere.

Fellesanskaffelser_og_merverdiavgiftAnnonse- og reklametjenester, renholdstjenester og ulike elektroniske tjenester er brukt som eksempler. Et annet praktisk eksempel vil være et nytt felles adgangssystem til et næringsbygg.

Skatteetaten gjør likevel en del avgrensninger i adgangen til avgiftsmessig fordeling. Blant annet ligger det utenfor ordningen at flere parter går sammen for å oppnå rabatter til innkjøp av varer og tjenester til bruk i sin egen avgiftspliktige virksomhet. Hvis innkjøper omsetter tilsvarende varer eller tjenester som kjøpes inn er man avskåret fra å benytte ordningen.

 

 

 2.3 Dokumentasjon

Forutsatt at innkjøpene tilfredsstiller vilkårene ovenfor, skal innkjøper i dokumentasjonen spesifisere fordelingen på den enkelte deltaker. Kopi av faktura må da oversendes fra innkjøper til deltaker sammen med fordelingsspesifikasjonen. Spesifikasjonen skal henvise til fakturaen.

Deltakerne vil da ha legitimasjon for fradragsrett etter den underliggende faktura og fordelingsspesifikasjon.

 

Visma Advokater har bred erfaring med bistand knyttet til regnskapsspørsmål, merverdiavgift og skatt. Har du spørsmål relatert til dette, ta kontakt med advokat Øystein Vågsether på tlf. +47 958 93 509 eller på e-post.

Øystein er advokat i Visma Advokater. Han jobber hovedsakelig med merverdiavgift og forretningsjus. Han har bakgrunn fra Skatteetaten, Deloitte Advokatfirma og Brækhus Dege Advokatfirma hvor han primært jobbet med merverdiavgift. Øystein bistår norske og internasjonale selskap innenfor alle områder av merverdiavgiftsretten, i tillegg til forretningsjuridiske spørsmål.
Kontakt Øystein: