Microsoft Power BI screen

Power BI – Gruppering av faktafelt i egne tabeller og effektiv bruk av bokmerker

Bruker du Microsoft Power BI? Få mer oversiktlige rapporter som gjør rapportene dine enklere å bruke med disse funksjonene. I del 2 av serien om praktisk anvendelse av Power BI lærer du om gruppering av fakta og bruk av bokmerker.

I denne serien velger vi å fokusere på hvordan Power BI kan hjelpe deg å løse praktiske problemer når det gjelder rapportering og analyse. Samtidig ønsker vi å vise nye funksjoner for å inspirere og gi ideer og tips til bruk av Power BI.

Har du ikke lest del 1 «Hva hvis…?» kan du lese den her!

For å gjøre terskelen for bruk så lav som mulig, vil vi hovedsakelig fokusere på desktop-versjonen av Power BI.  Denne kan lastes ned gratis her.

Del 2 –  Gruppering av faktafelt i egne tabeller og effektiv bruk av bokmerker

I denne delen tar vi for oss to områder – gruppering av fakta og bruk av bokmerker. Dette er funksjoner som gjør at rapportene dine blir enklere å bruke og mer oversiktlige.

NB! Denne funksjonaliteten krever mars 2018-versjonen eller nyere!

Del 2A – Gruppering av faktafelt

Du har laget en datamodell i Power BI for å rapportere ulike måltall og beregninger, og modellen inneholder flere tabeller med faktaverdier. Etter hvert som du setter opp flere beregninger i modellen, eser antall tilgjengelige rapporteringsfelter opp, og ulike beregninger ligger nå i flere grupper. Det hele blir mer og mer uoversiktlig, og du får forespørselen om det er mulig å samle alle beregninger i en egen gruppe for å gjøre det lettere å få oversikt. Hvordan gjør du dette?

For dette eksemplet har vi brukt data fra databasen AdventureWorksDW2016, som er en gratis og åpen testbase man kan laste ned fra Microsoft og installere på en MS SQL instans. I tillegg er den modifisert med norske tabellnavn og enkelte norske kolonnenavn.

Vår opprinnelige datamodell ser slik ut:

Opprinnelig modell

Etter litt utvikling og endringer av opprinnelig modell har vi en feltliste som ser omtrent slik ut:

Feltliste

Som vi ser, ligger det snittberegninger både i «FactSalg» og i «Produkt». Det hadde vært ønskelig å samle alle disse i én gruppe, slik at det ble lettere å finne frem til denne typen beregninger. Ved å lage en «container» i feltlisten, kan vi samle alle beregninger der.  Det kan vi gjøre på følgende måte:

  • Lag først en dummy-tabell i modellen. Det kan du gjøre ved å velge «Angi data» under Modellering:

Angi data

  • Legg inn dummyverdier i «kolonne». Det spiller ingen rolle hva vi legger inn. Vi trenger kun å få generert en tabell. Lag så et navn for tabellen, f.eks. «Snittberegninger» og velg «Last inn»:

Kolonne

Dermed opprettes en tom samling med felt på høyre side med det navnet vi ga tabellen.

  • Vi merker så den beregningene vi vil flytte over til den nye feltsamlingen. Dette gjør vi ved å enkeltklikke på navnet på høyre side slik at navnet får en gul ramme rundt seg, og så velger vi «Hjemmetabell» under Modellering. Vi får da opp en liste over de ulike feltsamlingene, eller tabellene som er lest inn i modell, og velger i dette eksemplet «Snittberegninger». Feltet blir så flyttet over i den nye feltsamlingen.
  • Det siste vi gjør er å skjule dummy-feltet vi laget i «Snittberegninger», siden dette feltet ikke brukes til noe. Det gjør vi ved å høyreklikke på feltet, og velge «Skjul» i menyen som så kommer opp. Dermed har vi fått opp en samling av snittberegninger fra flere tabeller i modellen, men gruppert på en enklere måte.
  • Ved å lagre, og åpne PowerBI-rapporten vil den nye samlingen felter ha blitt flyttet helt øverst og har fått symbolet for beregninger (kalkulator):

Beregninger

Del 2B – Bruk av bokmerker

Bokmerker i Power BI er et effektivt hjelpemiddel når vi ønsker å ta vare på en konfigurasjon (eller oppsett) av en rapportside, inkludert filtrering og visuell tilstand, slik at det er enkelt å finne tilbake til konfigurasjonen senere.

Bokmerker kan også samles i logiske grupper, og vi kan lage en bestemt rekkefølge av dem som kan brukes som grunnlag for mer historiebasert framstilling, f.eks. à la Powerpoint. Vi skal se på et slikt eksempel i denne bloggen.

For å kunne sette inn et bokmerke i rapporten, trenger vi å vise selve bokmerkefeltet. Dette gjøres ved å krysse av for «Bokmerke-rute» under «Vis»-fanen. Deretter gjør vi de utvalgskriteriene vi ønsker i filtrene, og trykker til slutt på «Legg til». Det opprettes da et generisk navn på bokmerket, som vi kan endre til noe mer hensiktsmessig:

Bokmerke

Vi lager så flere filtreringer, f.eks. ulike måneder og regioner. For hvert utvalg lager vi et bokmerke slik beskrevet, og vi ender da opp med en samling som kan se f.eks. slik ut:

Samling

De ulike bokmerkene kan grupperes ved å merke to eller flere, høyreklikke og velge «gruppe».

Vi kan også velge å fokusere på enkeltelementer i en rapport og legge dette til som et bokmerke. Dette kan gjøres ved for eksempel å velge grafen vi ser i eksemplet, og trykke på «fokus»-symbolet oppe til høyre i bildet:

Fokus

Grafen blåses da opp til full skjermstørrelse, og vi kan velge å lagre denne tilstanden som et bokmerke.

Når alle bokmerker er laget, kan vi velge å vise dem som en historie, eller som en presentasjonsrekke  à la PowerPoint. Det gjør vi enklest ved å minimere «Visualiseringer» og «Felt» til høyre på skjermen, og så velge «Vis» i bokmerkefanen. Vi ser da tittelen på bokmerket nederst på skjermen, og kan bla fram og tilbake mellom bokmerkene ved hjelp av navigasjonspilene:

Navigasjon

Det finnes mer funksjonalitet knyttet til bokmerker enn det som er beskrevet i dette blogginnlegget, blant annet kan man velge å vise bare enkeltelementer i et dashboard eller en rapport. Dette vil bli berørt mer i en senere blogg.

Stay tuned for del 3 – hvor vi blant annet ser på hvordan du kan bruke egne visualiseringstyper i en rapport. Lykke til med Power BI-bruken!

Les også del 1: Praktisk anvendelse av Power BI – “Hva hvis…?”

Yngve Haltbakk jobber som lead consultant i Information Management i Visma, og er ihuga BI-entusiast. Han har lang og omfattende erfaring som rådgiver, arkitekt og utvikler av BI-systemer innen en rekke ulike virksomhetsområder.
Connect with Yngve: