Trenger kommunen din et timeregistreringssystem?

Trenger kommunen din et timeføringssystem?

Drukner du i excel-ark og løse papirer, og føler du ikke har oversikt over timeregistreringen til de ansatte? Da er du ikke alene. 

Norske kommuner er komplekse organisasjoner med mange avdelinger, med ulike roller og funksjoner. I store foretak er løpende føring av timer og korrekt håndtering av fleksitid, fravær, og ferie ofte en utfordring.

Totaloversikt for ledere, lønn- og økonomiavdelingen

Det er tidkrevende og uoversiktlig for ledere eller økonomiavdelingen å få en forståelig oversikt over timene som føres av ansatte i ulike roller. Drift-og vedlikeholdstjenester, forvaltning, administrasjon og kommunikasjon er alle avdelinger i kommunen hvor arbeidstider er veldig forskjellig.

Ta for eksempel prosjektarbeid; her er fordeling av timeforbruk og kostnader viktig, hvor økonomiavdelingen må ha et oppdatert og korrekt grunnlag.

Mobil arbeidskraft og de som er ute i felt

For ansatte som bruker mesteparten av dagen ute i felt, kan det være fristende å utsette timeregistreringen til en dag de er tilbake på kontoret. Slik kan det gå dager og uker før økonomiavdelingen har en korrekt oversikt av status på prosjekter, samtidig som det øker risikoen for unøyaktig timeregistrering.

Se for deg et team fra vann og avløp som er ute på oppdrag. Med enkel tilgang til sin timeliste på mobiltelefonen, kan timene føres fortløpende, og de kan bruke tiden de vanligvis ville brukt på å reise til og fra kontoret for inn- og ut-stempling til å faktisk utføre arbeidet de er satt til å gjøre.  

Med et mobilt og skybasert ressursstyringssystem har får de ansatte mulighet til å fylle inn timer på slutten av dagen, uten å ta vare på all verdens krøllete papirer. Samtidig har prosjektleder en sanntidsoversikt over hvilke oppgaver som er utført.

Systematisert og nøyaktig timeregistrering

Løpende timeregistrering er selvfølgelig en fordel for alle tjenesteorienterte virksomheter, men timene skal også føres riktig. Med et godt timeregistreringssystem, har lønnsansvarlig i kommunen mulighet til å opprette regler som automatisk gjør en beregning for avlønning av timer, og timer til og fra fleksikonto. 

Eksempelvis vil ansatte som jobber dagtid, ha automatiserte og standardiserte tillegg. Mens ansatte som jobber kveld eller er i beredskap som for eksempel vaktmestere, fortsatt vil ha behov for manuelle føringer av sine tillegg. For eksempel vil ingen kunne vite når det kommer til å snø og hvor lenge. Da kan heller ikke et system automatisere timebruken og tilleggene som skal føres. 

Enkelt å bruke og forstå for alle

Med et system som instruerer brukerne, øker sannsynligheten for at registreringen av timer blir korrekt utført – hver gang.

Det gir positive ringvirkninger med henhold til håndtering av både overtidsbetaling, fleksitid og ferie. Samtidig vil systemet ta seg av henvendelser som lønn-og personalansvarlig tidligere tok seg av – og det blir redusert behov for direkte oppfølging fra økonomi og færre henvendelser fra de ansatte.

Gratis e-bok for Visma Tid