Hvordan få dekket reiseutgifter?

Reglene for dekning av reiseutgifter er kompliserte. Kravene skattemyndighetene setter til dokumentasjon og legitimasjon, er ikke alltid like enkle å etterleve. Samtidig er konsekvensene av å gjøre feil store, med både beregning av arbeidsgiveravgift og straffeskatt som et mulig resultat.

Dekkede oppholds- eller reiseutgifter

Disse utgiftene kan dekkes på tre forskjellige måter. Disse variantene gir ulike utfordringer med hensyn til legitimering og dokumentasjon. I avsnittene under får du en innsikt i hvilke krav som gjelder for de to første alternativene.

1. Etter satser

Det vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg.

2. Refusjon

Det vil si at arbeidsgiver refunderer de faktiske utgiftene (med kvittering).

3. Direktebetaling

Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte.

Les også: Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav

1. Å dekke reiseutgifter etter satser: utgiftsgodtgjørelser

Å dekke reiseeutgifter etter satser vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er normalt fastsatt enten i statlige særavtaler, tariffavtaler eller individuelle avtaler mellom bedriften og de ansatte. De fleste bedrifter velger å bruke satsene i statlige særavtaler.

Velges denne måten å dekke utgifter på, stilles det krav til at arbeidstaker skriver en korrekt reiseregning.

Hva må være med på reiseregningen?

Kravene varierer avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves, men det er noen generelle opplysninger som skal være med på alle reiseregninger hvor det kreves godtgjørelser. Kravene er:

  • navn og adresse på den ansatte
  • dato for både avreise og hjemkomst for hver reise
  • formålet med reisen
  • hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • underskrift

I tillegg er det noen spesifikke opplysninger som må være med på reiseregningen avhengig av hvilken type utgift det kreves godtgjørelse for, for eksempel om det er diettgodtgjørelse for reiser med overnatting, uten overnatting, bilgodtgjørelse eller ulegitimert nattillegg.

Diett for reiser med overnatting

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene (som nevnt over):

  • klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
  • navn og adresse på overnattingsstedet
  • ved flere overnattingssteder, skal datoene samt navn og adresse for hvert overnattingssted komme frem
  • ved overnatting på en hybel/brakke uten kokemuligheter eller overnatting privat, er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
  • type losji (hotell, pensjonat, hybel/brakke eller privat) og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet

Diett for reiser uten overnatting

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

  • klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise

Bilgodtgjørelse

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

  • fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangspunkt og endepunkt på reisen
    • spesifisere lokal kjøring på oppdragsstedet
    • angi årsaken til eventuelle omkjøringer
  • navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
  • totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller

Ulegitimert nattillegg i Norge

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

  • klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
  • type losji (hotell, pensjonat, hybel/brakke eller privat)

Vær klar over at det ikke er anledning til å gi ulegitimert nattillegg på tjenestereiser i utlandet.

Krav til å følge angitte satser

I tillegg til at reiseregningen må være korrekt utfylt, er det også et krav til at godtgjørelsen ikke overstiger Skattedirektoratets forskuddssatser. Om godtgjørelsen overstiger forskuddssatsene, må det betales skatt av dette. En oversikt over satsene finner du på Visma Community.

2. Refusjon av faktiske reiseutgifter – reise på regning

Ved refusjon må arbeidstaker levere originalbilaget (kvittering) til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling. Arbeidstaker får da refundert til faktiske utleggene sine, og ikke etter bestemte satser.

Du kan levere kvitteringen enten som papirkvittering eller elektronisk kvittering. Du kan også skanne kvitteringen og sende den på epost til arbeidsgiver. Kvitteringer som er fotografert med f.eks. mobiltelefon, godkjennes også som elektronisk kvittering.

Det stilles også krav til ytterligere opplysninger enn de som fremgår av kvitteringen. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter, skal følgende opplysninger angis:

  • navn på arbeidstaker (gjelder utgiftene andre, skal deres navn også angis)
  • formål
  • hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Les også: Hva er forskjellen på arbeidsreise og yrkesreise?

Refusjon av reiseutgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter, er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på reiseregningen. Eksempler på småutgifter kan være

  • bompassering
  • parkometer
  • tunnelavgift

Hvilke utgifter kan den ansatte kreve dekket?

… Og hva kan utbetales skattefritt? Hvordan rapportere riktig i a-meldingen? Delta på vårt kurs om reiseregninger og få en grundig gjennomgang av reglene for utbetaling og behandling av utgiftsgodtgjørelser og utgiftsrefusjoner ved reise i Norge og utlandet.

Bli best på reiseregninger