Med god ressursplanlegging kan du mest mulig effektivt allokere de ressursene du har. Full oversikt over prosjektstatus, ansatte og bedriften for øvrig er viktig i det daglige arbeidet – men også på et strategisk nivå. Det er nemlig lederens ansvar å ha oversikt over ressursbehovet og sørge for at nødvendig kompetanse og arbeidskraft er tilgjengelig. På den måten kan oppgavene og utfordringene bedriften sitter med løses best mulig.
Hvor mange ressurser har du tilgjengelig i en gitt periode? Har du ansatte som er overarbeidet, eller kanskje noen som ikke er tildelt nok prosjekter? Et godt verktøy gir deg oversikten du trenger og kan dermed være til stor hjelp ved ressursplanlegging.
Prosjektarbeid og ressursplanlegging – hva kan gå galt?
Et typisk tilfelle er at prosjektarbeid ikke skilles tydelig og godt nok ut, slik at det går utover det daglige administrative arbeidet, eller blandes med andre prosjekter. Dette kan føre til en feilaktig kostnadsfordeling på de ulike løpende prosjektene dine. Ofte vil estimater og budsjetter gi deg en produksjonsplan med oversikt over ressursbruken som er nødvendig for å komme i mål. Men, den gir deg ikke detaljene og tar heller ikke hensyn til begrensninger og flaskehalser ved ressursene du trenger. Hvis estimatene viser seg å være unøyaktige, som ofte viser seg å være uunngåelig i prosjektsammenheng, så vil resultatene avvike fra det du planla. Samtidig mangler du en klar fasit på hvorfor og hvordan overskridelsene skjedde under arbeidet med prosjektet.
Du trenger en formell oversikt som viser deg hele veien til målet.
Så enkelt kommer du i gang
Det første du må gjøre er å være bevisst på at prosjektarbeid må skilles fra det administrative arbeidet. Prosjekter har bestemte rammer som innebærer at det er et gitt mandat og en klar målsetning med prosjektet. For å oppnå suksess må du holde deg innenfor rammene av budsjettet og kontantstrømmen. Skal en opprettholde lønnsomheten i prosjektet må ressurser planlegges løpende og du må ha på plass verktøy for å håndtere avvik og uforutsette hendelser.
Definer en formell plan for allokering av ressurser. Skisser prosjektet i de ulike fasene du vet er nødvendig for at det skal bli gjennomført på en god måte. Dette kan være tidspunkter og faser prosjektet skal ha, ulike tidsfrister, arbeidskraften du har behov for, roller og ansvarsfordeling og antall deltakere som trengs for å oppfylle hver enkelt rolle. Nettopp derfor er det viktig å ha et godt system og datagrunnlag. Slik kan du enkelt begynne med ressursallokering – en prosess der du fordeler prosjektmedlemmer til de ulike oppdragene som skal løses fremover. Definer hvilke oppgaver som skal prioriteres, ressurser til oppgavene, identifiser må-ha-personer og oppgaver som er overførbare mellom de som skal løse oppdraget.
Planlegg arbeid etter prosjekt og fase. Et prosjekt kan deles inn i ulike faser med start- og sluttidspunkt, hvor mye tid som skal benyttes i de ulike fasene og hvor mange ansatte som skal arbeide i hver enkelt fase. Dette kan visualiseres i et Gantt-diagram som viser når og hva det skal jobbes med i tiden fremover:
Få oversikt over ressursene
Du må vite at du har kompetansen du trenger tilgjengelig og at de ansatte ikke er overbelastet med andre prosjekter eller annet løpende arbeid. Da er det greit med en oversikt over de som er kvalifiserte for det inngående oppdraget. Oversikten viser hvor mye tid de har til å ta på seg flere oppdrag. En rapport kan eksempelvis se slik ut:
Her får hver av de aktuelle ansatte sin egen tidslinje som viser graden av arbeidsbelastning fremover.
Med en enkel visualisering får du raskt et overblikk over de ansattes belastning i tiden fremover.
Hent ut en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan du vurdere om du skal omorganisere: hvem skal arbeide på hvilke prosjekter? Vurder underveis om du skal omstrukturere, slik at de ansatte jobber på optimale prosjektporteføljer. Slik blir det enklere å hente ut synergieffekter fra arbeidet. Med et godt verktøy slippe du dessuten å bekymre deg for overbelastning på én person, og samtidig unngå unødvendig overtid som vil medføre tilleggskostnader.
Det kan også hende at det blir en nedgang i fakturerbare oppdrag tilgjengelig, eller at et prosjekt er satt på vent. Da må du raskt klare å dirigere ressursene til annet løpende arbeid som å tilby støtte til salgsteam, lage tilbud, støtte til marked eller utvikling av interne rutiner. Du må også være i stand til å organisere personer som ikke er fulltidsansatt, slik som deltidsansatte, frilansere, entreprenører eller andre eksterne aktører. Noen ganger er dette nødvendig for å løse komplekse oppdrag.
Når du har funnet de riktige ressursene for det nye oppdraget ut ifra dagens situasjon, kan du raskt tildele de aktuelle ressursene ansvaret for sine faser i det nye prosjektet. Dette vil umiddelbart gjøres tilgjengelig for de som er involvert. Selve prosjektplanleggingen er hele tiden gjennomsiktig og synlig for de det gjelder – og tilgjengelig hvor og når som helst.
Timeregistrering er også et viktig element i prosjekt- og ressursplanleggingen. For å få til en effektiv og enkel prosjektoppfølging er det nødvendig å holde et øye med timeforbruket og gjøre vurderinger underveis.
Er det enkelt å få hjelp til ressursplanlegging?
Ja! Det finnes ikke ett enkelt program eller én metode som passer for alle typer bedrifter. Samtidig er det ingen tvil om at du trenger et godt verktøy for å få til god ressursplanlegging. Ressursplanlegging og -allokering er ikke noe som gjøres bare én gang – du må tvert imot jobbe aktivt og kontinuerlig sammen med de ansatte for å få det til.
Se for deg et komplett prosjektverktøy som dekker hele prosessen fra salg, timeregistrering og ressursplanlegging til fakturering og lønnsutbetaling. Rett og slett et prosjektstyringsverktøy som oversiktlig gir alle nødvendige opplysninger.
Det kan være et viktig hjelpemiddel for å bidra til at prosjekter planlegges og gjennomføres på en god måte. Verktøyet legger til rette for klare målsettinger, kontinuerlig oppfølging, sørger for tydelig ansvarsfordeling og holder orden på budsjett, timeregistrering og fakturering.
Visma Severa er vår nettbaserte løsning for prosjektstyring. Du kan prøve det gratis i dag – helt uten forpliktelser.
