Kartlegg, effektiviser og spar med spendanalyse

En løpende spendanalyse gjør det mulig å finne enkle, men betydelige besparelser. Samtidig kan man også avdekke besparelser som er mindre åpenbare. Nedenfor følger fire eksempler på hva en utvidet spendanalyse kan gi.

Fire eksempler på hvordan.

1. Analysér betalingsbetingelser og kutt risiko

Det kan lønne seg å undersøke forutsetningene rundt både fakturering og betalingsvilkår. En spendanalyse gjør det mulig å kontrollere hvor stor andel av forbruket som går til betaling, og hvilke økonomiske konsekvenser det har. Du kan også analysere hvorvidt fakturaens betalingsfrist stemmer med det som er avtalt, og hvordan en forbedring av ledetiden kan gjøre det mulig å påvirke avtalevilkårer og/eller priser til deres fordel.
Ved å forstå den samlede økonomiske risikoen som sene fakturaer medfører for bedriften, samt muligheten for å bedre avtalevilkårene med en jevnere og raskere kontantstrøm, kan du gjøre betydelige forbedringer som reduserer bedriftens økonomiske risiko. Samtidig forbedrer du forhandlingssituasjonen med leverandøren. Det kan f.eks. dreie seg om å analysere i hvilke fakturaflyter e-fakturaer får best gjennomslag. Vi vet at e-fakturaer forkorter transaksjonens håndteringstid, noe som er en helt avgjørende faktor for å redusere risikoer for sene betalinger og for å sikre en kontantstrøm i de bransjene og hos de leverandørene der akkurat det er en kritisk faktor.

2. Forstå «leverandørhalen» og finn nye muligheter

Med en spendsanalyse får du kontroll på «halen» av leverandører uten avtaler.Hvor mye forbruk står de for? Gjelder 80/20-regelen, der de største leverandøravtalene står for majoriteten av alt innkjøpsvolum – eller er det motsatt?
Med et verktøy for spendanalyser kan du relativt raskt identifisere forbruket per kategori, og se hvor stort forbruket er i kategorien leverandører uten avtale.
Ved å analysere «leverandørhalen» får man raskt identifisert områder som eventuelt kan inkluderes i viktige avtaler, eller kanskje nye innkjøpsområder der nye avtaler må prioriteres. Uansett hvordan dere håndterer identifiserte behov, gir analysen kontroll og mulighet til å jobbe strukturert for å forbedre situasjonen.

3. Få kontroll på småkjøp og kutt administrative kostnader

Lav verdi, men et stort fakturavolum er et stort problem i mange bedrifter. Det å håndtere en tilfeldig leverandørfaktura (uten en underliggende elektronisk ordre) fra start til slutt kan lett bli en administrasjonskostnad på mellom 150 og 500 kroner, avhengig av type kostnad, faktura og flyt. Hvis du håndterer 10 000 fakturaer til en kostnad av 150 NOK per faktura, får du en administrasjonskostnad på 1,5 MNOK som kan unngås med analyser og endringer.
Med en spendanalyse kan du identifisere småkjøp og fakturaer med lav verdi uten underliggende innkjøpsordrer. Analysen muliggjør kartlegging og planlegging av aktiviteter for å redusere fakturamengden, automatisere og digitalisere. Når man inkluderer flere innkjøpsområder i P2P-løsningen og satser på e-faktura og abonnementer for gjentatte innkjøp, skaper det forutsetninger for å redusere antall fakturaer og automatisere de fakturaene som finnes i en digital prosess uten manuell innsats. Det gir en direkte besparelse – ikke bare i håndteringen av fakturaflyten, men også knyttet til innkjøpsprosessen og avtaleoverholdelsen.

4. Forankre, engasjere og sikre datakvalitet

Majoriteten av alle innkjøpsavdelinger analyserer fortsatt forbruksdataene sine i Microsoft Excel. Ganske ofte på en av de ansattes egen datamaskin, uten innsyn og åpenhet overfor resten av bedriften. Å jobbe manuelt med data er ikke bare tidkrevende; det gir også mindre gjennomsiktighet i bedriften og økt risiko for at det oppstår feil i analysens grunndata. Med feil data blir også konklusjonene feil.
Når innkjøpsavdelingen blir mindre personavhengig, og heller tar i bruk et verktøy for spendanalyser, reduserer det arbeidsinnsatsen for den enkelte innkjøperen og gir en lett forståelig grafisk visualisering av bedriftens utgifter. I tillegg oppnår man åpenhet i virksomheten, bedrer samarbeid i tverrfunksjonelle team, større innsikt i innkjøpsavdelingens arbeid og at man sikrer datakvalitet fra system til system.

Vil du vite mer om spendanalyse? Velkommen til et gratis frokostseminar om spendanalyse den 5 desember i Oslo.