Er du like god til å planlegge bemanningen som du er til å planlegge produksjonen?

Produksjonsplanlegging er uløselig knyttet sammen med bemanningsplanlegging. Nøkkelen til god bemanningsplanlegging ligger i å integrere de to med hverandre.

Produksjonsplanlegging og bemanningsplanlegging handler om å samkjøre ressursene med oppgavene som skal gjennomføres. Du identifiserer det du ønsker å utrette og oppgavene som skal utføres. Deretter planlegges bemanningen ved å allokere de nødvendige ressursene for å utføre oppgavene.

Den første delen av denne prosessen, altså produksjonsplanleggingen, har du gjerne stålkontroll på. Alle bedrifter og virksomheter tjener penger på å levere noe, enten det er tjenester eller varer, og de fleste forstår verdien av å optimalisere produksjonen sin. Et kollektivtransportselskap, for eksempel, lager ruter og frakter passasjerer fra A-Å. Det er tjenesten de leverer, og det er en tjeneste de har gode systemer for.

Når det kommer til bemanningsplanleggingen, er historien ofte annerledes.

Gratis guide: Ni tips til hvordan du skaffer deg kontroll på bemanningen

Utfordringer med bemanningsplanleggingen

Bemanningsplanlegging handler i bunn og grunn om å sikre at de riktige ressursene, med den rette kompetansen, er tilgjengelig når man trenger dem. Alle som har benyttet seg av kollektivtilbud vet at denne delen av planleggingsprosessen ikke alltid går på skinner. Har man ikke en bussjåfør eller togkonduktør tilgjengelig, hjelper det ikke hvor god produksjonsplanleggingen har vært.

Det er ikke så rart at dette ikke alltid fungerer optimalt. Bemanningsplanlegging er både en komplisert øvelse og en tidkrevende operasjon, med flere faktorer som påvirker sluttresultatet. Driver man for eksempel en virksomhet som involverer flere midlertidige ansatte og arbeidstakere med fleksibel arbeidstid på timelønn, blir denne oppgaven spesielt komplisert.

Det er mye som skal tas hensyn til og mye som kan gå galt. For det første sluker bemanningsplanleggingen mye tid fra timeplanen til de som sitter med ansvaret for å lage den og følge opp. For det andre ender man ofte opp med feil som setter kjepper i produksjonshjulene og reduserer produktiviteten og øker kostnadene på leveransen.

Heldigvis er det mulig å gjøre bemanningsplanleggingen enklere.

Bryt ned siloene mellom produksjons- og bemanningsplanleggingen

Utfordringen med å lage optimale bemanningsplaner, ligger hovedsakelig i at systemene for produksjons- og bemanningsplanlegging gjerne er forskjellige og ikke snakker sammen. Dette får ofte uheldige konsekvenser.

For det første risikerer man å sitte igjen med feil kompetanse i forhold til oppgavene som skal utføres. For det andre blir det vanskeligere å planlegge fram i tid. For det tredje blir det utfordrende å håndtere eventuelle avvik.

Se for deg et stort bilverksted hvor målet hver dag er å få til en jevn produksjon. Verksmesterens oppgave er å hele tiden sysselsette mekanikerne. Får han en avbestilling eller det skjer noe uforutsett kan han ikke risikere at en mekaniker står arbeidsledig resten av dagen. Da skal bemanningsplanleggingen og oppdragsplanleggingen snakke sammen slik at dødtiden blir eliminert. Snakker ikke disse to systemene sammen vil det koste verkstedet dyrt.

Bygger man derimot en bro mellom produksjonsplanleggingen og bemanningsplanleggingen blir bildet annerledes. Kommuniserer systemene med hverandre, kan ressursene utnyttes på en bedre måte. Om en kunde er satt opp på en verkstedtime og ikke møter med sin bil, kan den informasjonen gå direkte til bemanningsplanleggingssystemet, som frigjør ressursene slik at den kan brukes til andre oppgaver. Og vice versa. Om en mekaniker blir syk, så kan bemanningsplanleggingssystemet sende en beskjed til kunde- og oppdragssystemet, som igjen vil gi beskjed til kunden om at det er behov for å booke om timen.

Med andre ord, om man bryter ned siloene mellom produksjons- og bemanningsplanleggingen, blir sluttresultatet ofte bedre. Ved å sette sammen bemanningsplanleggingen og produksjonsplanleggingen, sørger du for at oppgavene som skal utføres alltid er i balanse med kapasiteten din.  

 

 

 

Magnus Thingnæs jobber i Visma Enterprise med ansvar for ressursstyringssystemer for privat sektor. Han har 10 års erfaring fra IT bransjen, og har hjulpet mange bedrifter med å effektivisere og forbedre sine arbeidsprosesser og rutiner.
Connect with Magnus: