Manglende oppfølging gir dårlig kontroll over leverandøravtaler

En velfungerende avtaleoppfølging gjør ikke bare innkjøpsarbeidet mer effektivt, det sikrer også at organisasjonen får den avtalte kvaliteten til riktig pris. Ved å følge opp avtaler kan man på et tidlig tidspunkt oppdage eventuelle avtalebrudd fra leverandørens side.

Som innkjøper i offentlig sektor er det ikke nok å bare stille krav i avtalen med leverandøren. Uten kontinuerlig oppfølging kan kravene i avtalen fort miste sin virkning. For å kunne følge opp er det en forutsetning å vite hva som skal følges opp. Helst bør det stå i avtalen at leverandøren selv til enhver tid er ansvarlig for oppfølgingskravene.

Ved å prioritere avtaleoppfølging og ha tydelige rutiner kan man unngå mangler der leverandøren ikke oppfyller kravene. Det kan være at den anskaffende myndigheten eller organisasjonen ikke får det den betaler for, at neste anskaffelse baseres på manglende kunnskap grunnet. uriktig informasjon eller at virksomheten ikke klarer å fastsette mål og følge fremdriften til disse.

For å kunne følge en leverandørrelasjon må man ha kontroll over dokumentasjonen over tid. Det får man med et strukturert verktøy for avtaleoppfølging, som gjør det mulig for virksomheten å arbeide kontinuerlig og strategisk. Med et strukturert verktøy blir det mulig å samle all informasjon, hva som skjer og hvem som har gjort hva, i hele avtalens løpetid. Da blir virksomheten også mindre sårbar, ettersom alle raskt kan se om leverandøren oppfyller kravene i avtalen.

Fordeler med fungerende avtaleoppfølging:

  • sørger for at virksomheten får den avtalte kvaliteten til riktig pris
  • mulig å kontrollere effektivt at krav oppfylles, og at avtaler som ikke holder mål, kan sies opp (så leverandører som klarer det bedre, får slippe til)
  • mulig å oppdage faresignaler tidlig og gripe inn før en avtalerelasjon blir akut
  • gir riktig grunnlag for å reforhandle eller foreta nye anskaffelser
  • gir kontroll over hvilke krav som skal stilles, og hvordan de skal følges opp
  • mulig å finansiere flere ressurser (inkludert et smart verktøy) med rene besparelser fra oppfølgingsarbeidet
  • sikrer tydelige mål og oversiktlig oppfølging

Visma CLM “Contract Lifecycle Management” hjelper dere med å følge opp inngåtte avtaler ved å opprette oppfølgingsplaner med tilbakevendende oppgaver, registrering og oppfølging av nøkkeltall og mulighet til å logge handlinger og hendelser på avtalene. Systemet støtter kategoristyrt arbeid og bruker om igjen opplysningene dere allerede har lagt inn i Visma TendSign.

Vil du vite mer eller se en demo av Visma CLM? Send en e-post til Oscar Axelsson,  Sales TendSign Norway, på oscar.axelsson@visma.com

Vil du vite mer om avtaleoppfølging? Les mer om CLM her.

Susan Dymling works as a Digital Content Specialist in Visma Commerce, supplier of procurement and tender services. She holds a MSc in Business and Economics with specialization in marketing. She has a passion for creative content and innovative mindset.
Connect with Susan: