Felles system for ressursstyring i skolen

felles system for ressursstyring i skolen

Timeplan og Vikaradministrasjon i Visma Flyt Skole brukes nå av alle de 12 skolene i Harstad kommune. Hver skole har effektivisert arbeidet tilsvarende ca 15 % stilling kun på administrasjon av vikarer, timeplaner, fravær og avlønningen. I tillegg til at vi sparer mye tid på skolene, har lønnsavdelingen en stor besparelse på arbeidet med timelistene.

Vi stopper tidstyven i skolen

Alle ansatte og vikarer har sin egen bruker i løsningen. Når man logger seg på får man opp timeplanen for kommende uke. Vikaren finner alle beskjeder og instruksjoner som trengs til vikartimen når de logger seg inn – Vi jobber mye smartere på denne måten sier Magne Johansen som er rektor på Hagebyen skole.

Forenkler vikaradministrasjon

Johansen sier at vikarer også nå har mye mer kontroll over når de skal jobbe og ikke. – Mens man før måtte sitte og vente på å få tildelt timer kan de eksterne vikarene nå gå inn i løsningen og registrere ønsker. Administrasjonen har samtidig full oversikt over når man trenger vikarer og når vikarene er tilgjengelige.

Administrasjonen har full oversikt

Administrasjonen setter opp arbeidsplaner for de ansatte i løsningen. Systemet blir også brukt til å registrere egenmeldinger, søknader om avspasering og permisjon og håndtering av fravær. – Alt dette blir da importert direkte inn i Visma, som er lønnssystemet vårt.

Unngår dobbeltregistreringer

Han sier tilbakemeldingen fra brukerne er veldig positiv. – Spesielt dette med at de nå bare har ett system å forholde seg til, mens man før måtte logge seg inn i flere systemer. Og ikke minst har vi fått fjernet dobbeltregistreringer. Det som også er bra er at etter at du har registrert det du skal vil systemet ta seg av generering av fraværslister, avlønning og planer og oversikter.

Skybasert

Han sier også at de fleste bruker systemet via mobiltelefonene sine. – Mobiler og nettbrett har blitt de nye PC-ene, og det er en stor fordel at løsningenkan brukes med samme grensesnitt både på web og mobile enheter.

Superbrukere på skolene samarbeider

Etter pilotprosjektet med to skoler er nå Timeplan og Vikaradministrasjon i Visma Flyt skole innført på alle de 12 skolene i kommunen. – Vi har i dag en gruppe av superbrukere som har månedlige møter for å utveksle erfaringer, sier Johansen. – Så langt er erfaringen at vi har langt bedre oversikt og kontroll enn før.

Magne Johansen, rektor ved Hagebyen skole

“Vi jobber mye smartere!

Vi har enklere vikarhåndtering og vi unngår dobbeltregistrering. Skolen effektiviserer arbeidet.”
Rektor Magne Johansen, Hagebyen skole

 

 

Visma leverer nå helhetlig løsning for skole

Vi ser frem til at timeplanløsningen blir en del av Visma Flyt Skole. Nå får vi èn løsning som håndterer skoleadministrasjon, elevdokumentasjon, timeplanlegging og vikarhåndtering. All kritisk informasjon for skolehverdagen vil til enhver tid være oppdatert. Sammenslåingen gir dermed store besparelser og bedre oversikt for oss i skolehverdagen.

Han er også fornøyd med Visma som samarbeidspartner. – De har hatt vært veldig lydhøre for våre ønsker og forslag, og supporten er rask, avslutter Johansen.

 

Les mer om timeplanlegging og vikarhåndtering i skolen. Passer denne løsningen for dere?

Last ned e-bok »