Slik gir god prosjektstyring økte driftsinntekter

Hvordan kan riktig prosjektstyring bidra til at bedriften kutter kostnader og øker inntekter? Og hva er de viktigste fellesnevnere i et prosjekt som både sikrer kostnadskutt og videre vekst?

Alle ønsker tid til verdiskapning

Vi ser at stadig flere bedrifter ønsker et digitalt og fremtidsrettet verktøy for prosjektstyring. Systemene skal dekke alle deres behov, fra leadshåndtering og salg, og til siste faktura er sendt. I tillegg er det viktig at flest mulige prosesser blir automatisert – for igjen å frigjøre tid til selve prosjektarbeidet. Det er jo tross alt der verdien ligger.

For til syvende og sist er det nettopp økonomisk vekst en bedrift har for øye. Med piler som peker oppover, er man på god vei mot de visjonene man har satt seg – være seg å revolusjonere et marked eller redde verden, i alle fall litt.

Les også: Prosjektets faser: Hvorfor er oppstarten så kritisk?

7 måter prosjektstyring kan bidra til økte inntekter

1. Velg et prosjektsystem som dekker alle prosjektets faser

Endringer skjer raskt og mange bedrifter har etter hvert innarbeidet flere systemer som skal håndtere de ulike delene av prosjektet. Timer hentes ett sted, leverandørfakturaer et annet og dokumentasjon ligger kanskje på en server som du kun har tilgang til på kontoret. Og hva med de aktivitetene som ble gjennomført i salgsfasen?

For en prosjektleder er denne informasjonen uvurderlig for en vellykket gjennomføring. For å unngå unødvendig administrative oppgaver som stjeler tid, bør derfor alt være tilgjengelig i en og samme løsning, som alle deltakere i prosjektet jobber i.

2. Legg til rette for samhandling mellom salg og konsulenter

Mange prosjektbaserte bedrifter har eksterne CRM-systemer som ikke er tett integrert i prosjektstyringen. Dette gjør det lett å miste nyttig informasjon. Med et prosjektstyringsverktøy som er tilrettelagt for samhandling mellom alle ledd, vil de ansatte til enhver tid ha oversikt over tilgjengelige ressurser. Dette er viktig for at samarbeidet skal fungere optimalt, og gjør arbeidshverdagen til alle parter enklere.

3. Gjør timeføring på nett og mobil

Timeføring er et tveegget sverd. Like mye som det er selve grunnlaget for bedriftens eksistens, er det samtidig mange som ikke kan fordra timeføringen. Bakgrunnen for dette er at det ofte er tungvint å registrere, programvaren som benyttes er utdatert, eller timene føres i Excel hvor det er lett å miste oversikt.

Timeføring skal være enkelt og tilgjengelig fra mobil og desktop. Verktøyet bedriften bruker for timeføring bør også være i samme løsning som andre prosjektdata. Dette sikrer en sømløs samhandling. I tillegg er det viktig å være godt kjent med fordelene av timeføring, slik at dette blir en motivasjon i seg selv for effektiv prosjektgjennomføring. Klarer man å vurdere effektiviteten av prosjektene, vil det være enkelt å beregne kostnader for fremtidige prosjekter. Dette er kroken på døra for alle tidligere unødvendige forsinkelser og ekstra kostnader. I stedet vil bedriften se økt kvalitet og bedre kundetilfredshet.

4. Få kontroll og oversikt over prosjektet

En prosjektleder er avhengig av god oversikt og kontroll. På den måten kan de styre etter plan og budsjett, samt endre kurs dersom det er nødvendig for å møte ønsket lønnsomhet og kundens krav. En prosjektleder skal helst bruke lite tid på administrasjon, og heller ha fokus på planlegging, prosjektstyring og gjennomføring.

Derfor er det viktig med gode verktøy som til enhver tid gir et korrekt bilde av prosjektets fremdrift og ressursbruk. Å gå seg vill i prosessen vil føre til kontraproduktiv ressursbruk, som igjen resulterer i at budsjettet blir strammere enn nødvendig.

Les også: Hvordan øke faktureringsgraden?

5. Sørg for riktig prising av prosjektet

Kunder ønsker kostnadskontroll. Vi ser at flere ønsker fastpris fremfor timepris for gjennomføring av konsulenttjenester og prosjekter. Dette er ikke noe nytt, men har du kontroll på den fastprisen du gir? Hva ville du fått av inntjening dersom prosjektet ble gjennomført time for time?

Et system som viser deg verdien på de enkelte timene, gjør at du kan sammenligne arbeidet med prisen du har gitt. Først da kan du styre prosjektene riktig, analysere fastprisen og endre kurs dersom det viser seg at prosjektene ikke er priset riktig. Har du prosjekter som kombinerer fastpris og timebasert pris? Da er det lurt å ha et system som håndterer fleksibel prissetting.

6. Vær oppdatert – fra salg til faktura

Gode rapporter som viser rikets tilstand er viktig, både for å kunne planlegge riktig og ha kontroll på prosjektene i bedriften: Hva har vi i pipeline? Er vi i rute på pågående prosjekter? Hva kan gjøres enda mer effektivt?  Utnytter man ressursene på best mulig måte? Hvordan er ressursutnyttelsen fram i tid? Dette er viktige KPI-er for bedrifter som jobber med prosjekter og timeføring.

Les også: Derfor bør dine ansatte timeføre på mobil

7. Evaluer etter endt prosjekt

Evaluering av prosjektene er viktig. Det er alltid noe å lære, alltid noe man kunne gjort bedre. Med det skaper man  seg et erfaringsgrunnlag som kan brukes i neste prosjekt. Det er fort gjort å enten fly videre til neste prosjekt når siste leveranse er i boks, eller bare evaluere prosjektene som feiler. Å anerkjenne de prosjektene som lykkes og forstå hvorfor de lykkes er en like viktig jobb. Med gode prosjektrapporter og analyser kan man lære av både de gode og de mindre gode prosjektene. Innsikten man sitter igjen med her, brukes til å tette lukene og jobbe enda mer produktivt i neste prosjekt.

Vil du lære mer om prosjektstyring?

Ja, jeg vil delta på gratis webinar!

Tonje Fjeldberg Fineide er produktsjef i Visma Software. Hun er ansvarlig for vår løsning for prosjektstyring.
Connect with Tonje: