Felleskostnader og eiendom

Ha kontroll på felleskostnader

For en leietaker kan felleskostnader utgjøre så mye som 20 til 30 prosent av den totale kostnaden. Derfor er det ikke oppsiktsvekkende at leietakere etter hvert krever mer innsyn og kontroll med felleskostnader. De har med andre ord høyere forventninger til gårdeiere (utleier) når det gjelder dokumentasjon. I sum betyr dette at det vil være et konkurransefortrinn for utleier å ha god kontroll på felleskostnadene.

Felleskostnader – hva er det?

Begrepet felleskostnader gjelder normalt kostnader relatert til fellesarealer og felles anlegg i eiendommen. Det finnes imidlertid ingen rettslig definisjon av begrepet felleskostnader. Utleier og leietaker må derfor bli enige om hva som skal inngå i felleskostnadene. Vær obs på at det ikke er lovpålagt for leietaker å betale felleskostnader. Dermed må utleier ha en klar og tydelig hjemmel i den enkelte leieavtalen for å kunne pålegge leietaker å betale felleskostnader. Et godt råd til utleier: Spesifiser alle kjente nåværende og fremtidige driftskostnader i et vedlegg til leiekontrakten – så langt det er mulig. Det bør fremgå klart at listen ikke er uttømmende. Felleskostnader knyttet til eiendom kan eksempelvis være løpende drift, kommunale avgifter, sikkerhet, renhold, vedlikehold og avfallshåndtering.

Slik fordeles felleskostnader

Felleskostnader fordeles vanligvis gjennom fordelingsbrøker med utgangspunkt i leieobjektenes areal. Det finnes imidlertid unntak fra denne regelen. Kantinekostnader kan fordeles etter antall brukere/ansatte, energi kan belastes etter forbruk. Enkelte arealer og kostnader kan også vektes lavere eller høyere, for eksempel kjellerarealer, lager og innvendig parkering. Her snakker vi altså om en vektet fordeling, eller en skjevdeling, som skiller seg fra hvordan felleskostnadene normalt fordeles. Jo flere spesielle hensyn man må ta, jo mer arbeidskrevende blir avregningen av felleskostnadene. Derfor er det en klar fordel – både for gårdeier og leietaker – å forholde seg til de mest vanlige avtalene. Vi har ingen norsk standard for leiekontrakter i næringseiendom, men de vanligste avtalene er likevel å betrakte som standardavtaler.

Flere fordeler med særskilt felleskostselskap

Utleier er ansvarlig for administrering og fakturering av felleskostnader som skal belastes leietakerne. Ved å bruke et eget driftsselskap for behandling av felleskostnader, vil fakturering av felleskostnader faktureres fra driftsselskapet til leietaker. Der hvor det forekommer tomme lokaler, vil felleskostnadene for disse arealene faktureres utleier. Det kan være flere fordeler med å opprette særskilte felleskostselskap:

  • Enklere avgiftsbehandling – fordi driftsselskapet vil bli registrert som avgiftspliktig og man vil kunne få fullt fradrag for inngående avgift på kostnader som tas inn i selskapet.
  • Bedre oversikt over direkte og indirekte kostnader – ved å benytte seg av et eget driftsselskap vil man være i stand til å skille direkte og indirekte kostnader på en bedre måte enn om man behandler kostnadene i gårdeierselskapet.
  • Reell omsetning i gårdeierselskapet – ved å skille ut felleskostnadsbehandlingen, vil gårdeierselskapet sitte igjen med kun husleie og relaterte eierkostnader i sitt regnskap. Gårdselskapets resultatgrad blir dermed mer korrekt.
  • Isolerer felleskostnadene likviditetsmessig – felleskostnadene blir akontofakturert forskuddsvis basert på budsjett og avregnet årlig etterskuddsvis. Ved å skille ut felleskostnadene til et eget selskap, vil man være i stand til å isolere likviditeten som skapes eller eventuelt må hentes inn hvis kostnadene endres i forhold til budsjett.
  • Forankring i avtalene – avgiftsmyndighetene har akseptert at felleskostnader faktureres gjennom et driftsselskap, det vil si at det foretas en splitt mellom husleie og felleskostnader. Det anbefales likevel at faktureringen er forankret i avtaleforholdene mellom utleier, leietaker og forvalter. Leiekontraktene bør derfor inkludere et avsnitt om at utleier kan beslutte at driften av eiendommen og fakturering av felleskostnader kan settes bort til et driftsselskap.

I Visma sitter et dedikert team med spesialkompetanse på eiendom. Ta kontakt for mer informasjon om hvordan vi kan bistå med rådgivning knyttet til eiendom og felleskostnader.

Besøk vår eiendomsside

Anne Gunn Søby er Bransjeansvarlig for Eiendom i Visma Services Norge AS. Hun har bred erfaring fra økonomi og administrasjon samt innehatt forskjellige lederroller i Visma Services.
Kontakt Anne Gunn: