Slik kan du få oversikten over variable kostnader i kommunens vedlikeholds- og driftstjenester

Se for deg at det snør igjen, og alle veier snør bokstavelig talt igjen. Det snør på fjerde dagen og kommunes brøytemannskaper jobber lange og strevsomme dager. Overtidsbudsjettet er det eneste som går varmt denne iskalde vinteren.

Gratis ebok: Fleksitid og timeregistrering for kommune

De ansatte i kommunens tekniske drift har ikke noe valg. De må ut for å rydde veiene for snø slik at innbyggerne kommer seg frem. Det er det skattepengene skal brukes til. Og ikke sjelden er det beredskap, utrykning og til og med unntakstilstand som gjelder for de ansatte i vedlikeholds- og driftstjenestene.

Lite forutsigbar arbeidshverdag

I timeføringens Utopia har de konstant smilende arbeiderne faste, familievennlige tidspunkter å forholde seg til, og det er absolutt ingen uforutsette hendelser. Der kan de ansatte glemme sin egen timesføring, og likevel ha stålkontroll på sine 207 identiske syv-og-en-halv timers arbeidsdager. Lønnsavdelingen har ikke engang behov for å motta timelister, og alle lederne kan forutse hvor mange nyansatte man har behov for, ut fra jobben som blir gjort – det er rett og slett en drøm. 

For norske kommuner flest er dagens virkelighet langt fra denne utopien når det gjelder timesføring. Med uforutsette hendelser som ekstremvær, ulykker og andre ting man rett og slett ikke kan planlegge, så kan timesføring for den enkelte kommune bli vanskelig. Ledelsen får dermed en utfordring når det kommer til å ha god oversikt over timeforbruket, som igjen gjør det vanskelig å få kontroll over de variable kostnadene. Da går det fort mye tid på å samle inn informasjon over timesføringen, og forsøke å sette dette i system. 

Det er et uttalt ønske i de fleste norske kommuner at utgiftene til kommunens vedlikeholds- og driftstjenester skal dekkes inn av de som benytter seg av tjenestene. Med denne bakgrunnen skal det skapes en bevisstgjøring for hvor kostnadene oppstår.

Få kontroll på tidsbruken

I kommunens vedlikeholds- og driftsenhet vil du for eksempel ha en vaktmester som har ansvaret for vedlikeholdet på flere av kommunens skoler. Da må han kunne føre sin timebruk knyttet til de ulike skolene og virksomhetene som tiden faktisk brukes på. Noen må sitte over ham og ha full oversikt over timebruken på de ulike virksomhetene – det kan utvilsomt by på utfordringer. 

Mange arbeidsplasser som opplever uforutsigbarhet i hverdagen har valgt å gå over til et digitalt timesføringssystem med gode muligheter for differensiering. I et slikt system har man tilgang på å føre arbeidstimene i ulike kategorier, slik at man raskt kan skille mellom det ulike arbeidet som er utført. Som leder får man dermed oversikt over hvor mange timer som er brukt til nattarbeid, til helgearbeid, til dagarbeiderne og så videre. Med dette overblikket får man også tilgang på essensiell data som man kan bruke i rapporter, oversikter og intern statistikk. Det samme kan man gjøre på prosjekt-basis, hvor man kan få tilgang til data som gjelder for bestemte prosjekter utført kontinuerlig eller i bestemte tidsrom.

Kutt ut Excel og sats i skyen

Du som har overordnet ansvar for tidsbruk i kommunens vedlikeholds- og driftsenhet må sørge for å ha verktøy tilgjengelig som gir deg oversikt. Samtidig er det viktig at ansatte, på en enkelt måte, har muligheten til å føre sine timer på riktig prosjekt. Visma Tid er et godt egnet system som tilbyr alle disse mulighetene på ett sted, noe som igjen er med på å lette arbeidsmengden for lønnsavdelingen. Visma Tid er laget for å kontinuerlig håndtere en rekke faktorer som gir utslag for den ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Systemet oppsummerer timer i ulike bolker; daglig, ukentlig, månedlig og årlig, slik at man hele tiden har oversikt over arbeidsperiodene. I tillegg summeres fravær, fraværsprosent og tillegg, som for eksempel smusstillegg eller variable kostnader.

Forutsetninger for bruk av digitalt timeføringsverktøy

Det er to forutsetninger for at et slikt system skal fungere optimalt, og for at man får mest mulig ut av en overgang til et slikt system. Den ene er forarbeid, og her vil man få hjelp fra konsulentene i Visma. I en implementeringsfase blir man enige om hvilken detaljgrad man ønsker for de ulike rapportene i systemet. Visma har erfaring fra slike prosesser hos de fleste norske kommunene og kjenner driftsmodellene godt.

På denne måten får man den informasjonen som er nødvendig for å kunne ta valget om man trenger mer eller mindre arbeidskraft. Dermed kan man effektivisere det kommunale arbeidet gjennom dokumentert kostnadskutt. 

Den andre forutsetningen for et optimalisert timeføringssystem er implementeringen av rutiner hos alle ansatte. Dersom systemet skal gi data er det naturlig nok avhengig av at dette også føres inn, og derfor har Visma Tid tilrettelagt brukeropplevelsen for de ansatte. Programvaren kan brukes på alle plattformer; mobiltelefon, tablets og datamaskiner. I tillegg er det mulig å sette opp systemet slik at det varsler vedkommende som har glemt å føre opp timene sine.

Resultatet av et digitalt timeføringssystem vises altså i detaljinformasjonen man får tilgang på, den kontinuerlige muligheten for å få oversikt, samt fristillelse fra tidstyven det er å samle inn timene fra de ulike arbeiderne.